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「提高工作生產力」是人人追求的目標，畢竟每個人都想要在最短的時間內把事情做到完美，然而現實卻往往事與願違。我們都遇過以下情況：事情多到做不完，但總是無法集中注意力完成任務，分心、拖延、新的工作突然出現打亂代辦事項排序，導致一整個早上或下午都在瞎忙。已經厭倦了這種瞎忙又浪費時間的狀態嗎？如果答案是肯定的，不妨參考看看《Inc.》雜誌網站整理紅帽軟體公司（Red Hat）執行長Jim Whitehurst的四項工作效率提升秘訣：

1.停止一心多用

上班族對於工作時一心多用與多工的情況已經習以為常。無論是一面開早晨例會、一面上網搜尋客戶相關資料，或是一邊留意公司股市開盤，一邊回覆電話另一頭急切的詢問，「一心多用」已經成為辦公室常見的風景。工作時的一心多用，常讓工作者有「我可以同時完成好多事」、「我很行」的錯覺與快感，但事實上多工非但無法加快工作完成的速度，反而讓工作進行更加沒有效率。

Whitehurst認為，一心多用是個人生產力的頭號殺手。他以會議中的多工為例，儘管會議中一心多用處理的是簡單的瑣事，同時做兩件事仍會分散大腦的認知資源，導致主要從事的工作效率不佳，使會議變得沒有生產力且浪費時間。既然我們的腦袋無法同時將兩件事做到完美，按部就班、一次專注一件任務才是上策。

2.善用工作外的零碎時間

在每天規律的生活排程中，總有一些固定、非工作狀態下的零碎時間，例如搭捷運通勤的空檔、睡前30分鐘。若能妥善運用這些零碎時間，也能減輕些許工作時的負擔。Whitehurst推薦一個能妥善運用零碎時間閱讀的APP：Pocket。Pocket是一個方便儲存「稍後閱讀」的小工具，瀏覽網路時看到值得玩味的文章，或是無意間讀到實用的產業訊息，但一時之間沒有足夠時間全部閱讀完，於是想保存下來之後仔細玩味，只要按幾個按鍵就能將文章「丟進」Pocket，而且還提供電腦版、手機版連動的功能。舉例來說，剛接下一個新專案，服務新客戶需要了解科技業產業現況、半導體的基本知識，於是你在辦公室電腦搜尋到幾篇實用文章、新聞，但還沒有時間仔細閱讀，此時只要將文章丟到電腦的Pocket，待上下班通勤時間再打開手機的Pocket閱讀，便能輕鬆善用通勤的零碎時間了。

3.拋開不切實際的代辦清單

為了避免忘記每天工作的排程，許多上班族習慣在記事本或便條紙上詳列待辦事項，但過度不切實際的待辦事項只會淪為「願望清單」。Whitehurst分享自己列待辦事項的習慣，是不詳細規定每件事完成的時間，因為若突然出現緊急任務，在密密麻麻、已經安排好明確任務執行時間的代辦清單中，找不到任何安插的空隙，此時便有可能打亂所有的計畫。此外，Whitehurst也建議代辦清單應考量體力負擔能力與實際情況，切勿打腫臉充胖子，一天有六小時會議，要再塞進八小時的工作量根本不可能。

4.適時說「不」

你是否遇過以下情況？同事央求你協助他負責專案的資料蒐集，雖然自己最近被諸多任務纏身，但礙於情面不好意思拒絕，結果沒時間好好做原本安排的重要工作。最近遇到的直銷人員不斷向你推銷新產品，因為顧及表面的和諧而沒有斷然拒絕，一來一往只是浪費彼此的時間。

在職場上，工作者可能因害怕衝突而處處讓步，或是為了迴避紛爭而不敢實話實說，結果反而無法在第一時間有效做決策，顧到了表面的和氣卻犧牲了工作效率。《Inc.》雜誌網站的特約編輯Jeff Haden認為，找到合適的拒絕方式是必學的職場功課，凡事逆來順受並不會讓你諸事順利，適時說「不」，不僅能做好時間管理，也能增進工作效率。

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原文出處：Inc.

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圖片來源：主圖、縮圖-mikegi（CC Licensed）

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