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email已經是網路時代的元老應用，幾乎每位上班族每天都離不開它。許多人認為寄信是件非常簡單的事，且自翊是email專家。但真實情況是，卻總是有許多人因為email而鬧出許多笑話，甚至導致讓人尷尬的結果。《Inc.》雜誌網站就建議，在按下寄件按鈕前，最好檢查以下八件事情，做最後的確認，可以避免事後引發的種種問題和丟臉的窘境：

1.避免按到回覆所有人

即使大家已經使用email很久一段時間，但這個錯誤始終沒有停過。在回覆信件時，請確認收件者欄位，看看自己「回覆給誰」？常常公司發送開會通知，會有許多人回覆出席與否，這時在回覆郵件時就要特別小心，可能回的不是開會主辦人而是包含其他被通知的同事。

2.沒有善用密件副本

密件副本是很重要的選項，值得好好利用。例如，舉辦一場活動或是記者會的行前通知，參加者彼此並不熟識，就必須將每位收到通知的人，列入密件副本的收件者，以免參加者的個人隱私外洩，這看起來是件小事，但卻有可能引發嚴重後果。

3.啊！我又寄錯人了

多數人的英文名字都大同小異，當通訊錄人很多時，例如，在收件人的地方打上Amy Chen，可能會出現不只一個，這時就很容易選錯人，是要寄給同事Amy還是主管Amy？所以在寄信時，最好不要直接key名字在收件者上，調出看得見email的通訊錄做再次確認，才是比較不容易出錯的寄信方式。

4.刪除信件是什麼？根本用不到

現在網路空間都很大且便宜，像是Gmail就有15G的容量，一般人大概累積了6-7年沒特別刪過、清理過裡面的郵件。如果你想要儲存這些舊的信件，只需要申請一個新的帳號，把舊的信件全數轉寄進去存著即可。

5.需要特別在桌機上安裝Outlook嗎？

在現在跨螢幕的時代，特別安裝Outlook把信件下載下來，其實是很不方便的，這樣就無法在手機或平板上面做瀏覽。加上Outlook下載信件也很耗時間，既然網路空間便宜又大，何不就讓信件放在網路上隨時可以查詢、瀏覽？

6.在附件裡夾帶影片

第一次在附件裡夾帶影片的朋友，應該馬上會：Oops！檔案太大無法傳送出去。電子信箱的附件都有容量限制，有些還會有圖片張數限制。總之，當無法順利用email傳送時，不妨搭配雲端來使用！Google、iCloud、Dropbox……等等，都是很簡易上傳資料備份的空間，直接將上面的檔案網誌貼進email裡，就可以突破容量限制將檔案傳給對方。

7.內容簡潔有力、不需再做解釋

在email內容的撰寫上，是個可以讓人練習撰寫能力的途徑。每次寄信都要努力的讓對方清楚知道主旨跟想表達的內容重點，避免對方還要來回好幾次的信件對話，才弄懂一件事情。既然email就是科技時代為了效率而誕生的，就不該是浪費更多時間的工具。

8.做個萬用簽名檔

每個人的電子信箱都會設定簽名檔，有些人更花俏，會用動畫、特殊圖形、圖片之類的設計在其中。在跨螢幕時代，就容易發生在手機或平板無法讀取的狀況，或是Android跟iOS不相容無法顯示。最保險的方式，還是用簡單的文字就好。

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原文出處：Inc.

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圖片來源：主圖、縮圖-Prawny（CC Licensed） 

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