掌握四要一不，讓業務會議更有效率與效益

SmartLinkin∕許方瑜

2015-09-21

身為業務員，是否最怕每週的開會時刻？是否會發現，一走進會議室，每位業務都是一副心不在此的樣子？然後等到主管說出「會議結束」時，所有人頓時以迅雷不及掩耳的速度逃離會議室？其實，大多數業務對於業務會議避之唯恐不及，這早已經不是秘密了，因為多數人認為這種會議既冗長又沒收穫，還剝奪自己許多經營客戶關係、開發新客戶的時間，因此常以應付了事的態度面對。

但是事實上，這類的業務會議，對每位業務都是十分重要。因為業務會議不僅只是把一群人聚在一起開會而已，更能夠凝聚團隊的向心力，以及激盪出創新的業務，在業務會議之前，究竟該如何準備？又該如何開這個會？業務銷售顧問公司Sales Xceleration副總裁Jeff Groenke，在LinkedIn網站上，建議類似的業務會議，可把握「四要一不」原則，讓業務會議效率、效益迅速提升，業務們不再意興闌珊：

1.要引發動機

若業務會議能夠加強業務的背景知識以及專業技能，讓業績提升，將可讓業務們參與的意願更高。在業務會議上，可以將這些內容放入議程：

討論產業資訊、市場趨勢及競爭者動態
分享實戰經驗/成功案例/領袖觀點
提供必要的技能訓練
提供效率工作的秘訣

這些方法，不但可以幫助業務的個人績效顯著提升，更使團隊凝聚士氣，創造市場上更大的優勢。

2.要定期舉行

定期開會，可促進團隊相關計畫的資訊流通並確保時效性。Groenke建議，會議時間可訂在週一早上，這樣一來，團隊可以一同討論並訂定接下來一週共同的工作目標，不讓工作會議干擾到業務一整週的行程安排，專心地鎖定目標客群進行開發及經營，這件事對於成員眾多的業務團隊來說尤其重要。

3.要擬定議程

業務的時間寶貴，開會最怕天馬行空的閒聊而浪費時間。在開會前，最好就設定有限度的會議時間，並且在這時間內規劃出當次會議要討論哪些事項、分配各項目時間，在會議快開始時瀏覽一遍，讓所有人能掌握會議大概的節奏與方向。這份議程並不一定要印出來或提前寄給各個業務人員，除非是臨時性的會議項目，需要讓業務人員額外花時間提早準備。如果業務人員可以預期會議的流程及大致內容，他們也會更有意願參與會議討論。

4.要提升業務學習力

業務人員除了平常自己努力地蒐集負責工作的相關訊息，也需要聽聽同行之間的想法。因為業務常常四處奔走或負責不同產品類別的銷售，所以各自擁有對於不同產業、市場及客戶的見解。透過分享彼此的觀點，有助於讓業務獲得一致的資訊。若是讓團隊裡擁有特定領域專長的業務員，以截然不同的方式帶領團隊進行討論，將能達到更高的績效，此外，也可以透過分組辦理有利業務能力提升的講座或研究，讓業務員個個進步成為「超級業務員」。

5.不要討論個別業務狀況

儘管這個狀況常在會議中發生，但這件事情不僅浪費寶貴的會議時間，更會導致業務們對會議內容的專注度下降、失去興趣。若業務主管需要知道個別業務的工作狀況，可在會議結束後，再透過一對一的討論、電話或e-mail進行討論。

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原文出處：LinkedIn

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