隨著科技的進步，越來越多業務員傾向與客戶用電子郵件進行聯繫，然而銷售專家Jeff Hoffman認為，電子郵件適合用於分享合約或回覆較為制式化的問題；若是簡單、瑣碎的問題，其實可以透過電話即時回覆，有助於推動交易進行。
Jeff Hoffman整理出4種信件中常見的錯誤銷售問句，提醒銷售員不要犯這類錯誤，同時提供信件與電話的正確使用時機，使客戶回覆率提升。
1.「你喜歡用Email還是電話聯絡？」
為表示對客戶的尊重，初次接洽時，很多業務員會先在信件中詢問客戶偏好的聯絡方式，然而這是多此一舉。因為在多數的情況下，手機和Email並用是最好的方式，業務員更必須依照當下的情況選擇聯繫方式。
舉例來說，當客戶來信說：「目前我只剩下一個問題，所以我覺得我們可以準備簽約了！」在這個情況下，不要只是興奮地回信說：「貴公司希望何時簽約？」離成交只差臨門一腳的情況下，光靠Email是不夠的，這時應該要直接拿起電話，撥通對方的號碼，「很開心聽到你們準備要簽約了，可以請你跟我說你在會議中希望更了解哪個部分，方便我準備？」透過這個方式直接安排會議，同時迅速解決對方的問題，快速推動交易。
2.「我能打電話給你嗎？」
習慣在實際面談後寄信詢問是否可以和進一步用電話聯絡嗎？其實有成功率更高的方法。根據統計，在正式會面前，詢問客戶電話號碼的成功機率高達60%，然而在第一次碰面後，這個數字就降至15%左右。
當彼此還未見面時，客戶或多或少都會感到不安，因此當業務員要求進一步的聯絡資訊時，客戶會比較願意給出電話，透過這樣更了解對方，也避免讓自己處於不利的環境之中。然而如果等到實際碰面後，客戶已經掌握夠多的資訊，自然也沒有留下額外聯絡方式的必要性。
有些人認為在彼此還未熟悉的情況下就要電話顯得過於魯莽，其實詢問聯絡方式有個小技巧，就是先給出自己的聯絡方式，以此引導出對方的回應。例如「關於這個部分，下星期實際碰面後我會給出更詳細的說明，我的電話是09XX，可以給我你的聯絡方式嗎？」先說出自己的號碼，讓對方放下戒心，然後再提出進一步要求，客戶也會比較容易答應。
3.「你希望會議改為何時？」
與客戶約好碰面的時間，事情也做了充足的準備，然而在會議開始前一個小時，對方突然來信要求將會議延期，令人感到措手不及。面對這種緊急情況，千萬不要只是回信問詢問對方新的會議時間，相反的，業務員應該要立即撥打電話，直接詢問對方什麼時候方便再次開會，並馬上敲定新的開會時段，避免會議在信件一來一往間被無限延宕，讓原本可完成的交易破局。另一方面，正所謂打鐵趁熱，拖得越久，越容易發生無法掌控的事，因此新的會議時段最好安排在一周內，避免額外的風險。
4.「上封信中，你CC的對象是誰？」
在客戶的來信中，有時收件者中會增加新的副本（CC）名單，看似微小的變動，其實對銷售成功與否有著重要的影響性。如果CC的對象剛好是公司中有決策權的人，而銷售員卻沒有及時給予他最需要的資訊，甚至在不經意間說出冒犯對方的話，後果嚴重性可想而知。
因此，當客戶在信中詢問問題，但信件中突然多出新的CC對象時，業務員該直接撥打電話，為客戶解惑的同時打聽新增對象的身分。透過這個方式，不僅可以間接地了解到新增對象的身分，也避免直接詢問對方「你是誰？」的尷尬，銷售員也可讓信件內容變得更切合對方的狀態，提升成交的機會！
許多銷售員認為「我的客戶就是喜歡透過Email聯繫」，但事實上，有決策能力的人通常是不介意接聽電話的！如果遇到了不喜歡接聽電話的客戶，請將這個視為警示信號，也許對方根本無法做決策，更可能對自己的銷售毫不感興趣！
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