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俗話說：「開會這種事就是省下分鐘、浪費小時。」（Meetings are where minutes aretaken and hours are wasted.）如果這種說法真有道理的話，那麼你八成也有過這種經驗，那就是開完會之後，深深覺得根本沒完成任何有建設性的事情。

早在25年多前，心理學家蓋洛．史崔塞（Garold Strasser）和威廉．泰特斯（William Titus）就發表了一份影響深遠的研究，內容是關於人們在決策團體中如何溝通。然而，儘管這些研究是四分之一世紀以前發表的，對許多人而言，研究結果和今日的社會依然息息相關。

他們發現在會議中，極大部份的時間都是花費在聽別人告訴彼此其他人已經知道的事。或許更令人頭痛的一點就是，其實參與會議的每個人都握有真正的新資訊，而且是只有他們自己知道的資訊，但卻經常沒有告訴團體中的其他人，他們實際握有的新資訊。

結果是：會議中所做出來的決策頂多就是還可以，糟一點的話可能很爛。

近期的研究也證實了這些研究結果。舉個例子來說，在一項由小詹姆斯．拉森（James Larson Jr.）和同事所進行的研究中，他們給一群醫生看兩個特定醫療案例的錄影帶。那些醫生被分成幾個小組觀看錄影帶，但他們不知道的是，每一組所觀看的錄影帶是不同的；此外，有些醫生也得到了關於各個案例的個別資訊。結果是，所有的醫生都得到了關於兩位病患狀況的某些相關資訊，但沒有一位醫生得到所有的相關資訊。

在看完錄影帶後，那些醫生被要求和另外一組一起討論這兩個案例，然後雙方必須達成共識，並為兩個案例作出診斷和所需的治療。研究人員設計得很聰明，唯有所有醫生把他們所知的個別資訊告訴全部的人，才能做出最正確的診斷和治療決策。然而他們卻發現，資訊的分享和整合並沒有達到做出最正確診斷的程度，結果反而是，不甚理想的決策導致了不良的治療決策。簡言之，那不是個好結果。

所以該如何確保資訊能夠任意被分享並且有效地溝通呢？以下有四個方法，讓你能夠在會議中運用「以小成大」技巧，無論是在工作場合還是在家中。

第一個能夠帶來大影響的小改變就是：請與會人士在開會之前提交資訊。這聽起來或許平淡無奇，但真正做到的卻少之又少。做出這項小改變，可以讓提出的意見較不容易被其他人所影響。

如果會議的主旨是提出新構思的話，這種方法特別有效：事先提出意見經常能夠讓更多人的聲音被聽見，也因此有機會產生更多的構思。事實證明，類似的方法也可以被應用在訓練課程或家庭會議中。舉例來說，如果你需要與會的每位成員都提出意見，那麼與其請大家同時提交他們的構思和建議，不如讓人們花幾分鐘安靜地思考，然後把構思寫下來並提交到團體中，才是更有效率的做法。這麼做有助於確保團體中那些較安靜的成員，若有任何見解深刻的構思，都不會被那些較敢開口的成員所排擠。這種小改變絲毫不需花到一毛錢，只需要多挪出幾分鐘靜靜思考的時間即可。

第二個可以帶來大影響的小改變就是：確保會議主持人是最後一個開口的。值得注意的是，會議主持人經常忽略了他們對與會人士所造成的影響力。如果一個主持人、經理或是家中長輩先提出一個構思，團體成員經常都會不知不覺地跟著照做，導致其他構思和深刻見解被漠視。而避免這種潛在無益影響力的方法之一，就是請會議主持人先詢問其他人的意見和看法，然後才公開表達自己的意見。

第三種可能有用的方法就是：善加運用核對清單。現在的醫生例行確保自己避免做出不甚理想的決策，而做出正確行動方針的方法，就是使用簡單的核對清單。如阿圖爾．葛旺達（Atul Gawande）在他所撰寫的《清單革命》（The Checklist Manifesto）一書中所描述的，這些清單包含了一些顯而易見但「千萬錯不得」的項目。這個患者是對的嗎？我有他們的醫療紀錄嗎？他們是否對任何東西過敏？我知道他們的血型嗎？

就像飛行員在起飛之前必須檢查清單一樣，會議負責人若能考慮在會議前的清單上，列舉出哪些是必要事項，也是有很多好處的。比如：應該出席會議的人都邀請了嗎？各項專業代表是否達到平衡？是否會有人以正面的態度持反對意見？

最後，近期一項由茱麗葉．朱（Juliet Zhu）和傑杰．亞果（J. J. Argo）所進行的研究指出，在會議座位安排方面做出微小的改變，對於人們選擇將注意力專注在何處也有影響。舉例來說，研究發現「圓形」的座位安排，一般來說能夠激起人們的歸屬感，以致他們也較能夠比較專注在團體的共同目標上，也更能被那些強調團體利益而非個人利益的訊息與提案所說服。

然而，當座位安排呈角形（例如L型）或正方形時，就會達到相反的效果。這類型的座位安排較能激起人們的獨特性，因此，他們對那些自我導向型，以及那種能讓他們提高個人主義的訊息和提案，較容易產生回應和偏好。

研究人員的結論是，如果會議的目標是在人群中創造出合作和協力的氣氛，圓形的座位安排是比較有益的。因此，如果會議主持人所面臨的難題是如何說服職員，期盼讓與會者願意配合方案與未來行動，那麼圓形座位的安排是比較適合的：尤其如果當中有某一位職員特別喜歡脫離主流的話，這樣的安排便格外重要。

然而，如果團隊領導人的目標是要職員專注在他們個別的職責上，那麼角形的座位安排，例如方形或長方形，可能會是較佳的選擇。

當然在你所安排的某些會議中，需求可能包括合作與個人化的工作方式，那麼你更需要在會議當中更動座位安排。舉例來說，一位會議主持人知道在會議開始時需要的是合作和團隊工作，就應該在該時段安排人們圍坐成圓形，然後當會議主題轉變成需要個別性的專注力時，再必要性地做個小改變，把座位安排改成角形。

會議規劃者還可以採納的另一個小改變，就是安排人們坐在特定座位，而非讓人們任選座位（請記得，物以類聚是不變的真理）。任何一個婚禮顧問都會告訴你，當人們在席次卡上看到自己的名字時，都會變得非常順從聽話。（本文摘錄自《以小成大》第21章）