SmartM 人才培訓網

相較於下屬，主管有更多的資源、人脈，要調動人力非常方便，也有許多資源能夠分配，但是唯一缺乏的就是「時間」。如何在有限的時間內和主管溝通，需要注意以下三個重點：

一、把握時間長話短說

因為主管的時間有限，你在溝通時必須優先思考，哪些事情對他們來說是最急迫的、影響最大的。對他們而言「時間就是金錢」，你首先要注意的是講話一定要快，像我曾經分享的「兩分鐘的向上管理術」，意思就是每個禮拜一到公司後，就要抓著主管跟他報告兩分鐘「你想說的事情」，而這些內容必須是他最在意的事情，例如他所在意的KPI，精簡扼要，不重要的話請少說，把內容去蕪存菁，確保每句話都是重點中的重點。

二、從主管最重視的事講起

誠如第一點的「兩分鐘向上管理術」，除了把握時間外，也要搞清楚主管在意的關鍵指標是什麼，我們可以從以下兩個方向思考，第一，在公司個人負責的業務是什麼。請搞清楚哪些工作內容才是年度重要的目標，因為長官的時間有限，腦袋中能記得的事情也跟一般人差不多，無法一次掌握所有事情，一定會先著重在年度目標的確認。

第二，就是跟單位存亡有關的業務內容為先。所謂存亡，指的是如果成功可以為公司帶來很大的利益，影響公司生計。那麼，請首重報告這些事情、執行進度、一週表現等等。

三、表達要簡單易懂

在向主管報告時，要用簡單易懂的方式告訴對方「我接下來打算⋯⋯」，有什麼決策能夠因應接下來市場或公司變化，這樣主管反而願意空出更多時間聽你說話。

很多人以為「簡單易懂」就是話越少越好，但並非如此，其實是要明確提出你的「建議」是什麼，對主管來說，他所著重的部分不一定在於你的報告主題是什麼，也不一定是目前執行進度在哪裡，往往更在意未來的規劃，例如「下一步該怎麼著手」。

在向上溝通的過程中，常常會遇到主管不記得你上次說過的內容，此時，你可以先重點提示，協助回憶起上次在什麼情況下做了什麼樣的決定，只要講「決策」即可，只要告訴他最後的決策，不要長篇大論的提起那時候發生什麼事、有什麼樣的選擇。

通常，這時候長官會有兩種反應，一是主管對於你的決策猶豫不決、產生懷疑，他可能會問：「真的是這樣嗎？」也許是主管真的不知道狀況，這時候就要對當時討論多做一點描述；但，若是因為主管有個人想法，就要思考自己的建議有沒有可以調整的地方，這時傾聽主管的意見就很重要，你可以從中找出他覺得需要更改的地方。

另外，如果長官是真的忘記了，就要快速地做出一個總結，讓他用最短時間瞭解全部的狀況，然後抓準他在意的事情是什麼。通常會被主管忘記的都是他不太在意的內容，這時候就要尋求主管的回應，了解他對這件事的想法，最後在提議的部分，誠如上面方法說的，要用簡單易懂的方式告訴他，你的下一步是什麼，可能帶來的效果如何。