SmartM 人才培訓網

但打電話給客戶常常會遇到客戶在忙，電話轉接語音信箱，這時業務有三種選擇：留下語音訊息，等待回撥，或是擇日再打電話給客戶，但等待回撥的效益通常不高，因為少有人會撥電話給未知號碼的來電；而擇日再撥很可能會再次遇到客戶沒接電話，或是因為自己忙碌而忘記再撥打。

這時，選擇留下語音訊息可能是最好的方式。

Connectleader的行銷總監在SellingPowerBlog提出五種留下語音訊息的建議，讓業務可以透過留下好的語音訊息，吸引客戶的注意，進而和客戶建立更緊密的聯繫。

大家傾向於會撥電話給知道對象的人，所以在留語音訊息時，很重要的是必須要留下自己的聯絡方式，而且盡量在語音訊息的開始就留下聯絡資訊，因為現代人因為要處理的事情很多，所以少有聽完整則語音訊息的情況，因此越早讓對方知道自己是誰，會提升對方回撥電話的機率。

除了聯絡資訊以外，很重要的是必須強調「自己所能提供的服務」因為之所以會打電話給對方，必然是希望有機會可以促成交易，而這交易必須建立在自己的服務能解決對方需求的情況下，所以在語音訊息中，必須要明確的告訴對方，產品或服務能夠解決對方什麼問題，讓對方能夠評估這項交易對自己的利弊，有助於促進後續交易的進展。

第一點中有提到，現代人因為忙碌，所以很難有辦法聽完整則訊息，因此試著把訊息盡量簡短，會讓對方能夠用最短的時間，得到需要讓對方知道的資訊。

事前練習有助於減少不必要的資訊，也能有效減短語音訊息的長度，但除了充分練習之外，在撥電話前就做好錄製語音訊息的心理準備，也是能留下更好語音訊息的方式，因為即使事前再充分練習，如果沒有做好要錄製語音訊息的心理準備，還是很容易因為慌張，而沒有錄出好的語音訊息，這樣不但傳遞訊息的效果不好，也會讓對方感受到自己的慌張，影響自身的專業度，減少未來合作的可能性。