職場簡報就是在解決問題。問題是什麼？又是誰的？
職場簡報的目的，不外乎可分為三大類：傳遞訊息、說服對方與達成共識，而這三大類又有一個共通點，都是在「解決問題」。
傳遞訊息，是在解決「對方的」問題；說服對方，是在解決「我的」問題；達成共識，則是在解決「彼此的」問題。所以說，工作上的簡報就是在解決問題，首先確認問題是什麼？又是誰的問題？當我們以此來檢視簡報的目的並找出答案，便能以有效的方式來更精準的傳遞訊息、更有效的說服對方、更快速的達成共識。
為什麼我的簡報沒有說服力？想不清楚、說不明白、說得太多
對於職場工作者來說，時常需要透過簡報來完成工作上的任務，最常遇到的難題就是「不知道說什麼？」、「知道要說什麼，但不知道該怎麼說？」以及「不知道要什麼，所以一股腦的將所有資料全塞進簡報，到時候再看著辦」，於是投入了時間與精力，卻得不到預期的效果。追根究柢，為什麼我的內容沒有說服力？可以歸納為三個原因「想不清楚、說不明白、說的太多」。
想不清楚，於是想到什麼就說什麼，往往造成內容重覆、遺漏，或是前後不連貫。我們可以在製作簡報之前，先運用「黃金迴圈」來思考簡報的目的、對象與有效的溝通方式。(關於黃金迴圈的說明可以參考這一篇「當亞里斯多德遇上黃金圈法則：有效溝通、精準表達的黃金迴圈」)
說不明白，讓人覺得說話沒邏輯、抓不住重點。相信許多人都明白簡報要合乎邏輯的道理，但所謂的「合乎邏輯」指的是合乎「對方的」邏輯，而非「自己的」邏輯。如果是相同背景、彼此熟識的對象，我們清楚也可以依照對方的思考邏輯來做表達；但是，大多數的情況下，我們與對方可能是第一次見面，又或者是簡報的場合同時有多位對象，我們不可能掌握與滿足所有的人的思考邏輯。這時候，運用多數人都可以理解的邏輯架構就是一個有效的溝通方式，而「鑽石模型」就是簡單而有效的邏輯架構。
說的太多，是因為我們不清楚對方要的是什麼？於是將所有的內容都放進簡報中；也可能是因為我們投入了許多心力，希望對方看到我們的努力，所以把思考的過程全放進簡報中。這樣的做法，往往導致內容離題或是冗長不夠簡潔，不僅無法讓對方理解到底想說什麼、也降低了對方繼續聽下去的意願。其實，職場工作者若能根據工作場景與問題情境，選擇適當的「情境框架」便能快速釐清簡報的邏輯架構與該填入的內容，進而達到有效溝通、精準表達的目的。像是問題解決的「SCQA-S」框架、進度報告的「BRIEF」框架、成果展現的「STAR」框架等，都是工作場景常用的「情境框架」之一。
因此，一份有說服力的簡報應該是「根據目的以及簡報的對象，將我們的想法轉化成合乎對方邏輯的架構，用對方容易理解的方式，說我們該說的，並趨使對方採取我們期望的行動。」
下次我們再來談談如何運用「黃金迴圈」、「鑽石模型」、「情境框架」來解決工作場景上的簡報問題。
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