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作者的TED演說影音：蘿拉．范德康：如何掌控你的空閒時間

如果你認為有必要讓自己看起來很忙，以充實的行程表向世界證明你很重要，那麼就會一直想把行程塞滿，覺得什麼事可能有趣就列到行程表上，有空檔就答應別人提的事項。人們希望自己能被列進副本轉發名單，沒受邀開會就不爽，並非真心希望行程表有空白，一旦出現了空白時間，便立刻拿起手機查看信件和訊息。

伊迪絲．華頓對人性有一針見血的觀察。她在一九二七年的小說《暮光之眠》中挖苦對空白的恐懼，故事裡忙碌的女主角寶琳．曼福德（Pauline Manford）永遠有開不完的會，要是與幫傭見面和參加慈善委員會之間有十五分鐘空檔，就趕忙塞進新迷上的靈性追求活動，任何一小時的空白「彷彿世界匆匆前進把她拋下」。光是想到世界沒有自己也會運轉，她「就感到頭腦發昏」。

傑夫並不是這樣想，「就算我的行程表很空，也不表示我閒閒沒事幹。」

依賴會議的管理文化有其機會成本。當大家整天都安排開會，就會等到開會時才做決定，而那時間可能離現在還很久，畢竟其他人也有一堆會議要安排。傑夫寧可授權給一起共事的金頭腦，讓他們依照具體目標自行做決定（這恰巧也是《全新一分鐘經理》的建議），而且大家必須留出空檔以便找得到人。他沒有成天開會，其他人知道有事可以打電話或直接過去找他，而他已在飛機上做了需要完整時間專心處理的工作，所以歡迎別人臨時過來談談。

傑夫沒有成天開會，所以有餘裕處理員工臨時提出的問題，即使是重大問題也沒關係，來者不拒。從本質來看，開會其實額外浪費了很多時間。無論一場會議需要處理多少事，通常會安排三十至六十分鐘，而且開會前後的時間容易被浪費，比如某人上午十點要開會，大概從九點四十五分開始就不會做需要費神處理的事，而開完會後又會進行例行公事：查看信箱，順便瞄一下喜歡的應用程式，因此一小時會議很容易占掉九十分鐘。如果下一小時又有另一場會議，兩場會議之間大概只有不到三十分鐘可用。

這本身形成惡性循環。別人認為你沒開會就不會工作，所以靠排定會議逼你完成工作。他們把事情留在會議上講，原因是認為你不會讀信，而不讀信的原因在於你要開很多會，多數信件都是在排定會議。

為了打破惡性循環，你必須有意識地不把行程排太緊。傑夫說：「這跟水一樣，有空隙就會流過去。你必須很勤勞地說：『今天不行。』」他會向人表示彼此不必會面；如果認為別人能把事情處理好，則婉拒開會的提議；別人不必預約就能直接打電話給他；如果是在走廊上碰到時談個五分鐘即可解決的事，就不要約兩天後一起開三十分鐘的會來處理。

這些做法也許有些冒險，但傑夫發覺看似不太忙還不錯，並且有意外的好處，例如：別人會向他提新專案。事實上，當初母公司之所以把全球業務分派給傑夫，正是因為他看起來好像有餘裕應對。

每個人都能把時間塞滿，但有些高手選擇不要塞滿─無論在工作或家中都一樣。傑夫說：「重要的不只是說『好』，還有說『不』。」

本章主題是談論「留出空白」。前一章我們談到探險使生活值得回味，記憶使時間延長。問題在於我常認為自己週一晚上沒時間跳騷莎舞，因為有太多事情要忙了：未讀信件愈來愈多，同事提出要求，家人也提出要求─或者至少看起來有許多其他事情要忙。但事實上，未來是空白的。

當我週一上午打開新的試算表，代表下週的檔案裡有三百三十六個「三十分鐘」空格，最後這份檔案將會被填滿，然後我再迎向下一個一百六十八小時。無論你相不相信命中注定，從人的角度來看，最好還是把未來看作一堆可能性。

各式各樣的事情會發生，有的機率極高，有的機率極小，取決於世界更大的外力、過往的決定、承擔的責任、計畫、渴望及生物需求等因素。

這些事情都占時間，但有時我們對未來的認知太過根深柢固，因此變成被絲線操控的人偶，擺布著一個又一個動作。我們對這些認知太過熟悉，彷彿事實，所以不去質疑，卻忘了接下來的一百六十八小時絕少必然，並不是一○○％無可動搖的機率。我無法掌控信箱會收到什麼信，卻可以掌控是否整個週三都拚老命地即時回覆別人的信件，或是體認到回覆信件會占掉所有時間，不如先慢慢吃一頓午餐，到美術館看一看展覽。很多事都能被延後，甚至都只是加諸自我的要求。在一個工作坊上，某職員分享自己手機每天二十四小時不離身，結果主管告訴她，雖然他可能在晚上九點寄信給她，但並不表示需要立刻回信。

現代人對「清理」想法的轉變，也許正清楚反映了這種心態。過去二十年，電視節目和報章媒體都鼓吹清掉物品的快樂，但近年來日本簡化大師近藤麻理惠一炮而紅，從根本上翻轉概念，她在《怦然心動的人生整理魔法》裡寫道，不只要丟掉不喜歡的東西，更要只留讓自己「怦然心動」的東西。

我承認自己對這種整理收納的狂熱抱持複雜的情緒，從我工作室裡成堆的書本可見一斑。不過談到行程表，從空白角度來衡量還真是有用。你要忘記沉沒成本（像是「我們已在這案子上花了三週，不能現在喊停」），忘掉趁洗澡時清理淋浴間來省時，忘掉在煮義大利麵前先泡水，忘掉各種雜誌分享的省時小訣竅……如果行程表上只有令你「怦然心動」的事情，那會是什麼模樣？

從實務面來看，這似乎不可行。就連為自己工作與家財萬貫的人，還是得面對無趣的事。我討厭看牙醫，但只要牙齒長在嘴裡一天，可就逃不掉。

不過這仍然是個值得追求的理想。要是你對行程安排有多點勇氣，持續做出聰明決定，就能得到各種思考、創新和體驗的時間。時間有更好的用法，你不必拿討厭或瑣碎的事去塞滿它。（本文摘錄自《要忙，就忙得有意義：在時間永遠不夠、事情永遠做不完的年代，選擇忙什麼，比忙完所有事更重要》采實文化出版）

書名：要忙，就忙得有意義：在時間永遠不夠、事情永遠做不完的年代，選擇忙什麼，比忙完所有事更重要

作者：蘿拉．范德康

出版社：采實文化出版

出版日期：2019年02月

暢銷作家，著有《成功人士早餐前都在做什麼》、《成功人士的工作心法》和《成功人士怎麼過週末》等書，與莎拉．哈特杭格一起主持播客節目《兩個世界的精華》（Best of Both Worlds）。她的TED演講「如何掌控你的空閒時間」大受歡迎，觀看次數超過700萬次，文章散見於《華爾街日報》、《紐約時報》、《財富》雜誌和其他報章雜誌。目前跟先生和四個小孩住在費城郊外。