建立故事脈絡的三個關鍵技巧

BFA簡報

2019-03-26

圖片來源 : Pexels

每次簡報時都無法成功吸引聽眾的注意嗎？IDEO員工認為其實簡報的關鍵在於講者說故事的方式，學會說好故事的三大關鍵步驟，再加上簡報製作的小技巧，人人都可以成為生動有趣的講者。

創新點：簡報時利用IDEO「建立故事脈絡」的三個技巧，確認簡報重點，成功吸引聽眾注意。

本文3大重點：1. 利用一個好故事幫助聽眾想像未來。2. 「建立故事脈絡」的三個關鍵技巧。3. 簡報應該重視視覺圖片而非文字。

1. 利用一個好故事幫助聽眾想像未來

不論是要對一小群人推廣自己的產品，或是要對全世界的觀眾分享自己的理念，如何成功讓對方接受你的觀點都非常重要。IDEO的藝術總監Jenn Maer就認為，一個好的故事可以幫助對方想像更好的未來，而這就是讓所有改變發生的起點。

舉例來說，2014年美國芝加哥的火焰足球俱樂部找上IDEO公司，希望推出新的行銷活動企劃來吸引更多球迷進場支持球隊。然而要說服球隊高層決策者改變行銷方式並不容易，因此IDEO決定讓決策者了解那些狂熱粉絲對於球隊的期待。

IDEO發現許多瘋狂球迷願意跟隨球隊南征北討，便使用大型看板和激勵人心的標語賦予球員英雄形象，抓住球迷心理，讓球迷進場觀戰就像是在追星一樣，而不是使用「2014年芝加哥火焰持續燃燒」等等的無聊標語。對粉絲來說，支持球隊不只是一種嗜好，這就是他們的生活方式，IDEO幫助球隊高層了解這個關鍵，幫助客戶勾勒出球迷心目中球隊未來的樣子，成功說服他們改變行銷策略。

Jenn Maer透過這個例子表示，如果想要聽眾去嘗試他們從未做過的事情，就必須協助他們去想像更好的未來是什麼模樣。歷史上許多著名的演講者就用了相同的方式，用情感去感動聽眾，讓他們能用全新的視野看待同一件事情。

舉例來說，馬丁·路德·金恩的「我有一個夢」演講，先敘述當時美國社會普遍存在的種族歧視和不公平的問題，接著再解釋他自己心目中的「未來」應該是什麼樣。美國前副總統高爾在其紀錄片《不願面對的真相》裡也是先描述地球現在面臨的狀況，再解釋如果人類不開始採取行動保護地球，未來我們會生存在什麼樣的世界。他們兩人也都用了和IDEO相同的方式，在說故事時協助聽眾去想像未來，最後促使他們選擇改變來實現或改變那種想像。

2. 「建立故事脈絡」的三個關鍵技巧

既然我們都知道一個好的故事對於傳遞訊息的重要性，IDEO的專案領導Nicole Kahn則建議「建立故事脈絡」(Build your skeleton)來協助想要精進簡報技巧的人。這個方法主要分為以下三個部分：

A. 利用酒吧練習找出簡報的重點

Nicole Kahn認為每個人天生都是說故事高手，因為我們在和朋友聊天時都能自然而然地講出生動有趣的故事，而Jenn Maer則說「人們很常犯的錯誤就是，誤以為『為了娛樂而說故事』和『為了生意而說故事』之間有很大的差異」，因此我們可以透過和朋友說故事來練習自己的簡報。IDEO的設計師都會在正式簡報之前進行「酒吧測試」(Bar Test)，也就是邀請一個朋友或是陌生人到酒吧，請對方給自己十五分鐘聽自己的簡報。

而在那十五分鐘中，我們可以觀察對方的小動作，像是他什麼時候將身體前傾聆聽、什麼時候分心伸手去看了一眼手機，也留意對方什麼時候出現好奇的表情，甚至發出「啊」的驚嘆聲。

這樣的練習除了可以讓自己更熟悉自己的簡報流程，發覺其中有趣和無聊的地方進行修改，更重要的是能夠不斷確認這份簡報真正的重點為何。可以找不同的朋友重複練習，幫助自己找到簡報的關鍵，也確定對方都能清楚了解自己想講的重點。

B. 創造故事情境(“Put me in the room” anecdotes)

有時候在簡報時告訴聽眾客觀的事實和數據，會讓自己看起來專業，但是對於一個好的故事來說，聽眾記得的是故事的細節，尤其是感官方面的細節。Nicole Kahn就表示，就算只是個無聊的小情境，裡面完全沒有任何重點，對於整個簡報過程卻會很有幫助。

Nicole Kahn就舉了一個例子，「在一個星期三的夜晚，海浪在外頭洶湧澎湃，四個講者踩著吱吱作響的木頭地板走進建築物中」，雖然這個情境看似沒意義，但是提供了這個故事之後，觀眾也瞬間和講者一起掉入了那個有海浪聲和木頭嘎吱響的夜晚。

而IDEO的業務執行總監Neil Stevenson也提過相似的建議。他認為藉由創造一個「抽象的空間」(Abstract space)，可以在說故事時讓聽眾更投入，因為人們傾向用感官體驗故事。然而要注意的是，講者所創造出的故事情境要和演講重點相符合。舉例來說，如果接下來要講的是一個樂觀積極的故事，那麼講者提供的細節就應該是激勵人心的。

C. 告訴聽眾你的感覺(Moments of reflection)

Neil Stevenson表示很多講者會認為在簡報時表露情感是不專業的，因此他們將自己的情感隱藏起來，並用商業數據取而代之，然而Neil Stevenson認為一個故事之所以會被聽眾記得，就是因為故事中的情緒讓人難忘，而且藉由自然和真實的表達，也能讓自己顯得更有自信。

同樣地，Nicole Kahn也認為在簡報過程中適時告訴聽眾自己的想法，能夠吸引聽眾的注意，並拉近雙方的距離。簡單地說，讓聽眾知道「這件事對我很重要」，就是在提醒聽眾這件事情對於他們可能也同樣重要。

舉例來說，Nicole Kahn也分享她在和新客戶開會簡報時的技巧，藉由「嘿！這裡就是我們過去的客戶時常遭遇困難的地方」這句話，就能讓聽眾很專心地聽接下來的簡報，同時也賦予講者專業的感覺。

3. 簡報重視視覺圖片而非文字

在找到自己的故事之後，接下來的重點就是簡報的呈現，IDEO公司也很常仰賴投影片來簡報，而製作投影片時Nicole Kahn認為視覺圖片往往比文字更有力量。因為當投影片上很多文字時，聽眾會忙著閱讀文字而忽略講者，甚至在閱讀速度比講者朗誦速度還快時，講者就會瞬間失去魅力，因為他接下來要分享的觀點，聽眾都已經知道了。

舉例來說，Nicole Kahn做了一份和跑步有關的簡報，重點是希望告訴觀眾跑步市場還很大，因為存在著許多不同類型的跑者，每個人的習慣並不相同。因此，Nicole Kahn選擇用一系列的跑步照片，包含不同跑步環境、不同跑步習慣、不同時間點、不同穿著的跑者照片，來喚起聽眾的共鳴，再藉機分享自己的論點。