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我這裡說的清單工作方法，不是單純把任務列在清單上，那是塊狀工作。而是先把任務分點拆解，讓任務不需要一次做好，而可以逐步分點完成。（可延伸參考：兩步驟改寫待辦清單，提升時間利用量、任務達成數）

什麼是塊狀工作？想要一口氣完成任務，需要一次有兩三個小時以上空檔。

什麼是分點行動？把塊狀工作切塊、分點，變成可以一步一步完成，每一個可能是30分鐘以內的時間（當然，沒有很嚴格的時間定義）。舉例像是寫一篇文章這個塊狀任務，可能變成下面的分點行動：

• 確定標題
• 寫出使用者問題
• 開場案例
• 參考精實管理新書
• 定義塊狀工作
• 設定方法大綱
• 方法一草稿
• 方法二草稿
• 方法三草稿
• 寫出結論
• 完成全文

不是塊狀的工作比較不好，但能夠塊狀工作是福氣，可以分點工作是技術。

能夠獲得塊狀時間，當然值得充分利用。但更應該擁有可以分點工作的技術，讓目標逐步的推進，更加充分利用時間。（可參考：如何在忙碌職場深度工作？反思對深度工作力的 4 個實踐技巧）

塊狀工作是很直覺的工作方法，我們都覺得集中、專注工作比較好，也在某些時候確實很有效率。

例如很多行政瑣事，可以集中一次打開系統作業，節省切換時間，避免混亂遺漏，讓自己保持最高專注來提升效率與品質。

但上述做法其實也是一種分點工作。

把每個任務中各自幾個跟行政流程有關的點，集中在某一次完成。先有分點工作，才能知道其中哪些點可以在哪些最佳時間最有效率的一次完成。

所以做到一半的事情感覺下次要花很多時間再準備，或是沒辦法中途交付給下一個進度負責人先開始工作。

因為一半是很模糊的概念，到底45%和55%的差別是什麼呢？但如果是分點工作，我們就會說現在完成10個行動中的5個行動，還有哪5個行動沒做。

這樣無論自己中途暫停、接續工作，還是交接工作，也不會那麼混亂。（可參考：為什麼例行工作還是常犯錯？不是依靠認真、反省、細心就好）

我們可能覺得塊狀工作比較不用一直切換，切換很花時間，那是因為我們沒有真正有效率整理資料，導致資料散落在很多不同地方。所以每次工作要花很多時間在工具、資料的切換上。

我們覺得要一直在不同地方找資料，但如果資料本來就在同一個地方呢？

我們覺得要一直切換工具，但如果本來就只有一個工具呢？或是工具之間本來就可以連動呢？

如果像我一樣本來一個任務的資料都統整在 Evernote 一則任務筆記，那麼就帶給自己就算分點工作也不會浪費切換時間的優勢。

如果我的塊狀任務是需要三個小時，其中半個小時是需要進入大任務狀況的時間。那很容易這樣的任務就會被拖延。因為我常常找不到三個小時的塊狀空檔，或是進入狀況後時間差不多就快用完了。

如果我可以切割成五個分點行動，代表我可以利用五個零散的半個小時推進任務。並省下那個進入狀況的時間。

因為我之所以無法快速進入狀況，往往是接下來的任務太大，愈大愈模糊的任務，就需要更多進入狀況的時間。反而因為分點工作，每一點都是簡單、具體的行動，不需要花費額外的進入或找回狀況時間。

或者可以縮點進入狀況需要的時間，例如上述寫文章任務最一個點的行動，需要收尾寫完全文，這時候確實需要多一點的專注，但因為前面的準備行動已經一一完成，最後也可以在40分鐘完成，只需要10分鐘進入狀況。

於是我就獲得兩個好處：

• 可以利用零散分段時間提前完成，相對不拖延。
• 需要的進入狀態時間更少，總體時間也可能更少。

另外我們規劃的塊狀時間，會不會中間其實有很多浪費？

提早 30 分鐘完成時間表上某一個任務，很容易就浪費剩下的時間。因為覺得剩下一點時間不知道能做什麼，每個任務都還需要另外的塊狀時間，於是乾脆把時間打發掉。

前一個任務超過時間，下一個塊狀任務無法完成，因為不夠三個小時，結果甚至直接放棄去做。

塊狀時間本身也有浪費的可能。例如規劃一個小時前往辦事情，其實真正花在辦事情的只有10分鐘，其他是來回車程。但這一個小時真的只能辦那件事情嗎？還是可以利用車程完成兩個20分鐘可以解決的分點行動？

• B 很容易要等待 A 拖延的時間，於是卡住進度的時間愈拖愈長。
• A 做完、B 做完，交給 C 時，才發現跟設想不一樣，但這時候拖延的時間已經花費，又要再多出更多時間才能完成修補。
• 分點行動，可以讓 A、B、C 之間有更多可以同步進行，穿插分點進行的可能，也讓進度與成果更好確認

再次強調，不是說塊狀任務或塊狀時間的安排方式一定不好，如果能擁有這樣的專注時間當然很棒。

但回歸現實，若是這樣的塊狀時間是自己不可控的，那麼空檔時間則是我們可控的部分，如果有分點工作的技術，那麼就可以在現實情況下，也讓重要專案與任務逐步推進。

最近我在製作江守智老師的新書《豐田精實管理的翻轉獲利秘密：不浪費就是提升生產力》，裡面關於「一個流」的作業流程，以及避免「批量工作」的反思，印證在我自己的工作流程、時間管理方法中，確實發現這是可以利用同樣時間完成更多事情的有效方法。