工作愈忙愈要花時間做好知識管理，幫自己擺脫忙碌循環

EsorHuang（異塵行者）

2019-07-18

圖片來源 : Pexels

說到時間管理方法，很多時候我們第一時間想到的就是列待辦清單、排行事曆、趕快把事情完成。但是如果想要建立一個更優質的時間管理循環，或許更要在趕著做事情的當下，慢下來一點點做好「工作的知識管理」。
什麼是我認為「更優質的時間管理循環」呢？就是趕著把事情做完不是真正的目的，而是在這一次做事情的過程中：

我能不能建立一個 SOP 最佳工作流程
整理好下次可以直接套用的資料或範本
掌握之後避免犯錯的關鍵環節
設定好幫助自己回憶上次怎麼做，並瞬間記起這次應該這麼做的筆記

這四個步驟，對我來說就是工作的「知識管理」，而這樣的工作知識管理，即使很忙，我也一定會要求自己多花幾分鐘去做到，因為這將可以真正幫助我逐步擺脫忙碌的循環：

建立最佳工作流程，表示下次我可以花更少時間去完成這件事。
建立直接套用的資料與範本，表示下次我可以省下整理與翻找的時間。
掌握避免犯錯的關鍵環節，下次就能省下彌補錯誤的時間。
設定好幫助自己回憶的筆記，就可以省下重新學習摸索的時間。

這一次很忙，但如果工作的知識管理建立好，同樣一件事情下次就可以相對不忙的完成。

如果每次都只是趕著把事情做完，做完就劃掉，那麼有可能很多工作依然重複犯錯，依然維持很低的效率，每次要做時都還是重新在學習、整理中消耗大量時間，這樣就不斷地陷入再次忙碌的循環了。

有一位電腦玩物的讀者 Para ，曾經跟我分享過：「我今天工作時，剛好碰到一個很久以前碰過的，查了大概三年前寫過的筆記。一分鐘內就查到開出來，也確實幫助了工作。說得浪漫點：過去的時光匯入眼前的時光了。我做過的演講，很多在 OneNote 裡，如果偶爾有人要我講一樣的演講，至少在準備資料方面，可省下大量時間。」

這位讀者是用 Onenote ，我是用 Evernote ，無論哪個工具，我們都體驗過（並且對我來說常常體驗到）工作知識管理帶來的效果。

我也曾經分享過在 Evernote 上我如何建立這樣的流程：「開始練習讓一次經驗有10倍效力」。

而今天這篇文章，我想更深入探討的是，我是如何在「實際工作步驟」中，把「工作知識管理」融入到我的日常工作行為裡面，這樣我就不用花太多時間額外去做工作知識管理。

在工作過程中直接做好下面的事：

「工作過程要即時註記自己做了什麼步驟」：執行任務前，我會拆解出一份行動清單。不過在真正執行時，會發現還有一些更細緻的步驟。這時候，我覺得最好的待辦清單不是完成劃掉，而是一邊工作一邊發展這個任務最細緻的 SOP 清單。我會一邊執行任務，一邊把發現的新步驟註記到任務筆記。那麼下次這個任務就有一份現成的、清晰的最佳行動清單套用了。

「工作過程要隨時把資料連結到這份流程中」：最好的檔案、文件、資料的整理，對我來說是跟著使用流程來整理，而非任何的單純資料分類。所以我會一邊執行一個任務，一邊把每個步驟需要的資料，連結、插入到這個步驟中（利用 Evernote 的插入檔案或記事連結）。這樣下次我就不用整理與找資料，只要照著步驟做，就能直接取用步驟後插入或連結的資料。

「工作過程隨時把想法記在流程中」：一個有效的工作知識管理，也不能只有行動步驟清單、資料使用清單，因為一份「純清單」，就有點像是只有軀體沒有靈魂的機器，可能看到步驟了，但忘了這樣做的邏輯、背後的原因、經驗的反思，那有可能光看清單也不知道怎麼做（就像你看工具的說明書，常常只有步驟，反而有看沒有懂，還要想個老半天）。所以對於某些關鍵步驟、問題轉折點，我會把當下想法也寫入清單中，這樣的註記幫助自己下次看到 SOP 、資料時會真正知道如何使用他們。

「工作過程隨時把發生的重點事件記在這份流程中」：這次執行任務時發生了什麼事？背景是什麼？這些也是下一次執行類似任務時很重要的參考，有可能背景改變，我也要在下一次做出相應的改變，或是有沒有可能避免發生同樣的意外事件。這些也都可以幫助自己下次更快上手這個任務。

上面這些工作知識註記，其實都只是一些「工作當下的快速筆記」，在工作當下即時做，可能花不到三分鐘。如果有時間可以寫得深入一點，但如果時間真的不夠，只是簡單幾句的註解，也可以非常有效的幫助下一次的工作。

工作完成後做好下面的事：

「爬梳一遍最佳行動流程」：而每次專案、任務完成後，我不會很開心地離開這個任務（可參考：待辦清單不要完成就劃掉，日記不要只寫昨日反省），反而要多花一點時間，把這次任務的流程重新梳理一遍，趁著記憶猶新，趕快把「下次如果這樣更好」的流程重新調整，讓下次不僅可以快速複製行動清單，還可以進入更好的工作流程。

「確認一下最佳資料版本」：而完成的文件、檔案，除了像前面提到，讓這些資料跟行動流程連結在一起外，我也會確認一遍自己的任務筆記中連結的是最佳、最後的資料版本，甚至為一些重要文件建立範本。這樣可以確保下次在完全不需整理甚至修改的情況下，直接安心使用。

「思考下次改進的可能行動」：就像我在「KPT 日記法，不問優缺點但有效改進的工作反省日誌」中所說，最後我一定會問自己一個問題：下次要試試看哪個行動，讓問題有可能被解決？或是讓成果有可能更好？這樣可以幫助自己下次有機會創造成長，或是進行跌代。

工作完成後利用空檔做，通常一個大的專案可能也不需要花超過30分鐘，但以後同樣可以節省數倍的時間。

這就是我自己已經養成習慣，會在執行任務流程中確實去實踐的「工作知識管理」，而這樣的方法，可能每個任務第一次會多花一點時間，卻可以為之後產生大量節省時間的效果，有效擺脫重複忙碌的惡性循環。

對這樣的方法有興趣的朋友，還可參考：［跟過去的自己取經：用第二大腦高效率思考的系統方法］、［不是用 Evernote 捕捉好點子，而是用 Evernote 把普通點子變好］、［讓自己開心的筆記術，今天開始寫你的快樂筆記本］等文章。