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「每天盡職地工作8小時，你或許有天能成為主管，然後每天工作12小時。」

 

美國詩人羅伯．佛羅斯特（Robert Frost）的這句話，說的是你嗎？還是你正在走上這條路？工時隨著工作位階上升而不斷延長。

 

談到工作，《其實工作不必這麼累》作者理察．柯克（Richard Koch）寫道，「現在絕大多數的人都覺得工作太多、混亂、壓力大、事務龐雜、神經緊繃、精疲力竭、士氣低落，這不令人意外。不過，仍有少數人逆勢而行，他們樂觀、有自信、輕鬆、快樂，他們懂得維持簡單輕鬆的工作與生活。」

 

出於直覺，我們都想當那逆勢而行的少數人，因為日復一日，不知怎地，工作就漸漸地膨脹、蔓延，甚至毫不節制地入侵、剝奪我們的生活與睡眠。

 

違反直覺的是，很多人拚命努力工作，是為了有朝一日換得輕鬆舒適的生活，「不用再工作」；但是，有些現在就已經把日子過得有吃、有玩、有錢賺的人，他們其實還滿「樂在工作」的──柯克把他們稱為「80/20經理人」（80/20 Manager），也是《其實工作不必這麼累》的英文原名。

 

沒有實際產出，就沒有績效可言

 

柯克在1997年出版《80/20法則》（The 80/20 Principle）一書，書名附標題是「用更少達成更多的祕密」（The Secret of Achieving More with Less），如同書中為80/20法則所下的定義：一小部分的原因、產入或努力，通常可以產生大部分的結果、產出或酬勞。

 

正面來解釋，「你所完成的工作裡，80%的成果，來自於你所花的20%的努力」；反面來看，「我們有80%的努力，是與成果無關的」。換句話說，80/20法則跟我們熟知的「一分耕耘、一分收穫」（或者說「50/50法則」）不太一樣，主張人們把更多焦點放在「產出」（收穫），而非「投入」（耕耘）。

 

在我們既有的觀念裡，付出、努力、用功……都是很正面的價值，所以「一分耕耘、一分收穫」是最好的成果；但如果沒有收穫，也沒關係，因為「沒有功勞、也有苦勞」「雖然失敗了，但過程更重要」；最糟糕是不勞而穫，不肯付出，卻奢望得到很多。

 

那麼，建議「用更少投入、獲得更多成果」的80/20法則，該歸類在以上哪一種情況呢？乍看之下，是最接近「不勞而穫」，或至少是「少勞而多獲」。天底下有這麼好的事嗎？

 

這首先要界定清楚「少勞」的意涵：少勞不是代表不用勞動，或者追求工作輕鬆，而是先費心選出了最重要的「少數關鍵」，然後「集中心力」完成它，因為這少數的關鍵，負責了絕大部分的結果。

 

如果你星期一上班8小時，就完成了一件很重要的任務，而且是你當周工作成果的80%，那個禮拜剩下的幾天裡，旁人看來，你就是很輕鬆地在工作，完成那剩餘的20%。然而，不難想見，一項會占到一周80%成果的任務，肯定不是什麼太輕鬆的工作，過程中也絕對不會「少勞」。

 

所以，問題是出在我們「不分輕重」地在每件事上都用力耕耘，做得汗流浹背、怨天尤人，好不容易才交出了80%的成果，生活與工作的節奏當然就比不上那些「先挑出工作要務、生命要事」，然後再集中目標、用力耕耘的人來得優雅、悠閒了。

 

管理大師彼得．杜拉克（Peter Drucker）早在《杜拉克談高效能的5個習慣》（The Effective Executive）一書說過，「無論你投入了多少智慧和知識在工作上，也無論你花了多少時間，沒有效能，就沒有『績效』可言。」

 

掌握重點，先做最重要的事

 

《杜拉克談高效能的5個習慣》中，談到了5個高效能習慣：了解你的時間、問「我可以有什麼貢獻」、善用人之所長、先做最重要的事、做有效的決策。

 

關於「先做最重要的事」這個習慣，杜拉克寫道，「高效能工作者都先做最重要的事，而且一次只專心做一件事。」他認為，專注不只是管理工作的本質，更多是基於人類天性：要做的事情很多，但是時間永遠不夠用，如果要有成效，就不可能事事都投入同樣多的心力，只能選出能夠對做出最大貢獻的事，全神貫注地完成它。

 

《一分鐘經理人》（The One Minute Manager）書中提到的概念，也有點類似要簡化、聚焦主管該做的事。藉由鋪陳出一位「傳說中的高效經理人」的形象，作者肯．布蘭查（Ken Blenchard）和史賓賽．強森（Spencer Johnson）提醒經理人，只要在百忙終抽出一點時間，跟部屬一起定目標、做得好即時獎勵、做不好明確斥責，就能夠像一分鐘經理人一樣，「只花一點點時間，就從部屬那裡得到很大的成效。」

 

史蒂芬．柯維（Stephen Covey）在暢銷著作《與成功有約》中，列出了高成效人士的7個習慣（The 7 Habits of Highly Effective People），包括：主動積極、以終為始、要事第一、雙贏思維、知己知彼、統合綜效、不斷更新。

 

針對「要事第一」，柯維引述了艾伯特．葛雷（Albert E.N. Gray）所著的《成功的共通性》（The Common Denominator of Success）當中所發掘的成功者的共通祕訣：「勤奮、運氣或靈活的手腕雖然很重要，卻非關鍵，唯有掌握重點才是成功的不二法門。」

 

雖然要事第一的法則，最常被應用在時間管理的領域裡，提醒人們不要總是忙於追逐眼前急迫的事情，要保留餘裕處理工作或人生最重要的事；不過，這點其實也很容易理解，因為一切都和時間有關，在任何一個當下，你選擇做了這件事，就不可能再做其他事了。如果每一個當下，你做的都不是最重要的事，那可想而知，你只把很少時間留給重要的事，自然也就不可能把要事做好、交出好成果了。

 

高效經理人10途徑，擇一專精即可

 

柯克在《其實工作不必這麼累》提出了成為80/20經理人的10個路徑，包括：

 

1.調查：提出正確的問題，找出什麼是好動力、什麼是平庸或不好的動力。像是追問「是否有少數產品或顧客對公司而言超級有利可圖」，找出他們，把焦點和心力放在他們身上，就能顯著提高獲利。

 

2.人脈：聚焦在擴大工作內外的「弱連結」人脈，像是不熟的朋友或工作以外的人脈，這將讓你取得許多不同於你身邊親朋好友的見解和資訊。

 

3.導師：部屬渴望獲得關心、指導和鼓勵，只要花幾分鐘就能夠讓他們士氣高昂地工作整個星期。

 

4.槓桿：柯克說，在成為80/20經理人的途徑中，使用槓桿和另外9條有點不同；這些槓桿會自然而然地幫助及強化其他路徑。比方說，讓自己身邊環繞著優秀人才、信任同事部屬、對自己充滿自信、跨領域找創意……，都能讓你獲得更大成效。

 

5.激發能量：相信員工不是只為了錢工作，只要適度、適時給予關心、激勵、信任，他們追求成就的動機會更強。

 

6.追求意義：做自己喜歡、擅長、有熱情、願意自發性地不斷精進的事，才成做得久、做得好、做得開心。

 

7.創造時間：每天只選擇一件要務，並優先處理它。

 

8.簡化：以簡單方式，提綱挈領地抓住一個複雜情況的核心。

 

9.懶惰：懶惰和創造力的關係密切。因為聰明，所有懶惰蟲可以有放心擺脫一般人的工作壓力，去尋求較不費力、達成更好結果的捷徑。

 

10.策略：柯克筆下最標準的80/20經理人，他們對於所處產業都其獨特的觀察，也有實踐的決心與毅力。

 

讀到這裡，柯克提醒，「先別被這個數字嚇到」，不是要你全部都做，而是一次選一種，確實做好它就夠了。如同他所說，「成功的方法有很多種，你不需要每一種都很精通；只要在這10種方法中的其中一種表現傑出，成效遠比在10種方法都只是表現及格來得好。」這才是80/20法則的深奧哲理。

 

思考之後，再行動

 

80/20法則源自於統計數字的分析，是一種基於事實所觀察、歸納出的現象：大多數的產出，是由少數投入所創造；大部分的成果，是由少量的努力與心力產生。就像槓桿原理（leverage）一樣，只要找到對的支點，就可以用更少的力氣，舉起更重的物件。

 

前述幾位管理思想家在探索、歸納高效能的祕訣或習慣時，所從事的也正是這個抓對支點、找出關鍵少數的活動。因此，要在工作與生活中運用80/20法則，必須在採取行動之前，先探索自己究竟想要什麼樣的人生，再挖掘出：哪些事的效益最高、哪些事最重要、哪些事可以為自己帶來最大的自由與快樂。

 

如同柯克對「策略型經理人」（80/20經理人的典型）的描述，他們「重視思考勝過行動，不同於他們的多數同事，他們從不讓行動排擠掉他們的思考時間，他們非常認真思考如何能夠更不費力地做更多的事。」如果你經常忙得團團轉又徒勞無功，記住，先停下來思考，你最該做什麼、又該怎麼做。

 

延伸閱讀：讓工作成效大躍進的6種心法

 

原文出處：經理人月刊

 

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圖片來源：主圖、縮圖-Jacey O Samsel（CC Licensed）

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