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決策的論壇幾乎都採取開會的形式，這可能是所有企業實務中除了神祕的聖誕老人以外最討人厭的一個。有人會抱怨會議多浪費時間。其實，「運作好」的會議很有助益，這是提出資料與意見、辯論議題與觀點、實際做出決策最有效率的方式。但是，請注意到我們特別凸顯「運作好」這幾個字，因為多數會議運作不好。我們大概不必告訴你這點：運作很差的會議是打擊士氣浪費時間的怪物。

電腦科學家痛恨沒有效率，所以多年來，施密特發展出一套會議規則，我們發現這些規則相當有效。

1.會議應該有一位決策者或主人

會議過程中的每一個時點必須有明確的決策者，也就是要為決策承擔最大風險的人。兩組位階相同的人開會通常不會產生一個好結果，因為兩組人最終會彼此折衷讓步，而不是做出困難卻最佳的決策。所以會議裡最好有一名位階較高的人擔任決策者。

2.決策者應該親自做事

決策者應該召集會議，確保好開會內容，訂定開會目的，決定與會者，在至少24小時之前發送議程給即將與會的人（如果可能的話）。會議結束後48小時內，決策者（只能由決策者做這件事）應該摘要決策及工作事項，以電子郵件發送給至少每位與會者，以及任何需要知道這些決策與事項的人。

3.縱使不是決策會議，例如資訊交流會議或解決方案腦力激盪會議，也應該有一位明確的會議主人。

會議主人應該邀請與議題有關係的人員出席，有清楚的議程，事前做好必要的準備工作，並在會後立即傳送工作事項。

4.會議不像政府機構，不必要的會議不需要開

任何會議都應該有目的，如果不能周詳定義目的，或是會議無法達成目的，或許就不應該召開。決策者必須認真思考：這個會議仍然有用嗎？這個會議的召開是否太頻繁或不夠頻繁？人們是否取得他們需要的資訊？

5.會議規模應該控制在容易運作的範圍內

不要超過8人，最多10人（但我們非常不鼓勵）。應該讓每位與會者有表達意見的空間。如果有更多人需要知道會議結果，你要確保有個溝通流程可以傳達訊息，而不是邀請他們與會當觀察員，這將會降低會議品質，以及與會者暢所欲言的能力。

6.出席會議並不是身分重要性的象徵

如果一場會議不需要你，請離開，或者更好的做法是，事前就婉拒與會。尤其是和顧客或事業夥伴的會議更應該使用這個原則。很多時候，我們和客戶或事業夥伴公司的一位高階主管走進會議室，原本應該是一場相當「私密」的會議，卻發現會議室裡坐滿人。如果客戶覺得需要讓全部成員與會，我們也無能為力，但我們這一邊則是儘量節制，愈少人與會愈好。

7.守時很重要

準時開會，準時結束，預留足夠時間在結尾時總結會議結論與工作事項。如果會議比原先安排的時間更早達成目的，就提早結束。記住，我們都是人，安排讓與會人員有吃午餐和中間休息時段，尊重在不同時區工作的員工，此外，他們也想要有和家人相處的時間。這些禮貌與尊重太常被忘記，注意他們，將會贏得員工和同事的敬意。

8.出席會議時，請專注在會議上

開會時，請勿做其他事，如果你在會議中使用筆記型電腦或手機做與會議無關的事，顯然你的時間應該做別的事。每個與會者都應該專注在會議上，而非其他事務。如果要開的會議實在太多，讓人無法完成工作，有個簡單的解決方法：排定工作的優先順序，減少出席的會議。

在所有這些規則中，最後一項的實行對我們而言最困難，在我們的團隊會議中，有人經常漠視我們請他們闔上筆記型電腦的要求，我們最後只好放棄。但這仍是一條好規則。

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原文出處、圖片來源：我讀WEDO

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