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對主管而言，針對部屬提出的想法與建議，或是工作表現給與回饋意見，絕不是一件簡單的事。因為不管部屬在工作上的想法或表現是好是壞，主管能夠適時提供不同的觀點與建議，對部屬而言，都是莫大的幫助，甚至，對於犯錯的部屬，及時提出糾正，也能快速降低對團隊造成的衝擊。

儘管如此，這卻並不容易。根據《Inc.》雜誌網站報導，一項在2014年進行的調查顯示，43%的主管認為給予回饋是「困難而且有壓力的經驗」，但是回饋卻是建立起團隊文化很重要的一環，部屬可以透過回饋得知自己需要改變的地方，進而加強自己的工作表現，或是更懂得部門運作的方式。《Inc.》建議，主管在試圖給予建設性的回饋時，需要先思考以下五件事情：

1.反問自己的動機

主管的動機，必須建立在投資部屬，協助部屬成長的基礎上。在給意見之前，思考自己是否是為了公司利益、部門利益，為什麼自己會選在這個時間點給意見等等，若是主管認為這項責任太重大、容易感到焦慮而不想給予意見，可以想成「幫助部屬」會比較容易接受。另外，主管也要確保自己的心態是正確的，千萬不要把個人情緒帶進給部屬的意見裡，避免部屬從中得到不正確的資訊。

2.了解背景和真實情況

在給予部屬意見之前，主管要先列出幾個影響部屬工作的重要因素，像是部屬正在經手的活動、產品或是進行中的專案，再從這些因素中找出部屬是否有任何表現不如預期的情況與問題，也可以詢問員工身旁的意見，深入了解員工本身的個性與工作態度，綜合以上的評估，主管再思考給予怎麼樣的意見是最適合的，並在給予意見時，盡量清楚明快並客觀，避免參雜個人主觀的判斷和偏見。

3.說明給予回饋或糾正的理由

主管應該對於為什麼要給予部屬這些意見做出解釋，向部屬解釋他們這些的行為和問題，可能有哪些盲點？對團隊造成哪些影響？或是有哪些更有成效或效率的建議？但要記住將重點放在部屬的行為會有什麼影響，而非闡述主管的意圖，舉例來說，當主管向部屬說：「請他不要再開會途中打斷、干擾談話。」這時候應該要解釋說：「因為在其他部門的主管面前打斷我的談話，有可能會有失我們部門的可信度。」也可以使用一些比較柔性的言語，像是「覺得」、「想」，讓部屬感到主管是在給予解釋，而非獨斷地認為主管所說的是對的。

4.不只是給予回饋就結束了

傳達完意見後，主管應該要持續追蹤這些意見最終是否有起到作用。主管可以試著反問部屬的意見，詢問他在主管給予回饋之後做的改變，或是這樣做對於手上的工作專案有沒有實質的幫助。主管的角色，在這時從發言者變成傾聽者，除了可以檢視意見在部屬身上發揮的作用，同時，主管也從部屬身上得到回饋，不斷地進行發言者、傾聽者的角色轉換，增進雙方的了解，往後就容易提供更正確的意見。

5.將給予意見指導視作投資

有些主管可能也會害怕給予意見之後，會造成部屬的不滿或是團隊中人心惶惶，但是不給予意見，部屬永遠無法成長，團隊之間的關係也不會有所前進。主管要將這些意見視作為對團隊、公司未來的長期投資，而非一味追求短期的改進，試著讓部屬了解這些意見的作用，用柔性的言語使對方感受到尊重，並認為主管是真心想幫助他們，跟他們站在同一陣線上的。

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