員工經常手中拿著一張文件——。
在我過去任職的TOYOTA，這是理所當然的情景。例如，每週一次各團隊召開的工作進度會議。團隊領導和十幾位員工手中都有一張已經統整在A3的個人工作進度表。
或者和主管做簡單的討論時，部屬也必定帶著一張文件。不管需要花多少小時的大型會議，其會議紀錄也是一張A3或A4紙。
就像《TOYOTA的問題解決》（(株)OJTSolutions／KADOKAWA(中經出版)）發行的一書，其中相當有名的是TOYOTA有一個可以透過八個步驟解決問題的方法，這個方法也是彙整在一張紙上。（通常介紹「TOYOTA的A3文件」的書籍，大半都是這種解決問題的紙一張。但是實際上這紙一張很多樣，依目的之不同，內容也有所不同。）
「欸！淺田！這是怎麼一回事？」
當主管呼叫部屬時必定手拿一張文件，開始說話。
如此，在TOYOTA，無論哪一種工作的基礎，必定有「紙一張」。
「TOYOTA的紙一張」才有的三個特徵
上面提到的這些文件，乍看之下也許一點都不特殊，其實「TOYOTA的紙一張」有它獨有的特徵。
就是：
1.一眼即可看到整體（一覽性）
2.有框格（架構）
3.每個框格都有標題（主題）
同前所述，關於這些特徵，我在TOYOTA時並未接受指導，但當你累計接觸到3000張以上的「紙一張」之後，就會發現這三個特徵。這「紙一張」也會由前輩交給晚輩，員工一代一代地傳承下去。
也許你會想：「沒有什麼特別厲害的特徵啊？」確實，這並沒有特別標新立異或獨特的特徵。
但是，事實上這三個不特別厲害的特徵，正是我在TOYOTA學到「紙一張」之所以發揮功效的重要架構。
你的文件是否發揮「功效」？
冒昧請問，你曾經叫過「外送披薩」嗎？
以前曾經發生過這樣的事。有一次，四個同事借了一間會議室召開讀書會，沒想到讀書會比預期還熱烈，同事們回神過來發現已經下午兩點了，肚子雖餓但還是希望讀書會能夠繼續。
剛好會議室有一張外送披薩菜單，大家便很快地決定訂披薩。
訂披薩吧！大家的頭湊過來一起看著菜單，一張A4大小的菜單正反兩面有各式各樣的披薩口味。
但是，要訂什麼披薩呢？難以有個結論。到底四個人的份量該選哪一種尺寸？選擇什麼口味組合？餅皮哪一種好吃？必須考慮的要素還不少，結果為了決定訂哪一種披薩花了不少時間。
加上電話那一頭的店員手中的菜單和會議室內的菜單不同，無論怎麼努力說明對方還是無法了解。
本來想快速解決午餐，才選擇外送披薩的……。
請問我們會在何種情況訂披薩呢？例如，考量了很多，但出去吃或自己做都沒有時間或是其他各種情況……也就是說大部分的人都是「為了節省時間」才會選擇訂披薩。
對於有此種需求的人需要的有用菜單，是能快速訂購的菜單、是不花時間便可簡單決定點餐內容的菜單。
很可惜我們所看到的菜單並沒有發揮這些功能。雖然餐點全部排列在一張紙的正反兩面，但是卻無法一眼掌握內容，是一張沒有作用的菜單。
而且接受訂餐的店員看的不是同樣的菜單，在這種狀況下這張菜單完全無法發揮功效。
如何使「單純的一張紙」轉變成「能發揮功效的一張紙」
無論你再怎麼努力將工作所需的相關資料又整齊又美觀地整理在一張紙上，如果沒有發揮什麼功效，也只不過是一張紙。
例如一份企劃書，當它的內容能獲得公司上司或經營層、總經理的認可、表示可以執行，那份企劃書才有價值。
如果是營運報告書，內容上必須能讓未親臨現場的上司掌握業務狀況。
會議記錄的話，也得讓未參加會議的人閱覽時也能了解討論的內容，而且這張會議紀錄必須是日後出席者可以回顧會議重點的內容。
如此，無論什麼文件都有它必須發揮的功用。
行不通的企劃書，內容再多也沒有意義。無法掌握業務內容的營運報告書、或沒有重點的會議紀錄也沒有意義。
那麼如何讓它成為一張有用、能發揮功能的文件呢？
這時，前述「TOYOTA的『紙一張』」所提及的三個特徵就可以幫助你。
今後當你開始製作文件時，請先務必確認是否具備以下三個特徵：
1.一眼即可看到整體（一覽性）
2.有框格（框格）
3.每個框格都有標題（主題）
這三個特徵有時全需要用到，有時只要用到一、兩個，就算文件只有一張紙，也可以使你的文件蛻變成有功用的「紙一張文件」。（本文摘錄自《在TOYOTA學到的只要「紙一張」的整理技術》）
書籍介紹
作者：淺田卓 （SUGURU ASADA）
出版社：天下雜誌
出版日期：2016年3月
淺田卓 （SUGURU ASADA）
「改善溝通的『紙一張』架構作業(１Sheet Frame Works)」的代表。專為自認常因「溝通不良」無法獲選、過著不如意生活的商務人士或企業經營者們提供一套只要整理在一張紙，就可以邁向理想狀態的「改善溝通的『紙一張』文件的架構作業」技術。
在就業冰河期的時代，從當時在日本人氣排行榜第一名的企業TOYOTA獲得初次合格通知。進了公司後，習得TOYOTA獨家的「紙一張」工作術，在第四年就被派駐美國。赴美期間因故辦理留職停薪，也因為這個緣故，讓作者更加希望研發出一套可透過「紙一張」快速達成工作目標並能縮短時間的工作技術，也使自己原本一年加班超過四百個小時減少到零。在業務方面，曾負責「TOYOTA官網管理人」。成功改善為濃縮在「一個電腦畫面」的簡約網站，並在日本企業網站排行榜中得到日本第一的殊榮。其後轉職到日本最大商業學校GLOBIS，於2012年成立公司。透過企業研習及個別諮詢，至今已指導過1000名以上學員。
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