收發E-mail是大多數人的夢魘，常在電子郵件溝通中消耗不少青春，但是工作又讓你不能沒有它，如果想找Email中的舊檔案，平均需要花兩分鐘的時間，而當使用完Email，你需要花額外16分鐘的時間才能讓專注力放到其他工作上，零零總總的時間加起來，可以處理完多少事情呢？
不幸地，報告顯示未來的Email往來只會越來越多，如果不能使自己在Email溝通上更有效率，每天花在Email上的時間將以倍數成長，以下提供三個方法，加快你的Email溝通時間。
一、讓信件中的問題明確
「我有一個⋯的提案，你有什麼想法嗎？」是否有收過或發送過這樣的信件，那時花了多久時間才回覆呢？詢問想法是一個太過廣泛的問題，對方會不知道你詢問的是可實行時間、執行方向，或是其他建議，而花許多時間在想該如何回覆你，最後收到的回覆也不見得是你需要的，若是能將問題更加明確，能夠讓Email往返更加有效率。
舉例來說，如果你希望的是一個實際行動，那麼信件結尾就不要使用「有任何想法嗎？」這種既開放又模糊的問題，可以使用「這個計畫如果在下週執行可行嗎？若是有我能幫忙的地方，煩請盡速告知。」這樣一來明確說明了時間點，能讓對方知道該做什麼，以及事情的急迫性。
二、直接切入重點
「這個項目能提早一個星期完成嗎？」當你收到不合理的交付期限，如果只是回覆「能不能給我多一點時間？」期盼能夠協商出新的期限的話，多半落得失敗的下場，並進入不斷加班工作的地獄，應該要能明確指出你的困難點為何、最快能夠完成的時間為何，以明確的原因與時間代替模糊不清的提問，以上述的例子而言，可以先和其他團隊成員討論是否能夠加快進度，再明確的回應「我們的團隊手邊還有三個優先順序較高的案子正在處理，我會在下禮拜四下班前完成這個項目，如果能更快完成的話會再告知你，謝謝你的耐心。」
三、勿忘標題的重要性
你是否也收過沒有主旨的信件，或是看了標題以後根本不知道在說什麼經驗？標題是一封信件的靈魂，也是增加Email溝通效率最重要的事情，一封有效率的Email應該要能從標題就知道對方要做什麼、是否急迫，甚至不用點開信件就能了解信件內容，舉例來說，可以使用「某某計畫期限於下週一，週五需要開始動工」當作標題，不但清楚告知事件的急迫性，也說明了是什麼計畫，能夠讓對方快速抓到重點，並了解他需要用多少時間處理。
做好以上三種增加Email溝通效率的方法，不僅讓自己工作更順暢，也讓信件接收者更容易了解你的需求，減少溝通上的誤會。此外，要為自己的Email溝通設立標準，若是在三封Email往來中無法解決問題，就是該檢討Email溝通的時候，也許是敘事方法不夠直接明瞭、讓對方產生許多疑問，又或者是這件事比較適合當面溝通，而不適合用Email往來。
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