想做好團隊溝通,先認清:不是每件事都適合開會
SmartM/白晨佑
2016-07-25
在團隊中,最重要的是彼此互助合作,建立一個信任的機制,但更重要的是在合作之前的溝通協商,這些才是團隊的基礎。少了溝通,團隊目標可能會被誤解,因為每個成員的解釋力、執行力都不同,努力與產出可能因此產生認知上的落差,最終沒有塑造良好的凝聚力。
傳統工業化的垂直組織架構已逐漸被水平的團隊溝通所取代,不僅組織反應更為迅速敏捷,員工也能參與組織決策。因此,溝通力是職場必備,從基層同事到主管都需要訓練這些技巧。
團隊共事時的互動並非單向,而是雙向甚至是更複雜的組織架構,不同情境可能產生迥然的處理模式,有鑑於此,知名媒體行銷顧問Samuel Edwards在Inc.網站提供了幾個實用的技巧,有效增進溝通的能力和技術。
一、讓每個人都能發表意見
團隊溝通最重要、最基礎的是參與,因為每個人都是團隊的一份子,唯有積極參與討論才能激發不同的思考和想法,也能較快達成團隊共識;除此之外,為了確保目標、共識一致,避免會議全由意見領袖主導,鼓勵團隊成員以精確的語句去表達內心真正的想法,讓團隊中的個體都能夠獲得一份責任。
二、尊重每一種不同的聲音
除了讓與會者都能發表意見之外,更要專心聆聽並尊重不同團隊成員的意見,也許會產生不認同的點或是矛盾,但是每個人都有發言且被尊重的權利,給予相當程度的自主和認同,能激發進一步的思辨和討論。除此之外,由於團隊成員來自相異背景、對事情有不同的解讀能力,如果能匯集整合這些想法,勢必能激盪火花、注入新能量。
三、從彼此的發問中學習
有效率的團隊懂得鼓勵成員透過發問去尋找問題的根源,不斷尋找各種提問的機會,以此啟發創意和促進合作。每一次的提問都是一個未來情境的假設,從發問中可以學習如何應變和思考,如何以他人的觀點看待事情,以此為基準衍生更多的學習空間。
四、不是每件事都適合開會
對於團隊溝通而言,選擇適當的組織架構去因應不一樣的討論形式是非常重要的。錯誤的會議形式可能導致討論的延宕或是意見無法消化;舉例來說,12人的會議顯然對於團隊來說是一個沉重的負擔,主持人無法充分反映每個成員的想法,而容易被團隊領導者的思考框架限制住。
五、給予回饋並做總結
在每次會議的最後,給予一個總結以及回饋,不必限定於個人或是團隊;好的團隊溝通應該以文字或是檔案紀錄下會議內容並且為未來的目標做規劃,會議並非終點,而是一個開啟下一步的起點。
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