清楚易懂的說明，應把資訊轉化成「對方可利用」的形式
「請你說得再簡單明瞭一點。」
除了工作之外，如果常有人對你這麼說，就有必要檢討一下自己的口才與溝通能力了。
話說回來，到底什麼是「說明」和「清楚好懂」呢？若不以自己的頭腦整理、理解，就無法在社交關係中或商務場合上成為助力。
關於說明，重點是「知會」不等於「說明」。例如，向上司說「大學生之間現在正流行使用這種APP」，這樣只是知會事實而已。相對於此，「說明」如字面上的意思，是「解說闡明」，兩者是天壤之別。
如果換成「大學生之間現在正流行使用這種APP，受到人力銀行業界和餐飲業的注目」這樣的說法如何呢？目前現實的動向及有價值的資訊應該就會浮出檯面了。
說明不是只單純傳達事情，而是要把它變成對方可利用的資訊。
若直接提供事實的素材，對方無法進一步了解，更別說留下記憶了。
也就是說，要把材料加工得更容易下嚥，需要更多調味的「處理」。
讓對方聽得津津有味，才能傳達出材料的價值， 資訊也會留在對方的記憶中。清楚好懂的說明，也就是指站在對方的立場上整理事實，重新架構。
在彙整說明的時候，要想起倒三角形的原則
清楚好懂的說明架構會呈現一個「倒三角形」。最初的分量最大，隨著話題的進展愈來愈小，呈現出和金字塔相反的構造。這裡的「分量」不是指資訊的量，而是指傳達價值的高低。這也是播報電視新聞或撰寫報章雜誌的報導時常採用的重點原則。
尤其是廣播或報紙有時間和版面上的限制。從重要的事情開始說，就算中途時間不夠，或是書寫空間所剩不多的情形，至少已傳達出重點。在不得不縮減篇幅的時候，從後面刪起即可。
以新商品的發表會為例：
- 我們將販售劃時代的商品。（開場）
- 具有前所未有的A機能。（結論）
- 於這樣的原因研發出來。（原因）
- 使用它可以帶來這麼多便利。（展望）
- 用者有什麼感想。（小插曲）
後面的項目並不是不重要，但在商務場合上只有簡短時間的情形，最初的1.和2.是無論如何都要傳達的事。
預先設想說明的對象、時間、場合狀況等，時時意識到什麼是最重要的事？什麼是非傳達不可？什麼可以刪除？你的說明力就會進步。
說明可能拖長時，中間要穿插「歸納」和「比喻」
擅長說明的人都很會利用「歸納」和「比喻」。這個技巧就是，當聽眾無法全部接收、理解講者的說話內容時，提示之前說明的要點或打個比方，就能讓對方在記憶裡留下深刻印象。
若一味拚命地向聽眾說明想傳達的事，對方也會對這麼高昂的情緒感到疲勞。從開始到最後都得集中精神這是辛苦的。
當說明可能會變得冗長的時候，必須在中間製造一點休息時間，讓聽者轉換一下心情。這時能發揮功用的就是「歸納」和「比喻」。不要一直滔滔不絕，讓話題告一段落再重新開始，也是為聽眾設身處地著想的說話方法。
「到這裡為止，談了讓時間運用更合理的方法。大家都了解期限的重要了吧？」
像這樣，提示出「歸納」，省去聽眾整理資訊的手續，就能以嶄新的心情再次仔細聽你接下來要說的話。而且，還有一個優點是，當話題不小心偏離主題時，也可以趁這時回歸正題。
而「比喻」的技巧就是從該話題擷取精華，轉換成以容易傳達出形象的其他事物。例如，把資料的傳送比喻成搬運包裹一樣。在歸納內容的時候如能打個比方，更能加深對方的印象。（本文摘錄自《說明力與解決力》第二章）
書籍介紹
書名：說明力和解決力
作者：知的習慣探求舎
出版社：天下雜誌
出版日期：2016年6月
知的習慣探求舎
以時間管理、資訊管理為首，重新規劃並檢驗平日工作的方法、技術與小撇步，為提供讓任何人都能學得會的技能所組成的團體。宗旨是希望作為領門人介紹最新的商務技巧與知識，活躍於業界，著有《快速學會職場上最重要的2大能力 速度力和整理力》等。
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