根據美國加州市場研究公司Radicati Group最新的郵件統計報告顯示：上班族平均每天寄出40封電子郵件。這些郵件有的石沉大海，有的則能有去有回，其中差異端看寄出的信件能否受到客戶青睞。
業務員每天致力於開發新顧客，希望潛在客群成為新客戶、舊客戶成為老主顧，然而，要獲得這些潛在客戶的注意並不容易，其中，文案技巧是吸引客戶的第一個鉤子。
開發、維繫業務時，文案該怎麼寫才能扣緊客群需求、打動客戶？美國知名顧問公司Salesfolk的創辦人兼執行長Heather R. Morgan 提到：「當無數競爭者虎視眈眈於客戶時，更說明了花心思在行銷與業務的文案上是多麼重要的事。」以下她整理出五個優秀業務書寫文案的法則：
一、一次只溝通一件事
即使是朋友之間的文字溝通，也少有人耐得住性子去看像小說一般的長文章，更何況是幾乎素未謀面的客戶。讓字句簡短易讀，並使用極白話的日常生活用語，往往是最有效率的溝通。良好的公事文案通常只有3-5個句子，一次只專注於一件事情就好，找出目前最迫切要談論的內容書寫，並針對一項優勢或劣勢與對方交流，集中火力將一件事說好說滿。
二、用詞生活化拉近距離
如同大家喜歡看簡短、講重點的內文，專業術語只會讓閱讀文案的人有距離感，過多的專業術語並不會讓客戶感受到專業，相反的，會使得成交與談話難度增加。因此，除非對象是公家機關或較制式化的大企業，否則一般文案中可以將多用較生活化的用語，把對方當做朋友一般與他訴說。
三、謹慎使用「驚嘆號」
驚嘆號讓人感覺不對勁，即使是新推出極優惠的促銷，也有可能因為驚嘆號讓客戶懷疑這項促銷的可信度，讓客戶覺得書寫者感覺起來不值得信任。刪除文案中的驚嘆號，讓文案就像書寫者本身與客戶正常交談一般，專注於內文重點與穩重客觀的語調，客戶是否該感到驚訝並非文案者說得算，過多的事先預測與自說自話只會增加客戶的反感。
四、在文末署名處花巧思
寄發文案電郵時，通常會在文末署名，許多人只把名字打上輕鬆帶過，但近期被全球最大人脈網LinkedIn譽為「在行銷與社群媒體擁有最高聲譽的人」－Glenn Leibowitz，談到每日寄發的電子郵件有訣竅，郵件最後附上的名字也能成為行銷策略有力的武器，在文末放上聯絡資訊、增加公司LOGO、調整署名處資訊重點文字的大小等，都能幫文末署名畫龍點睛，而在巧思做足後，確認這些資訊是條列式、清楚地呈現在文末，才能讓客戶在觀看時一目了然。
五、送出前朗誦再確認
一切書寫完畢後，先別急著寄送郵件，在送出前自己朗誦一次做最後確認，找出內文文法不合的地方，確保整個文案讀起來是十分輕鬆、自然的，試著把自己當成客戶一樣閱讀這則文案，試想客戶閱讀後的感覺與想法，可以幫助文案修正與調整。
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