在資訊爆炸的年代，網路發達讓現代人常有電子信箱被廣告email塞爆的困擾，但同時也不能單純忽視這些信件，因為總有重要的email需要關注、回覆，在一片如大海般的信件中，若是沒能好好管理自己的信箱，重要信件可能因此被疏忽，造成後續的困擾。暢銷書《怦然心動的人生整理魔法》作者近藤麻理惠分享三大整理技巧，身為一個「整理專家」，她不只使生活環境井然有序，也將清潔家務的技巧運用在自己管理電子郵件方面。
一、不要建立太多資料夾
管理電子郵件，不像一般家務清掃，要遵守「將東西放回原位」原則。因為許多作業系統都有完善的搜尋功能，只需鍵入關鍵字，就能立即找到需查詢的檔案、郵件，所以不需要將電子檔案歸入不同的檔案夾。建立太多資料夾會造成作業上混亂，讓我們混淆。收到信還要先層層分類，將哪些檔案或郵件歸檔到某個特定資料夾，反而使搜尋更加不易。
二、一次性的快、狠、準處理電子郵件
很多人對處理email有錯誤觀念，認為整理信箱是不需花費過多腦力或是心血的工作，所以總是利用零碎、片段的時間來處理，但其實不知不覺中就花費了過多時間在email，並且容易產生疲乏感，因為永遠有email寄到信箱，永遠會有回覆不完的信件。麻理惠說，最好的辦法便是空出一個完整的時段來處理這些信件，並且精準的刪掉不需要再做回覆或是任何追蹤的信件。若是信箱中有過多信件以致處理不完那也無妨，只需劃定一個特定時段並專心處理信件，時間一到就不再處理有關email的事項。
三、Delete鍵是最好的朋友
麻理惠分享，他的email只歸為兩類，分別為「後續追蹤」與「未處理」，已讀過後的信件，只須留下要繼續追蹤回覆的部分，其餘的大膽地將其刪除。電子文件不同於生活中的實體物品，在整理周遭環境時，有時要將不再有作用的物品丟掉，人們會因為有對物品的情感、依戀而捨不得丟棄，但對於電子郵件這類，善用Delete鍵不僅不會造成不捨，同時也能提升工作效率，不再因為檔案、信件混亂而總是花一堆時間在找資料。麻理惠甚至提及，在手機上任何非必要的應用程式（App）都應該被刪掉，例如，很多人認為Facebook還是有其重要性，因為還是得和很多人透過Facebook保持聯繫，但不知不覺中就花了過多的時間在瀏覽Facebook，其實真正有急事需與你聯繫或是真心想找你的人，不會因為沒有Facebook就與你失聯。所以，下次不僅嘗試看看，將電子信箱中所有不必要的郵件刪除後，也將手機中所有不需要的應用程式，通通一鍵Delete掉吧！
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