通常我們講時間管理的時候，常是因為很多人覺得時間不夠用，因此想要靠制式化的方法解決問題。但是，我常常會提醒一個重要的概念就是，人不可能會管理時間，要學會的是如何管理自己，也就是管理自己面對時間的態度。
而其中，最重要的就是學會如何分辨時間的輕重緩急。第一個要執行的是重要又緊急的；第二個是重要但沒那麼緊急的；第三個才是執行不重要但緊急的；最後當然就是不重要又不緊急的事情。而這中間在管理時間時最容易犯的錯就是第二項跟第三項的順序會顛倒。大部分的人會先處理緊急的事，但我認為，應該要先處理重要的事，因為此時不緊急的事會越來越急，若永遠都在處理緊急的事情，就沒辦法處理好重要的事。
以下要跟大家分享如何分辨事情的輕重緩急，成為時間的管理高手。
一、看交代事情的對象是誰
我們每一天都會有很多待辦事項，像是服務客戶、開會和聯絡客戶等等。而要分辨這些事情的重要性是跟人有關係，事情是誰交代的決定其重要性。舉例來說，若你是保險業務，若這時候有一個客戶需要幫忙協助理賠，那就是很重要的事，必須趕快幫他辦，因為對業務員來說，客戶就是最重要的。當然相對的，若是當走進辦公室時，同事說他今天沒吃早餐，可不可以幫他去買，這時候如果手上還有其他事情要做就可以先拒絕，這裡不是指同事不重要，只是這也許在輕重緩急裡不會是最重要的。所以說，對象決定重不重要。
二、事情是否能排進行事曆
如果事情能夠排進行事曆裡，且能夠準時完成的，通常就不會是急事。而如果有突發狀況的話通常都會是緊急的事情。因此，如果要做時間管理，那一定要隨時做紀錄，瞭解計畫的調動還有預計完成時間。如果可以把事情安心地放進計畫準時完成，那有會有比較多的時間可以準備，自己也知道進度如何安排，比較不用擔心太多。
三、其他人可不可以幫忙
當要判斷事情重不重要時，也可以試想若這件事情是由別人幫忙完成也沒有關係的，通常就是沒有那麼重要的事情。所以當很多人都不知道該如何判斷時，我都會提醒他說，這件事情是否一定要自己完成，還是可以請求別人幫你。
事實上，有很多事情是別人幫忙去完成就可以的。例如，有很多業務高手可能都會有助理，那如果他要送一個禮物給他客戶，也許請助理幫忙就可以了。因為助理送去跟業務送去是沒有太大差別的，重點是業務的心意有沒有到。
四、現在不處理會不會造成麻煩
還有一個判斷依據就是：如果現在不處理會不會造成往後的麻煩。其實有很多事情看起來很急，但如果現在不去做這件事，而之後也不會有任何問題，那這件事一定不重要。舉例來說，如果在辦公室裡面 突然有一個信用卡業務員來拜訪，這時常常會一些人就會搞不清楚輕重緩急，便放下手邊事情去接待他。但除非他早就跟你約好了，否則應該要先把處理手上的事情完後再去接待。或許此時會有人認為說既然人家已經來了，就要禮貌性的接待。但其實，即使沒有跟那位業務碰面也不會怎樣，頂多再跟他另外約時間，並沒有想像中的重要，這就是不做也不會怎樣的事情。
五、能否用即時通訊軟體聯絡
而最後一個分辨的方法是，如果用line或是即時通訊軟體告知的訊息，那一定沒有那麼急。因為即時通訊軟體特性就是，看到訊息的人手邊可能有事在忙，所以不見得能立即處理。所以，當客戶用即時通訊軟體交代一件事情時，可以跟他說現在正在忙，晚點會幫忙處理，在輕重緩急的分類裡就不需要當作非常急的事情。因為如果真的是非常急的問題，那客戶的電話一定馬上就打來了。
陳彥宏簡介：
國內少數同時具有NLP（神經語言程式學）催眠、團康背景與銷售實務之創意講師。NLP及催眠背景讓他的演講直指人心，團康的經驗讓他的課程活潑有趣，而銷售實務讓他的課程易學易用。近年來彥宏老師的教學足跡擴及兩岸三地、星馬地區，以其15年之教育訓練實務經驗，對於溝通、激勵、銷售、創意、服務與團隊整合均有獨到見解，並著有《發年終獎金給你的老闆》、《M型業務一定要懂的關鍵5％》等暢銷書籍。
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