隨著科技發展，我們能透過許多不同工具與人溝通，這代表著我們在不同的情況之下，能夠依照不同媒介的特性選擇更多的溝通方式。但想要提高溝通效率，前提便是人們要在對的情況下選擇對的媒介。Inc.網站在以下整理出我們在日常上班時，最常見誤用溝通媒介的5種情況，如果發現自己也有下述情況，便是時候換掉錯誤的溝通媒介，提高團隊之間的溝通效率。
一、Email：緊急或須討論的事件（×）
雖然許多人在工作時需要常常查看信箱，但電子郵件仍缺少即時性，無法保證收件者能夠在第一時間看到信，如果沒有安裝插件，甚至無法知道對方是否讀了信。因此，如果有緊急事件需要即時的回覆，email會是相當浪費時間的選擇，應該選擇更具有即時性的工具，如簡訊、即時通訊或直接打電話。
雖然email能利用CC將信件寄給多人參與討論，但對於需要多次來回寄信討論的事件，它仍然是比較沒有效率的溝通媒介，可以選擇較適合來回交談的媒介，如電話或面對面討論，可以在結束討論後利用email告知大家討論的重點和結果。
二、即時通訊：沒時效性的事（×）
同公司的員工幾乎都能知道彼此的聯絡資訊，無論是電話或是通訊軟體帳號，但這並不代表員工在休息時間也需要收到上司指派的任務。每個人都需要在休息時間獲得私人空間，放鬆在上班時接收的壓力，除非是極為重要和緊急的事件，否則應盡量避免在休息時談公事。
除非彼此之間關係相當親近，否則利用平常使用的通訊軟體傳送不重要或不緊急的訊息會有一些尷尬，可以簡單用電話連繫，或使用公司內部的通訊軟體，如果是較多資訊量的內容，則可以利用email傳送。
三、電話會議：人數過多（×）
如同這部影片所呈現的，多人的電話會議常常發生許多狀況，包含等所有人上線、網路和聲音的品質不一、吵雜的背景音和許多技術上的問題，這些情況常常讓會議變得冗長而沒有效率。而如果不是視訊會議，人們便看不見肢體語言，也可能會錯判一個人的語意，或根本記不起發言者是誰。因此，如果需要舉行電話會議，盡量限制參與的人數，將可能受這些情況所影響的可能性降到最低。
四、線上群組：資訊量過多（×）
現在有許多公司都會在通訊軟體內建立群組，線上群組適合即時、非緊急且簡單的對話，但因為閱讀上的不易及隨時都有新訊息的即時性，它並不適合放上太多的資訊量，例如向所有人告知新案子的內容。這種需要向多人傳達且資訊量大的時候，較適合簡單統整內容並將資料放進email中寄出，再利用線上群組提醒大家查看信件。
五、面對面開會：事前準備不夠（×）
面對面溝通適用的情況有很多，像是多人一起腦力激盪或團隊一起討論一件案子，但事實上，面對面討論也常常沒有效率，浪費許多時間。為了提升開會的效率，需要擬定一個開會流程，限定開會時間，排除不相關的人參與會議，並確定時時黏緊主題，會後也可以整理出開會重點寄給所有人，不要讓冗長的會議殺死了員工的生產力。
延伸閱讀
參考資料
嚴禁抄襲，未經授權不得轉載。歡迎各媒體交換文章。
關注工作、管理、商務情報
親愛的讀者，歡迎加入「SmartM人才培訓網」Facebook粉絲團，每天更多豐富的工作、管理、商務報導等你關注與分享。
加入Line帳號，關注最新的工作、管理、商務情報，學習不間斷，精采文章不漏接。
粉絲團