對大部分的上班族來說，高效率地將待辦事項一一解決，是件十分有成就感的事。我們總希望能將待辦事項快速解決，日常中瑣碎的事情也大多在我們控制範圍之內，然而，總有那麼一、兩項令人想到就頭痛、花心力的待辦事務，被寫在待辦欄位整整一週，直到火燒眉毛才開始趕工。
人總是下意識地將阻力最大的事情擺到最後一刻，美國職涯專欄作家Kat Boogaard分享：「每當想提前開始處理，坐在辦公桌前，面對電腦螢幕與空白的紙筆，我們總是說服自己感覺不對，現在不是做這件事最洽當的時機。」針對大多數人的這類困擾，Boogaard認為透過５步驟能有效解決。
步驟一：接受事實
很多時候我們只是需要說服自己踏出第一步，接受現實，認清這件事情終究該處理。可以試著待在一個固定空間，桌上只擺放與待辦事項相關的資料內容，遠離那些容易令人分心、想鬆懈的手機通知與信箱郵件。一開始可能需要投入很多心力才能做出些微的前進，但我們都知道一個道理：龜兔賽跑中，慢慢前進的烏龜總比在樹蔭下睡午覺的兔子前進更多。
步驟二：化整為零
待辦事項久久未被處理的最大原因，很多時候是因為他們含括範圍太廣、細部內容太過繁瑣，以至於我們不知該從何開始才好。當我們終於認命地坐在電腦桌前，試圖開始將待辦事項一一KO掉前，Boogaard建議：「先將待辦事項劃分成不同區塊，再依各區塊一一執行完成，若是一項大型的企劃，也可以用階段式的方法將企劃劃分。」這樣的方式除了讓惱人的待辦事項看起來更平易近人外，更能有效督促自己，衡量不同時間內該做到哪些階段，增加工作效率。
步驟三：找對時機
網路上總是不乏建議「一日之計在於晨」、「將最麻煩的事放在早上處理」這類的文章，但即使專家建議，使用上還需要因人而異，針對一大早腦袋比較不清醒的人，就別將待辦事物放在早上做，這些事務通常是在正常狀況下也令人頭痛的，更何況在神智不清時？從不對的時機著手，非但會增加執行這項艱難任務的阻力，甚至可能才做不到一點事就決定放棄，Boogaard建議尋找自己每天工作效率的高峰期來執行這項任務，讓身心都準備好再開始施行，才能事半功倍。
步驟四：適時尋求幫助
許多人害怕向他人尋求幫助，認為請求幫忙代表自己在逃避責任，把部分工作丟給別人處理，但事實上，請求協助並非代表能減輕責任，反而在很多時候，是幫助自己針對不確定或非專業領域的部分，請他人做二次確認或指導強化，確保心力有花在對的地方，無論是想從他人身上獲得靈感，或是請對方給予一些意見回饋，讓身邊的人啟發自己吧！尋求幫助很多時候是提升品質的關鍵。
步驟五：專注直到完成
在堅持的路上我們總會遇到挫折，這些時候令人失落、想放棄當初決定一次將事情解決的決心，面對待辦事項時也不例外，但此時千萬別鬆懈，如此只會讓事項繼續一拖再拖、陷入與之前相同的惡性循環，專注於事務上尋求解決方法，或在遭到耽擱時立即從另外一個階段先補上進度，持續專注在處理這件事上，直到將整個事項全部完成，確立終點後就埋頭衝刺直到抵達目的地。
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參考資料
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