網路時代下，撰寫電子郵件和主管、同事與客戶聯絡是尋常之事，檢查郵件的收件匣更是每個人每日的例行公事。而寄出電郵後，最讓人焦慮的狀況莫過於，需要回覆的信件卻毫無音訊，等待、膠著的心情，相信每個人多少經歷過。確實，在忙碌且繁雜的職場以及公事之中，電郵回覆可能相當繁瑣，錯過兩、三封電郵，確有其可能性。然而，電郵寄出後能否收到回覆，和撰寫的品質、內涵也脫不了關係。 美國的職場分析師Kat Boogaard 就指出，撰寫電郵實際上有五個小秘訣，能夠幫助職場人更加精確與清晰地完成電郵撰寫任務，精確指出主題、內文等並能真正收到回覆，進而成功讓溝通、聯絡順暢。
一、清楚標明期限
沒有收到信件回覆的原因有很多種，但最常見的問題點在於，沒讓對方清楚知道期限。當電郵顯得沒有急迫性、時效性時，接收到回覆的速度也就會很緩慢，甚至可能石沉大海杳無音訊。
職場上每個人手上的工作份量、急迫性都不一樣。你認定的急事、大事，未必是對方手上最急、最重要的事。當彼此沒有建立共識，溝通自然就沒有效率。因此，在每封電郵之中附上期限、排程以及急迫性，讓對方知悉這件事的重要性，才能以相同的時間基準和你進行溝通與回覆。
二、標題直截了當
標題將影響整封電郵的成功與失敗、回覆與不回覆。許多人不注重在標題而只著墨在電郵內文上，這樣反而有些本末倒置。撰寫有效且明確標題的關鍵在於，指出電郵的內容、大綱、重要性與時間，進而讓對方點擊與回覆，這樣才是成功撰寫有效標題的方式。若對於明確清楚的標題沒有一個明確概念，不妨參考以下方式：時間、電郵大綱、電郵重點。標出時間讓對方有時間概念，並以大綱、重點等方式讓對方一目了然，進而閱讀並撰寫回覆。
三、重申溝通需求
另外一個電郵的重點在於需求，當對方不清楚電郵寄發的目的、所需的回覆內容與細節時，可能會看過、點過就忘記了。因此，記得在電郵中重申出溝通的需求細節，不管是告知時間地點、爭取合作機會、要求授權與同意，讓對方瞭解電郵重要的訴求，進而更迅速地抓到重點進行閱讀與回覆。
四、提供額外背景
在撰寫時不妨多花一些時間提供相關的背景知識與資料，讓對方更清楚整體的狀況細節。如撰寫企劃提案時提供企劃的過往績效以及市場成長統計數字，這些額外背景能夠讓對方更有概念，也能更加吸引對方回覆與合作。善用市場、自身與周遭的資源提供額外背景，不僅能夠讓電郵的回覆率更高，也更容易爭取到溝通對方的同意與合作。
五、提前思考出路
最後，務必提前思考出路，以提供替代方案面對突發的狀況。提前思考沒有收到回覆、超過期限時的因應措施，如打電話、寄簡訊或尋找新的聯絡人，確保不會被突發狀況影響整體進程，讓工作排程與電郵的收發更充裕及富有彈性。
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