SmartM 人才培訓網

想知道怎麼防止浪費時間的會議？芝加哥軟體開發商37signals將分享他們的經驗，你會很訝異：37signals完全沒有不必要的會議！

完全沒有不必要的會議，意思就是：沒有定期性的會議、沒有強制參加的每周員工會議、沒有主管臨時召開的會議。除非要極度必要時，才會以視訊聊天的方式溝通，而且一定會設定30分鐘的定時器。（沒有任何會議應該超過30分鐘）

37signals的專案經理Jason Zimdars表示：越少的會議，越能讓公司運作上軌道。根據悲慘的經驗，一場會議前後平均要各花一小時準備和重開機，也就是說：無論你的會議多短，一旦開始勢必就得浪費這麼多時間。更好的方式，就是一個會議都不要有。

「這個世界上每個人都在開會，甚至根本不知道這場會議跟自己有沒有關係。」 Jason Zimdars語重心長地表示，在37signals沒有會議，如果我們需要見面，是基於極度必要的時候。

完全取消所有會議，可能為你來說太過困難，但是我們能有機會向劣質的會議說不！好的領導者不僅要懂得激勵員工、管理員工，還要會充分利用會議。一個長達兩小時的垃圾會議，和一個充分討論的三十分鐘會議。主管是好是壞，從這裡一目了然。

無論是一對一、團隊每週例會，或是與上司下屬的會議，遵循一些簡單的規則可提高會議的生產力。除此之外，你會發現自己將成為最受歡迎的主管，同時也展現你的領導能力。

第一步：在所有可以改變的事情做改變。紐約大學史騰商學院助理教授Aline Wolff指出：從微小的事情著手，都有可能大大改變會議品質，包含更換場地、縮短會議時間等。

第二步：找一個下屬代替你主持會議。聽起來有點不合理？違背我們所知的管理？但是好的主管都知道，會議中的重點在於聆聽成員的發言，而不是引導每個人的討論。請留意！當主管就是會議主持人時，這場會議註定變成一場報告。

如果以上的作法仍不見效，麻省理工學院史隆商學院的Neal Hartman建議你：應該直接取消會議。「當對會議的依賴越陷越深，一切將難以成事。」

光在一家公司，對於會議的看法就不一致了，更何況是跨國公司，只可惜一般企業都小看其中的文化差異性。在德國與北歐地區，會議需要被精密計算且節省大量時間，有時甚至只是用來宣布事情，但也常因為缺乏交流討論而被詬病。

在歐洲南部，卻是完全不同的光景。這裡的會議總是遲到，和煦的陽光讓人覺得懶洋洋，咖啡茶點更是會議中必備的。在亞洲國家，通常是年資深的經理人召開會議，並流行在會議中靜默沉思。相比之下，北美地區不喜歡沒理由的沉默，美國人會視填補沉默的空缺為一種禮貌。

改變會議場地：研究證實站立會議節省三分之一的時間。

適時放些茶點：一盒甜甜圈可以緩和氣氛，還能改變心情。

先報告好消息：正向的心情將促使會議加速進行。

會議越短越好：最多不超過九十分鐘。

按著流程進行：專注在會議最終的目的，拒絕不相關的討論。

解除心理壓力：面對現實吧！一場會議無法解決所有問題，你必須讓自己好過些。

 

 

風傳媒授權轉載