上司交代工作時， 試著想像其中的意義和目的
對上司而言，「機靈的部屬」是時時體察上司的立場和心情，能事先採取行動的部屬。好比說，上司要你「這份資料影印五份」。依據如何處理這個交辦事項，就能知道這個部屬「機靈」的程度。
遲鈍的部屬會把影印好的資料整疊交給上司。一般程度的部屬會用釘書機把每一份釘好，讓資料可以隨時發下去，這樣是最低限度的體貼。
機靈的部屬則會確認「資料會在什麼狀況發給什麼對象」，決定是否「放入資料夾」，甚至考慮到要把資料帶走的情況，貼心設想「先準備好能裝資料的信封袋」等。
機靈的人未必是成績優異或行事高調的人。
在職場上對於處理上司交辦的小事，若能展現出比別人更貼心的一面，也能確實提升自己的評價。
重點是，只做對方「料想得到的範圍內」的事，無法打動對方的心。交辦的事項如果只是單純完成對方交代的事就結束的話，無法在他人的記憶中留下印象。
當上司交代工作時，先想像這件事具有什麼樣的意義和目的，早先一步完成。想要成為機靈的人，第一步就是在日常生活中訓練想像力和行動力。
以回報的速度，贏得對方信賴
機靈力有個重要的要素就是「回報迅速」。例如，假設上司要你去預約接待用的餐廳，你馬上採取行動，依吩咐訂好了位，卻沒有跟上司報告這件事的話，會如何呢？
你可能會被認為是個失職的員工，也就是等到接待客戶之日接近時，上司問你「餐廳訂好了嗎」，這時才回答「訂好了」的人。
切勿認為只要確實做完交辦的事就算完成了。之後還要報告結果才能算真正完成一件任務。報告愈是迅速，對方愈是會評價你「細心周到」。
指示、委託別人做事的人如果沒收到結果的報告，會一直處在不安的狀態，不應該忘記這一點。所以收到指示後就要記得常常回報結果。
尤其是被交辦重要案子時，不只是結果，還要報告目前的進展「那件事現在的狀態如何」。要是進展得不順利，更要思考不順利的原因或準備「自己認為這樣做比較好」的替代方案，請求上司裁決。
為了讓工作進行順利，應共享必要的資訊，這需要經常回報才得以成立。沒有上司會認為部屬的報告很多、很煩人。機靈的部屬少不了「報告、聯絡、商量」的工作。
當上司交代「有空再做」時，要優先把這件事處理好
上司交辦的事情當中，也有不是那麼緊急的事。這種時候，上司會說像是「有空再做就好，把資料蒐集給我」這樣的話。
不懂得察言觀色的人會真的「照吩咐」把這件工作往後推延。結果，時間經過愈久，愈覺得處理這件事很麻煩。
機靈的人不會真的聽信「有空再做」這句話，他們的做法是立即著手開始蒐集資料，迅速因應交辦的事項。
「有空再做」這句話要當成上司顧慮到部屬工作忙碌的「客氣話」比較恰當。這是「不好意思麻煩你」的心情顯現在退讓一步的委託說法。
如果發現藏在話語背後的「體貼」，就應該回應這份心意。回禮就是「優先處理這件工作」。把「總有一天要做的工作」當作「現在就要動手的工作」也能讓自己的精神層面維持在更正面積極的狀態。
先解決愈往後延愈是掛心的事項之後，自己也能專心在重要的工作上，連帶也使得工作更有效率。
受人之託時，就算先擱置自己手邊的事也要提出成果是很重要的。早先一步提出預料之外的結果，對方也愈開心。察覺別人的心意就馬上採取行動因應，從中獲得的好處是無可計量的。
以小小的謊言，減輕對方內心的負擔
機靈的人是能「若無其事對人體貼」的人。以自然的方式接受小小的體貼，任誰都會產生感恩的心情。不過，同樣是親切的行為，若是強迫別人接受反而會招來反感，而不是感謝。
要做到不著痕跡的親切，需要有製造偶然的技巧。例如，上司要求已經忙得不可開交的同事去影印資料時，就可以假裝成「我也有東西要影印，順便幫你印」。
這種「小小的謊言」具有消除對方「內心負擔」的效果。因為對方不覺得是「請你特意去做」，能夠率直地致謝。
當你受到這種機靈的對待時，不會說「不好意思」、「對不起，麻煩你」，而會坦率地說出「謝謝」，對方也會覺得心情好。
面對有困難的人，有種人很喜歡照顧別人，但也應該把持一定的限度。比方說，某人有十件未完成的工作，只幫他負擔其中一項就好，懂得這樣「幫小忙」的人才是機靈的人。
若想和有困難的人一起承擔，而幫他接下五、六項工作的話，之後一定會出現為難的情況。
只幫點小忙，不讓對方有所顧慮，就能讓雙方感覺愉悅。切記不要擅自過度相信自己能幫上別人的大忙或侵入對方的領域。（本文摘錄自《機靈力和工作流程最佳管理力》第一章，天下雜誌出版）
書籍介紹
作者：知的習慣探求舎
出版社：天下雜誌
出版日期：2016年12月
知的習慣探求舎
以時間管理、資訊管理為首，重新規劃並檢驗平日工作的方法、技術與小撇步，為提供讓任何人都能學得會的技能所組成的團體。宗旨是希望作為領門人介紹最新的商務技巧與知識，活躍於業界，著有《快速學會職場上最重要的2大能力 速度力和整理力》等。
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