一封電郵，細節會決定它的命運，有些巧思可以讓閱覽率與回覆速度大幅提升；有些瑕疵則會讓信件石沉大海而杳無音訊。其實，除了內容，E-mail中的標題、文字語調也會影響溝通的成敗。美國Career Hackers的創辦人Lisa Siva就提出了四個要點，具備這些條件，無論是業務開發行銷或是活動行銷，都能讓成功率提高。
一、標題點出問題
情境：當需要解決問題，徵求對方的意見
在需要對方給出意見、回饋時，信件標題請直接點出問題。由於溝通的另一方，不論是客戶、同事、主管，每個人手上同時有多項事務在處理，若標題不夠直接，沒有交代需要回應的問題與環節，收信者很可能因為不清楚問題、前因後果等狀況而拖延，不了了之。相反的，若能在標題點出信件的概要、重點、問題的狀況，對方了解了這封信的目的與內容時，更容易迅速抓到重點並有效針對問題迅速回覆。
例如今天我們要處理訂單簽收問題，那麼在標題就打出「訂單簽收狀況與意見徵詢」等清晰的目的與標題，客戶了解需要和你確認訂單的簽收細節，就會聯絡相關人員回覆與處理，也能夠幫助你更有工作效率。
二、列出摘要大綱
情境：專案後續的溝通、處理
你手上的專案最新進度、後續處理，全盤了解的通常只有自己，因此和對方溝通時，不能假設對方都和你在相同的水平上。這時將這些緣由打成重點性的提醒與摘要，並放在電郵的開頭，就很容易讓對方很迅速地掌握狀況，也就能夠及時回覆與處理了。
例如今天我們必須和主管報告最新的任務情形，那麼在信件的開頭說明完成進度、發生的問題、預計採取的解決辦法，以及下次回報的時間等重點摘要，主管便能一目瞭然，也能夠針對專案下達決策與給予建議。
三、註明時間與期限
情境：當電郵具有急迫性
在電郵具有急迫性需要對方認可、回覆的狀況時，言明時間性、期限是讓對方最快了解你的緊急、並針對於此迅速進行處理與決策的不二法門。除了強調時間，還可以提及延遲會造成的後果與不便甚至是損失，當對方了解事情的嚴重性，就會拿出行動力迅速解決與回覆了。
例如，今天我們必須和同事合作交付客戶貨品，點出貨品的出貨日期，並附上需要對方迅速回覆的內容、想要對方提供與認可的環節，同事知道了出貨在即，自然就會馬上回覆電郵。
四、提供具體的解決方式
情境：共同處理與解決問題而沒有共識
在共同分析與處理問題而沒有共識時，提供具體的解決方式徵詢對方同意，並讓對方認可你去進行決策與行動，是能夠促使對方馬上回覆與處理的重要方式。由於溝通雙方可能僵持在無法定奪的局面、又沒有妥善的解決方式，這時提供一個新的、具體的措施與方式在電郵之中，打破僵局並徵求對方的同意，對方分析衡量你提供的解決方式，也容易直接進行回覆與認可。
例如今天我們和主管溝通專案的走向時，提出你具體的草案、構思甚至是整體企畫內容，主管審核與認可一個現有的提議，當然會比共同思考與構思新的解決方式來的快速，自然能夠節省時間馬上為付你的電郵了。
在撰寫電郵時，不妨融入重點性的標題、摘要與大綱讓對方馬上了解情形、列出期限與時間排程、並提供解決方式，是讓電郵的收發更有效率，也能節省大量等待時間的四大要訣。
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