你是否總覺得被眼前堆滿的工作和即將到來的截止日期，壓得喘不過氣？績效顧問Graham Young擁有豐富的演講經驗，而他在大公司中聽到最多員工的抱怨便是「高估了自己的能力」、「錯誤的時間管理讓to-do list無法及時完成」……這些人的共同結果就是對自己失望，以及覺得能再做得更好。
奇妙的是，「覺得自己做得不夠好」的負面情緒背後可能有跡可循，這些對自身的不滿足通常來自於成長背景，那些曾遭到程度不一的霸凌、虐待或經歷雙親離婚的兒童，都傾向將一切錯誤的責任歸咎於自己，這樣潛在的缺乏安全感易導致時間管理能力不佳，並總在有限的時間內塞入不能再多的工作，到頭來又陷入無法如期完成的惡性循環。一旦了解了我們的信念是如何影響效率，透過以下五個方法，將有助於培養有效率的思考方法。
一、挑出每日最需優先處理的三件事
在規劃每日需完成的事項時，絕對要清楚一個大多數人都有的迷思──相信自己能夠做到很多事，而後總在清單上列了太多不可能在時間內完成的事項。與其好高騖遠的安排，最後導致任務未完成、挫折感排山倒海而來，不如先嘗試評估每件事的優先順序，並根據它們的重要性與緊急程度考量，排出當日最重要且最需要完成的三件事。
當然這並非意味只需做這三件事，而是透過一層標準的過濾，能讓人對各個工作所預計花費的時間安排更具掌控力，且在時間取捨上也以那三件事為主。畢竟把重要的幾件事盡力做到完美，遠比興高采烈地排定了十件事，最後勉強而零零落落做到六件事還要來得有效率。
二、運用「減法哲學」避免負荷過重的忙碌
你是否也經常有過這樣的想法──「我應該能再多做一點事⋯⋯」或總是盡自己可能的把每日工作都塞滿，但令人沮喪的是，你愈是想多做一點，效率便會隨之下降，做事的品質自然可能也會不如預期。人畢竟不是機器，無法長時間的高效能工作，為了別讓忙碌扼殺效率，建議可以換個思維哲學，也就是利用「減法哲學」，開始思考「有哪件事可以不一定要我做？」再把那些真正有價值且必須交由你的工作留下來，多用「刪除」、「自動化」和「指派」這些動作，避免過多任務打亂了工作節奏。
三、學習評估狀況並適時拒絕新的任務要求
如何說「不」是每個人都得學的事情，我們時常為了顧及禮貌或不好意思拒絕別人請求，而把太多難負荷的工作攬在身上，最後卻導致事情做不好、自己又累壞的窘境。只是究竟要如何避免說「不」所可能產生的尷尬呢？其實與其「對人說不」，相比之下「對工作說不」要來的簡單多了，建議可以透過清楚解釋自己為何無法接下這個任務，並讓對方以你的立場思考，將能有智慧地避免別人的誤解或負面觀感。
四、給自己更多的預計花費時間
當我們在規劃工作清單時，後頭一定都會標註該工作所需花費的時間，但許多人常犯的錯誤便是──低估了時間、高估了自身專注力！延遲或未完成並不一定代表你的能力不足，常常只是因為所定的時間不夠精確，太過於理想化與機械式地分割各時段，然而事實卻不見得如人所願。因此最好在每個優先任務所花的時間中，加上15到30分鐘超過時間的可能，並別忘了將突發狀況納入考量，這些狀況可能是分心、緊急事項或突然要參與的會議等等，為自己預留30分鐘至2小時的緩衝時間，才能讓時間規劃更為實際。
成功者的特質便是勇敢做夢並把夢做大，儘管不切實際卻也能讓自己充滿幹勁，然而實踐夢想又是另一回事，唯有透過實際且貼近真實的時間規劃方式，才能一步一步為將來的成功鋪路！
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