為什麼我們要整理資料？是為了資料有個存放位子，還是為了讓資料看起來很整齊，又或者是讓資料「更好用」？我相信這三個選項，大多數朋友會選擇最後一個答案：「讓資料更好用」。
而什麼是「讓資料更好用」呢？可以有三個解釋：
- 讓資料未來要用的時候可以很快找到。
- 讓未來有需要時知道要使用什麼資料。
- 讓未來資料被使用時可以適合使用。
整理資料的行動是當下，而著眼的是未來，未來某一天我們要很有效率地去使用這些資料，所以我們整理他。
因為我們知道如果不整理資料，那麼有可能我會忘記資料放在哪裡或不小心丟掉資料，於是以後要用時找不到。如果沒有好的整理，我不知道自己有哪些資料，忘記堆積的資料的用途，以後需要時不知道自己可以使用哪些資料。以及如果不整理資料的話，讓資料呈現原始素材雜亂的情況，那麼到了使用時，我可能必須重新理解這些資料的內容，增加使用的難度與時間。
於是，這時候我們就會開始「整理資料」，但有可能我們優先想到的整理方法是「分類與儲存」資料。然而，還有一些方法可以幫助我們的整理更能滿足「讓資料未來更好用」，而不是整理了很多資料但資料卻很難用 ，這些方法就是在資料與筆記上「加工」。（參考：改掉畫重點與抄筆記習慣，寫與說的筆記更有效學習）
幫資料或筆記加工的意思是：
我們應該優先整理的是「資料內在內容」，而不是「資料外在位置」。
尤其在數位應用時代，資料儲存在哪裡其實不是那麼重要，因為「搜尋」都可以幫我們很快找到（參考：不需要搜尋時才要搜尋！這一步徹底改變你的工作效率），所以位置變得相對不重要。
重要的是就算儲存很多資料但還是沒有用的問題，而這個問題就是因為我們沒有幫資料與筆記「加工」，沒有：「讓資料的內在內容本身變成有用的資料」。
以下，我就分享兩個我自己常常使用，真的可以幫各式各樣資料本身變得更有用的加工方法。
你還可以延伸參考的資料收集技巧：
1. 三層筆記法：整理那些需要採取行動的資料
當要處理像是我擷取的網頁文章、工作會議紀錄、文章草稿、工作或生活計劃時，我不會只是一股腦的把資料原封不動的記錄下來，而是我會在記錄下來的同時，使用我的「三層筆記法」對他們重新整理（加工）。（參考：讓筆記效果倍增的萬用三層數位筆記法 11 則範例實戰）
這類資料本身都具備三種內涵：
- 有些是參考性的
- 有些是重點
- 有些是需要採取行動的
我的「加工」就是把資料裡的這三種內容區分開來，構成：封存層（參考用）、構思層（重點整理）、行動層（要採取什麼行動）。
這樣一來：
不僅資料容易被搜尋到（因為加入很多我認為的重點的關鍵字），而且以後找到這些資料時，可以快速從行動與重點中掌握使用方法，也能幫助我理解這些資料的用途是什麼。
2. 康乃爾筆記法：整理那些需要理解重點的複雜資料
有些資料本身就是參考、研究、學習用途，不一定有什麼具體的行動要執行（所謂具體行動，像是工作計畫），只是以後在尋找參考資料時，需要找到這些資料做引用，或是幫助我喚起記憶而已。
這時候這類資料如果本身很複雜，例如是一篇寫的很精采但長篇大論的評論，就可以利用「康乃爾筆記法」來做資料內容本身的整理，康乃爾筆記法的重點就是利用表格，讓簡單的重點、複雜的內文並列，幫助我們快速回憶與理解重點，需要時再回到對應的原文段落重新閱讀。
我們要知道，很多研究資料都是收集一段時間之後才使用，通常過了一段時間，我們對於原本資料的閱讀理解記憶已經降低很多，甚至可能完全忘記當初在這個資料裡看過什麼！
我們要知道，很多研究資料都是收集一段時間之後才使用，通常過了一段時間，我們對於原本資料的閱讀理解記憶已經降低很多，甚至可能完全忘記當初在這個資料裡看過什麼！
如果這時候我們只是單純的儲存資料，很有可能下一次找到資料要使用時，因為完全忘記裡面有什麼，必須重新再閱讀與理解一次，這樣不就是「讓資料變得很難用」嗎？
所以，更好的資料整理方法，是第一時間先幫資料加工，用康乃爾筆記法把自己第一次閱讀後理解的重點整理出來，並且跟原文段落對應，這樣下一次我要使用時，按圖索驥，效率會提升很多。
小結：
整理其實很簡單，尤其在數位應用時代，有很強大的搜尋工具可以幫我們找資料，所以我們的整理思考：
不再只是需要分類找位子，而是要怎麼讓資料更好用！
要讓資料變得更好用的整理方法也很簡單，就是「記得幫資料加工」，不要讓資料只是原始素材的儲存，用這篇文章分享的兩種簡單加工方法，資料就可以在未來要使用時，變成「有用的資料」讓你使用，這才是有效的整理術。
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