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和主管溝通為何那麼難?掌握5要點,開口就獲重視

SmartM/彭書耘
2017-08-03
和主管溝通為何那麼難?掌握5要點,開口就獲重視
圖片來源 : rawpixel

許多人在與上司溝通時會陷入掙扎,反覆拿捏著陳述的力道、說服的字眼。根據HubSpot網站的調查,近70%的上司會積極介入自己的業務,卻有將近一半的人表示不認同上司決策。然而,業務最終要落在自己身上,仍須充分溝通才能有效果。Rick Kranz是數位行銷領域的專家,從部屬到成為主管、經營者,透過其企業管理30多年的經驗,歸納出五個與上司溝的好辦法。

1.賦予自己「溝通的權利」

工作時,或許是工作場所限制,或許是權力義務區分明確,許多人會感受到一股無形壓力,而此壓力便會使自己靜默,認為自己並沒有被賦予權力直接與上司溝通。然而,向上溝通是每個人都有的權力,很多時候不與上司直接討論可能僅是沒有必要,可以判斷事情大小,透過其他同事或他身邊的人傳達,但有一項必要的認知,便是每個人都有直接表達的權力。先讓自己做好這樣的心理準備,開口的難度便會降低許多。

2.不限制自己討論的主題

向上溝通總是令人緊張,彷彿任何話題都不適,認為不應用這類的事務打擾上司。但Rick Kranz提到他喜歡整個團隊都投入討論的感覺,因此若是對於公司業務或本身企劃有益的話題也隨時可以提出相同地,上司絕對樂意傾聽這方面的事務,要點在於自己對主題準備的充分度,若能從話題起始便抓住上司的注意力、引起討論,便成功地達到溝通目的。

3.選擇正確的時間討論

上司工作繁忙的時候,絕對不是提出討論的好時機。若是重要的討論當然須事先安排,除了能有充分時間提出想法,對上司也是必要的尊重。此外須注意,並非所有事項都適合另外約主管討論。對任務成果的討論、企劃想法的提出,應選在固定會議時間,接續在正確的主題後提出,另外約時間討論反而顯得不合時宜。抓準主題的討論時機絕對是向上溝通成功的第一步。

4.切中要點的表達想法

當部屬感覺上司心不在焉,對於事情堅持己見、聽不進其他意見有可能是因為你的提案沒有打中痛點。主管時間寶貴,應在一開頭就說明主題要旨,例如在說明決策時,不用提及周邊瑣碎的小事,直接切入說明決策中執行時遇到的問題,過程中也可引用客觀數據或將資料視覺化,用較直觀的因素說服上司改變想法,可以成為溝通過程中極大的優勢。

5.針對疑慮預先分析

若是決定對上司提出想法,絕對得預先思考決策後續影響及其利弊,否則僅會被視為無理的發言。同時,若能在提出想法時便接續說明接下來的規劃,如方案A、替代方案B等等,也能增強說服力,讓上司知道自己為此任務決策做的努力,進而思考提出方案。

有效的溝通須建立在雙方之上,然而,雙方地位不對等時,有效溝通更是一門困難的課題!用以上五個方法嘗試與上司開口,或許自己可能在其中得到比以往更不同的成長。

 

 

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參考資料

Hubspot

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