SmartM 人才培訓網

外商顧問簡報資料的第一頁會放什麼？不是圖表，十之八九是條列式文字。

為什麼呢？因為客戶大多是企業經營者，忙得難以抽出時間來。比起聆聽圖表分析或背景解說，他們更期望可以立即知道重點在哪。

顧問必須將非說不可的重點，以簡短且極具吸引力的方式表達出來。而雀屏中選的做法，就是條列式。

因此，影響簡報成敗的條列式表達，絕不會交給新手顧問，一般都是由團隊的負責人擔綱。對外商顧問而言，條列式可說是遠勝圖表的首選手段。

說起來，條列式表達究竟有什麼樣的功能？

在此以牛丼的推銷為例，試著比較條列式和文章式的呈現有何不同。（參考圖1）

顯而易見的，文章式的資訊量較多，說明也比較仔細。然而，過多的資訊會讓人難以吸收，既沒動力也沒興趣讀到最後。

另一方面，條列式的資訊簡潔，可以馬上看出重點。這是因為資訊量較少，處理起來也輕鬆的緣故。

對於文章式表達，能耐心讀完的人想必不多吧。

反觀條列式，大多數的人應該都可以瞬間閱畢。條列式具有減輕讀者或聽者處理資訊負擔的功能。就結果而論，可以讓自己想說的話，迅速且正確的表達出來。

所以，自然也容易打動原本沒興趣的人，願意傾身注目你想表達的內容。

相較文章式，條列式的字數較少；換言之，就是資訊量少。

若單就傳達給對方的資訊量來看，文章式的確勝過條列式。

但由於文章式的資訊量多，或許會讓對方處理不完，無法讀完全部資訊（參考圖2）。再者，又因只處理了一半，也可能導致資訊雖然傳達了，意思卻沒有明確表達出來的結果。

反觀條列式，單就傳達給對方的資訊量來看，的確是劣於文章式。

不過，原本對方要負擔的資訊處理，在此則交由表達者代為事先彙整成精簡的內容（參考圖3）。對對方而言，不僅減輕了得自行處理的負擔，也較容易正確接收表達者想傳達的資訊。

若以料理來比喻，我想可以更容易理解。

那麼，條列式所減輕的資訊內容，可以縮減到多少呢？

在此不妨試著來看前面有關牛丼的例子。

其文章的總字數為152字；條列式的總字數則只有17字。

若將文章改為條列式，總字數約可縮減至八分之一的量。如此一來，即可做到簡短且極具吸引力的表達。

我再重述一次。條列式表達的功能，就是減輕讀者或聽者處理資訊的負擔。

即便是面對忙碌或興致缺缺的人，也能表達出自己想說的話，進而打動對方的心。

條列式不單只是一種寫作技巧，更是用來打動人心的資訊處理技術。

對於條列式表達的功能有所了解後，就會知道什麼是適用於條列式和不適用的情況。

當你不想讓對方花時間處理資訊時，好比說對方是個大忙人之類，就很適合使用條列式表達。例如，向主管報告等，即是很典型的例子。

另外，當對方對你的發言不感興趣時，使用條列式也極具成效；例如，產品推銷的簡報發表等。

據聞企管顧問無論如何，重點都會彙整成三項。其實，三項並非關鍵所在，你要彙整成兩項或四項也可以。重要的是彙整為簡短的條列式。

企管顧問面對的，是時間有限的忙碌經營者。因此，必須得用減輕對方負擔的條列式來表達意見。

當然，有時也會遇到不適用的情況。

像是面對不討厭承擔處理資訊責任的人，就比較適合使用文章式表達。

好比說，對方是個勤學的人，不僅時間充裕又熱心學習；此時使用資訊量多的文章式，更能達到效果。因此，如學校的教科書、以知識或技能學習為目的的專業和技術書等，都可說是文章式表達的代表。

另外，面對有意將所學加以致用的人，有時也不需要使用條列式，反倒適合花時間慢慢說明。

條列式和文章式，兩者絕不是對立的，而是根據場合和情況來靈活運用。（本文摘錄自《原來，這才叫說重點》序章，方智出版）

外商顧問公司經理、東京農工大學特聘教授。東京工業大學工學系畢。取得英士企業管理碩士，早稻田大學商學研究科博士、商學博士。

大學畢業後，任職於NTT DOCOMO。從曾在矽谷一同工作過、人數達500人以上的創業家們所做的簡報或提案資料中，體悟到簡短且極具吸引力的條列式表達的強大力量。經手經營策略、行銷策略、新事業，以及經營會議營運支援等多種企管諮詢專案。運用條列式表達，製作針對經營者的簡報和資料的次數已超過300次。目前也在東京農工大學，教授以條列式表達為基礎的故事線建構技術。

著作有《派得上用場的經營學》（東洋經濟新報社）、《改變公司的會議力量》（講談社現代新書），以及與人合著的《情境思考》（東洋經濟新報社）等。