「落實PDCA循環！」
你的上司是否常提出這樣的要求？PDCA原本是一種管理流程，包含：
Plan （計畫）
Do （執行．實績）
Check （檢核．覺察）
Action （改善行動）
這套流程是由統計學者愛德華茲．戴明（William_Edwards Deming） 所提出，原本是用作製造業的品質管理以及生產效能的提升，現在則廣泛應用在各個商業領域。
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那麼， 轉動PDCA，又是怎麼一回事？
首先，要擬定計畫，隨後加以執行，之後再進行檢核，訂立改善計畫；接著再次執行、檢核、改善……。
像這種周而復始，不斷進行計畫、執行、檢核、改善的過程，就稱為「轉動PDCA」。
或許有人會覺得「什麼啊，這有什麼了不起嗎？」
「不要跟我說這種大家都知道的事啊！」
既然你這認為，那麼你是否曾將PDCA運用在工作中呢？
大家都知道PDCA，但能純熟運用的人卻很少。
很多情況是上司想教，部下卻覺得自己已經會了， 不過也只限於「 知道」PDCA。
我身為「創造時間，讓縮短工時模式化的顧問」，和許多商務人士接觸時，常會聽到這些的煩惱：
「無法達成目標」
「想解決問題，取得成果」
「專案管理無法順利進行」
「事情總是不斷拖延，到期限快截止前才匆匆忙忙地應付」
實際上，這說明了很多人無法轉動PDCA而感到困擾的事實。
這些煩惱都是只要能落實PDCA就能解決的問題。
那麼為什麼大家都很熟悉PDCA，卻不能讓它轉動呢？
只要能將PDCA視覺化，就能啟動循環
就像到目為止我們所看到的，PDCA循環本身並沒有什麼複雜的地方，不過是是計畫、執行、檢核．覺察、改善行動的簡單循環。
但儘管如此，我認為多數人無法順利運用的根本原因，就在於「無法用眼睛看見」。
所謂無法用眼睛看見是什麼意思呢？
簡單地說就是「沒有視覺化」。
視覺化1：能看見整體圖像
舉例來說，工作能力好的人在行動前往往可以看到計畫的整體圖像。計畫成員中包含哪些人？每個人各自負責什麼工作？整個計畫以什麼樣的順序進行？哪裡會出現瓶頸？預算是多少？工作能力越好的人越能夠對計畫整體產生臨場的想像，簡單地說，就好像是在腦中畫「一幅畫」。
在運動領域也一樣。
例如像曾被選入日本代表隊，被稱為「指揮塔」的中田英壽和遠藤保仁，越是像他們這樣的一流選手，越容易做出彷彿在俯瞰球場般的傳球。
當然這裡指的不用眼睛看，而是說他們擁有在腦中產生像是從上方俯瞰一幅畫般「看見整體圖像的能力」。
而在商業領域中，我們習慣的可能不是像繪畫這種抽象的概念，而是以下列形式存在各處的資訊：
- 在會議中發表的營業計畫、銷售預算
- 用電腦輸入的營業日報
- 在電腦上確認的銷售業績及達成進度
- 每天記入筆記或手帳中的會議交涉結果及各種心得
- 寫在手帳上的客戶訪問計畫
如果不能像畫一幅畫那樣將這些資訊視覺化，就不能知道PDCA是否順利運作。雖然沒有實際感受到PDCA正在運作，但又總覺它應該有在轉動，不知不覺就把PDCA拋在腦後了。
如果不能像看一幅畫那樣，看出整體圖像的不斷出現的變化或改善，就很難察覺PDCA的運作。
也因此，在轉動PDCA時，能夠在大腦中確實將整體圖像「視覺化」的重要性可見一斑。
視覺化2：數値化
第二點是「數值化」。
這是最常在工作中使用的PDCA指標，例如：
訂立目標營業額➞舉辦促銷活動➞月底結算時，計算實際的營業額➞開會檢討，執行後續的改善方案與對策。
如果是數字很精確，可以確實反映計畫目標的情形，實績的檢核也可能只要透過數字就能確實掌握。若連改善方案或行動都能數值化，那麼要轉動PDCA就會變得非常容易。
除了營業額這類容易訂出數值目標的工作內容，其他像是減肥或跑步……也能利用數值讓轉動PDCA變得更加容易。
視覺化3：寫出來（畫出來）
但另一方面，也有很多難以數值化的狀況……。
- 總是會遲到
- 老是無法如期完成
- 遲遲無法採取行動
像這類問題，一般都會覺得難以數值化，要運用PDCA也會有困難。
但是，其實只要利用筆記本或紙張把它們寫下來，就能轉動PDCA。
過去被稱為「宅王之王」的岡田斗司夫，曾用「把吃下的東西記下來」的方法，一年內成功減重五十公斤。後來他把這個方法寫成了《別為多出來的體重抓狂》（いつまでもデブと思うなよ），在日本是銷售超過五十萬冊的暢銷書，應該有很不少人看過。
他的做法就是藉由記錄每天所吃的食物，改變意識，讓自己行動的整體圖像變得清晰可見，進而做出改善的行動。
所以說《別為多出來的體重抓狂》也是一個因轉動PDCA而成功的案例。即便是乍看之下很難數值化的事物，也能藉由寫下來而變成可以看見，讓轉動PDCA變得非常容易。
此外，據說工作能力好的人習慣用圖像思考。比起再多的語言說明，有時候，畫出簡單的圖像說明更容易被理解。
請試著想像一下有人問路的時候，若只是用口頭說明：「在下個轉角右轉，大約直走七十公尺後，左轉進入小巷，那裡有扇門，之後再右轉，進去之後有……」對方聽完之後應該還是一頭霧水，但只要畫一張簡單的地圖，一下子就能解釋清楚。
不要只是在腦中思考，只要能寫出來（畫出來），變得可以被看見，就能變得「簡單易懂」。
就像這樣，讓PDCA轉動的重點在於藉由數值、文字和記錄，透過讓整體圖像變得像一幅畫般的「視覺化」形式，讓循環的運作變得容易理解。
「PDCA正順利轉動呢」
「開始改善了」
這些狀況都能透過雙眼看見清楚理解。
這就是讓PDCA轉動的第一個原則。
如果能將PDCA一連串的流程像一幅畫一樣記錄下來，加以視覺化，就不會感到迷惘，也能簡單著手進行計畫、執行、檢核；之後，要思考怎麼改善時，也會變得更「簡單」。（本文摘錄自《讓自己快速進化的PDCA筆記術》第一章，時報出版）
書籍介紹
作者：岡村拓朗
出版社：時報出版
出版日期：2017年8月
岡村拓朗
在外商企業主管，也在公司外從事「創造自己的時間，縮短工時模式化顧問」活動，是一位專業多工的上班族。
1972年出生於身福岡縣福岡市。1995年大學畢業後進入連鎖超商總部工作。在地區營業所任職時代，從現場所使用的「驗證假說循環」中學會PDCA的思考。調職到總部行銷部門後，因業務改革專案被破格任用，成為最年輕的主管，負責打造全公司規模，運用PDCA的促銷模式。
2003年轉職到外商醫療保健企業，過著每天只有工中的生活，每月加班100個小時以上，遠超過被稱為勞死底線的80小時，體重激增10公斤。後來因為運用獨特的模式化方法，開始做PDCA筆，讓工作效能大幅提升，年收入增加了3倍，不再加班，並順利減重13公斤。其中工作成果的一個例子，是開發了嶄新促銷系統，讓宣傳活動的次數增加了28倍，但準備時間僅為原本的1/5、成本也只需要原本1/3，節省了一億日圓。擅長的領域是打造實現短工時的機制。
從2015年開始從事受公司認可的副業活動。主持「工作快5倍！實踐會」，以PDCA筆記的活用方法為基礎，擔任創造自己的時間並提升工作成果的顧問，和提升生涯品質的教練，以「創造自己的時間，縮短工時模式化顧問」的身分積極活動中。
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