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新書搶先看》培養會思考的部屬!主管要給意見,但要支持部屬的決定

柴田昌治
2017-10-15
新書搶先看》培養會思考的部屬!主管要給意見,但要支持部屬的決定
一般來說,迅速判斷是成功的商務人士的必備條件。只要深思過真正的意義與目的,就算沒有花費太多時間思考,也能得到好結論。
但讓我覺得危險的是,人們經常缺乏思考,只憑過去成功的經驗,就輕率的做出結論。
答案給得太草率,就是「有能之人」容易掉入的陷阱之一。
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越多成就,越容易把經驗套用在所有狀況 

越是在某領域表現傑出的人,越容易創造一套經驗法則,不管遇到什麼樣的問題,都會參考它。
尤其遇到相同的問題,就會反射性的做出「以前就是這樣處理,這次也用相同的方法解決!」的結論。
但是,這個做法卻不一定適合每一種情況。
因為時代以驚人的速度變化。有很多案件乍看之下和過往的情況雷同,但由於周遭環境與條件都已經改變,所以一定會有某些地方和從前不一樣。當然,也有一些成功法則,到了現在依然適用。
我想強調是,人們沒有考慮「可能和以前的條件不同」、「過去的做法可能無法應付」就輕率的做出結論,這個舉動有問題。
比起管理人員,站在第一線的下屬,更能掌握最新知識跟現場狀況,而天天和顧客接觸的窗口負責人,則有根據最新消息做出判斷的能力。
「自己可能得出錯誤的結論」、「因思慮不周,提出來的結論也許有問題」,想不到這些可能性,也是非常危險的。
如果想活用過去的經驗,更應該徹底想清楚,如何藉某種經驗,引導人們思考。如此,過去的經驗才能獲得重視並展現出價值。
我們不能肯定自己一定是對的,所以要養成在給答案之前,先問自己:「這個答案真的好嗎?」如果過於相信經驗,就會認為自己的意見一定是正確的,日後可能會造成嚴重的後果。 

「不思考的人」的行為特徵

當人在思考某些問題,特別是在重點還不明確時,腦中的思緒容易混亂不清。所以,還不習慣思考的人,容易出現「快點講出答案,就能結束這一切」的心態,因此容易讓事情出現狀況。
我的公司會定期舉辦研習會,其主題和企業組織文化改革議題有關。每次都有來自各家企業的員工一起參與,而我們在研習會一開始也總是會說:「我今天的目標,就是讓各位在最後帶著鬱悶的心情回家。」所有人聽到這句話以後,都露出驚訝的表情。
他們本來認為:「既然今天參加研討會,應該可以解決我目前的煩惱和困難。」
當然,我希望每個人到最後都能順利的解決難題。
我們會以那句話當開頭,是因為在解決問題的過程中,一定會有一段時間讓人感到鬱悶。因為所謂最好的結論,是經過不斷思考跟煩惱才能找出來的。
所以,我不會建議大家為了讓自己輕鬆一點,而刻意逃避思考,隨便給答案。雖然深思時難免會覺得煩悶,但也不需要把它當成壓力。你可以找同伴商量、分攤壓力,幫助釐清思考。在這個時代,最需要的生存能力,正是思考和探索。
在處理事情時,如果管理或領導層馬上提出解決方案,部屬會逐漸變得不靠自己思考。
有些人只要主管表達意見,他馬上照做。可是,當主管什麼都不說,他就會不知所措。這是很多管理層的主管,覺得很煩惱的事情。
這的確是一個相當困難的問題。我也曾被一位朋友提醒這一點:「以前你會和我們一起想要怎麼解決困難,可是你最近都馬上回答。」
作為一名企業組織風氣規畫改造流程設計師,我協助過許多企業,因此累積許多寶貴的經驗。
跟工作夥伴討論事情時,我忘了留時間讓大家思考,直接說出自己的想法。雖然這是我在腦海中經過歸納、整理出的答案。但朋友一提醒,我才驚覺:「馬上說出自己的想法,會顯得像在指導別人」。
某間公司的課長也有這樣的經驗。他要求某員工,準備5項製作資料需要的數據。但是員工卻一口氣提交10項,還說:「我多準備了一些數據,請課長看一看決定要用哪些。」
課長聽完目瞪口呆,生氣的說:「我不是叫你選5個數據給我就好嗎!」但等他冷靜一想,發現也許是自己有問題,因為他讓部屬覺得:「就算我想得再周到,最後做決定的人還是主管。」
我不能否認,站在主管的立場,準備好答案讓部屬執行,是最輕鬆又有效率的方式。但是這種做法,不僅無法提振下屬的士氣,也會讓他們喪失獨立思考的機會,無意間奪走他們的思考能力。
照著主管說的去做,不但無法挖掘員工對工作的幹勁與熱情,反而讓只會執行工作的員工越來越多。
在經濟高速成長時期,高壓式管理的確發揮效用,只要拚命依照主管的指示進行,工作就能得到一定的收穫。可是,時代已經不同了。
在經濟成長速度趨緩的時代,已經很難像以前一樣立刻看到成績。而且也沒有太多機會,讓自己的付出,反映在薪資和職務升遷上。
因此,下屬漸漸失去努力的動機也無可厚非。
在過去做什麼都容易成功的年代,即使主管依經驗,或依靠靈光乍現的想法做出結論,也很少會出現重大錯誤。但隨著時代背景改變,以往「有能領導者」的問題,時至今日慢慢的浮出檯面。 

如何訓練部屬自己找答案?

「主管強迫部屬接受自己的想法,無法使部屬成長。」這句話很有說服力,我相信有很多人都會同意。
可是,問題在於,即使主管不再強迫部屬接受,還是無法使部屬拿出應達到的成績。也許有人認為,當主管不再提供做法之後,部屬可以瞬間達成公司設定的目標。我得告訴各位,這種事情不存在於現實生活之中。
這是因為至今為止,依賴主管指示工作的部屬,已經失去了思考能力。「即使我不主動思考,遲早有人告訴我該怎麼做。」這種想法已經深植他們的心裡。
儘管如此,主管也不用灰心,只要利用一些方法或用技巧,對部屬施加壓力,就可以幫助員工培養主動思考的習慣。
首先,我希望各位先著手準備,能讓部屬自由表達想法、不滿,以及能夠發牢騷的空間。
不管團體裡的氣氛多麼和樂融融,每個人心裡多少會有不滿。因為世上找不到能讓人完全滿意的團體,內心有怨言也是極為自然的事。所以重要的是,要創造出能讓他們放心吐苦水的環境。
當他們說出不滿之後,接著會感到不安。因為讓別人知道自己的真心話,也意味著自己處在毫無防備的狀態下。
事實上,這個方式有正面、積極的效果。一旦移除自己與周遭人群的心靈隔閡,你就會開始關心他人,提升對周遭資訊的反應能力。
把目光放在管和同事,你就會開始想:「課長似乎不是這麼了解客戶的情況。」、「前輩的經驗,也許不太適合我這次負責的工作。」
只會依照指令辦事的員工,可能會因此受到啟發,了解自己不可以完全依靠某人。往後面對各種問題時,他們才會盡力運用自己了解的知識想出答案,逐漸養成主動思考的習慣。 

主管要給意見,但支持部屬做的決定 

不過要怎麼做,才能打造盡情說出不滿和真心話的環境呢?首先要從主管開始,改變和部屬的溝通方式。
主管不僅要改掉以權威施壓的說話方式,在表達自己的意見時,也要強調:「我說的意見,只是供大家參考,重要的還是以各位的意見為主。」讓部屬提出自己的見解,一起討論出方案。
大部分的主管級員工認為:「作為領導者,就得自己做出結論。」可是對公司來說,只要能夠根據事實,提出適當的應對措施就行了,提議者無須限制是主管或是部屬。甚至在很多情況下,站在第一線或常跟顧客接觸的部屬,反而才能做出最正確的判斷。
假如一直以來會給大家指示的主管,突然完全不給任何意見,可能會讓大家跟不上變革的腳步,導致團體運作不穩,形成難以收拾場面。
主管還是可以發表自己的意見或想法,但問題是下屬容易把主管的意見,當成最終解答。想讓部屬承擔責任,別忘了明確的向他們表達:「這件事最終由你決定就好。未必要按照我的意見去做,我的意見只是眾多意見之一。」
如果主管沒有常常像這樣提醒自己,容易在不知不覺中,回到從前強迫命令式的態度。(本文摘錄自《重要的事別交給表現亮眼的人》第三章,大是文化出版)
書籍介紹
作者:柴田昌治
出版社:大是文化
出版日期:2017年10月
柴田昌治
SCHOLAR CONSULT公司董事、社長。曾在NHK電視中擔任講師。1979年畢業於東京大學,攻讀東京大學研究生院教育學研究科博士。就讀博士期間創辦德語語言學校,之後成立商務教育公司。活躍於企業內部教育、人力資源、企業風氣改革等領域。
主要著作有《公司病》、《員工病》、《柴田昌治的變革哲學》、《這就是公司變革的開始》、《豐田式最強的經營》等。
 
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