IBM的前執行長 Lou Gerstner曾說過：別讓任何人掌管你的行程。大多數工作者想掌握工作進度，仔細思量規劃好時間，但是在實際投入工作時，多會發現這些事情並沒有如期完成，反而是拖延、影響我們對工作的時間管理，為此entrepreneur的專欄作家John Rampton 提出了安排工作進度表時可注意的地方，讓讀者在訂定工作規劃時更有方向。
1.規劃時間區塊，安排階段性事務
在安排行程表時，同類型任務規劃在同一時間區塊處理，可以更聚焦目標，提升專注力。找出同類的任務整合在一起，並設定一個時間區塊，在時間內完成，例如上午6點到上午7點，查看電子郵件；然後上午8點到10點寫部落格、行銷文案。在訂定任務時，也能用不同顏色的筆來標記出不同時段的任務，使自己能更直觀地瀏覽行程。
微軟的研究發現，在一段時間切換多種任務與持續執行相同類型的任務相比，員工產值下降很多，因此避免多任務的跳轉，具體規劃出行程表的時間區塊有助於提升工作效率，使無形的時間分配有形化，更優化時間管理。
2.在行程表裡加上緩衝時間
有效的安排緩衝時間，可以用作緊急任務的處理，也不會因為預定行程被打亂而產生焦慮，同時能優化已完成的任務，或為突發狀況爭取時間上的彈性空間。假如有客戶或老闆將工作任務完成的期限明確通知，在行程表的安排上，盡量自己將任務截止日期提前至一、兩天之前，預防突發狀況的發生，也能有足夠時間重新檢視任務是否有錯誤之處。
此外，最好將行程表隨身攜帶，隨時記錄當下的活動與想法，會更清楚看到實際花費多少時間用於完成任務，以及多少時間浪費在與工作無關的思想、對話和行動上。
3.依會議類型決定討論長度
安排會議時，可針對不同類型會議來適當調整會議長度，提高會議效率。如果自己有帶領遠距團隊，團隊人員分散各地的話，也可以使用如Zoom、RingCentral Business、Zoho Meeting、Join.me或GoToMeeting來舉辦視訊會議，達成面對面會議的效果。
文章作者John Rampton認為，30-45分鐘是最剛好的會議長度，擁有明確的時間流程可避免迷失會議主題，例如例行會議可訂為45分鐘，30分鐘報告，15分鐘討論加上結論，辦公單位小會議可用30分鐘確認團隊人員的工作，相互交流加深彼此默契，用確切的時間規劃不同類型的會議，在安排行程表時才不會造成時間浪費，確認會議的開始與結束，更有效聚焦會議主題，讓討論更有效率。
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參考資料
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