為什麼我們寫下很長的待辦清單，但每次看著清單時，不僅不會鼓勵我去行動，反而讓我覺得好有壓力、想要逃避，於是清單愈來愈長，條列的事很多，完成的卻很少！於是我們開始自責自己的拖延、低效率，但這又導致我們更有壓力，更不想去觸碰清單上面的事情。
這裡面或許有一個關鍵的問題是：「我們是不是寫錯目標、列錯計畫、設定錯任務了？」或許不是因為我們真的很懶惰，而是因為我們「搞錯了真正要執行的行動」，於是那些在清單上的「假行動」帶來了各種挫折、懊悔和反省的夜晚。
我之前在電腦玩物的「時間技客」系列文章中寫下「克服拖延不靠意志力，你需要這三個簡單可行技巧」一文，文章中第二個簡單技巧正是提到要：「把下一步行動變得簡單又立即有成果」，今天，我想針對「怎麼設計有效的下一步行動」，來好好再做一個深入分析。
如果你覺得自己的待辦清單無效，那麼讓我們一起思考看看，會不會是因為你列上去無效的行動，而不是列上去有效的行動呢？
無效的行動：美好而做不到
那麼，什麼是「相對」無效的行動？我們在列待辦清單時，之所以做不到，常常是因為我們寫下了「會讓自己不想去行動」的任務，像是下面幾種寫法。
- 1. 目標很全面，但沒有下手處：
例如我前陣子正在撰寫自己的新書《比別人快一步的 Google 工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》。如果我在列待辦清單時這樣列：「寫一本用Google改進工作流程效率的書」，這樣的目標看起來好像沒問題，卻不是一個好的行動。
因為「改進工作效率」太全面，什麼事情都是改進工作效率，到底我要如何寫才能幫大家改進工作效率呢？所以這樣的行動不是好行動，反而讓我「不知道怎麼行動」。
- 2. 任務很籠統，具體成果不可見：
當我要開始寫書了，我會在待辦清單上列出寫書計畫，但如果我的計畫這樣列：「開始寫《比別人快一步的Google工作術》的「時間Hack」章節」，好像也沒問題，但仍然不是個好行動。
因為「開始寫」很籠統，要寫多久？要寫多少？要寫到什麼程度算是達成任務？因為沒有規範可測量的成果，會導致我覺得「好像什麼時候都可以開始寫，不用現在寫，寫了也不知道什麼時候算達成任務」。
3. 行動很美好，但事實上做不到，或是不能很快做到：
又假設，我看到其他講師可以開兩天、三天的訓練營課程，覺得很嚮往，於是給自己一個行動是：「也來開設一個「時間管理」的兩天一夜訓練營」，這樣的自我督促好像沒問題，但其實不是好行動。
因為我之前還沒有開設長期跨日課程的經驗，我也沒有團隊來幫助我開課，直接跳到願望的結果，卻忽略前面需要準備的步驟，這樣的行動除了讓我看了開心之外，其實也無法讓我真的採取行動，於是我們那些「很大的目標通常也都是被拖延最久的目標」、「很難的習慣通常都是做不到的習慣」。
- 4.計劃很完美，但和我沒有關聯：
又或者假設我看到大家都很流行讀書，我也給自己一個計畫是「每天晚上讀書」，看起來沒問題，但這種看到別人做什麼，於是我想要跟著做的行動，也常常是無效的行動，最後就是發現清單上永遠有這件事，但幾乎沒有做到過。
因為，這件事和我無關。別人之所以每天晚上都能完成「閱讀計畫」，可能是別人很愛讀書、別人要準備考試、別人有工作上的刺激、別人有家人的督促，可能有各式各樣別人的原因，但是「都和我無關」，所以我為什麼要讀書呢？我的理由？我的刺激？讀書這個行動對我的關聯性是什麼？
- 5. 夢想很偉大，但沒有截止期限：
再假設，我給自己一個看起來很偉大很美好的行動：「成為一個有早起習慣的人」，但「成為某一種人」這是一個多麽長遠的目標，因為太長遠，會讓我們永遠都不想開始做，這是因為我們沒有設定有效的截止期限。
好了，以上講了五種「無效行動」，那麼要怎麼寫出「有效行動」呢？我借用管理學上的「 SMART 」原則來做說明。
有效的行動：符合 SMART 原則
- SMART原則1：Specific，明確的
要寫出有效的下一步行動，寫出一個讓自己比較不會拖延的行動，第一個原則是這個行動能夠「愈聚焦愈好」，最好是特別針對某一點，具體可做的行動，而不是全部面面俱到。
例如對應前面的例子，當我要寫一本新書，就要找到一個切入點當作行動，在《比別人快一步的 Google 工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》新書中，我給自己的真正行動就是：
「寫我自己100個實際上工作流程改造的案例，如何用Google幫助我節省時間，加速工作流程。」
這個行動很明確，就是寫 100 個工作改造的例子與方法，非常的聚焦，我也因此「知道自己要做什麼」，這樣的行動我會更想去做。
- SMART原則2：Measurable，可計量的
第二個原則是，這個行動要是「可以測試測量結果的行動」，對於這個行動的量化愈具體，我會更有執行力，因為很明確的知道要做到什麼程度就可以停止，而不是感覺永遠不會停止。
例如對應前面的例子，當我要寫完新書的某一個章節，我給自己的行動就會是：
「在早上寫完「「時間Hack」的五個案例」無論時間、成果都被量化，我就很明確地知道自己要做什麼、什麼時候該開始做、要做到什麼程度。
- SMART原則3：Attainable，可達到的
第三個原則，就給自己一個現在做得到的行動。當然我可以夢想以後更好的未來，但「行動」就是要現在做得到，這兩者並不衝突。
對應前面的例子，我給自己的行動就是：
「接洽一個兩小時的時間管理講座」等到這個行動達到了，我開始熟練時間管理的課程，就可以展開再下一步行動：「跟識博團隊合作開設一個七小時的時間管理課程」，等到他也達成了、熟練了，就可以開始下下一步行動。
循序漸進，每一次行動都是可以達成的，這樣才能推進到最終的目標。
- SMART原則4：Relevant，相關性的
這個目標應該要跟其他目標有關連，才更有價值。或者更具體的說，我要做某件事，這件事應該要「跟我有關係」，我才會想要去做他，這件事不會只是單獨一件事，而是會對我的其他事情有所幫助的。
對應前面想要每天晚上讀書的行動來說，我給自己的行動就會是：
「每天晚上讀一章節和筆記術有關的書籍」因為寫「筆記術相關文章」是我的興趣，我也有開設 Evernote 筆記術等相關課程，這樣的閱讀對我有「解決相關問題的效益」，那麼這個行動就會更容易達成。
- SMART原則5：Timely，及時的
最後一個原則，就是行動要有時間限制。當然我們可以用無限時間完成無限的事情，問題是時間根本沒有那麼多，所以任何行動都應該有時間限制，都應該思考「我要用多少時間來完成這件事情到什麼程度」？
對應前面的案例，我給自己「養成早起習慣」的行動就會是：
「下個禮拜要達成三天，在六點早起」在這個新的行動中，符合前面「可測量」的原則，而且也有很具體的時間限制，讓我知道在某個時間之前應該做到什麼事。
小結：
GTD 時間管理方法上也非常強調：「設計有效的下一步行動」。寫出無效的行動只會累積清單，寫出有效的行動則可以幫我達成。
而要克服清單的拖延，設計出有效的下一步行動時，不妨參考看看「 SMART 原則」：
- Specific，明確的
- Measurable，可計量的
- Attainable，可達到的
- Relevant，相關性的
- Timely，及時的
讓有效的下一步行動，幫我們成為在清單上更主動的行動者。
延伸閱讀
原文出處
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