許多關於工作效率的文章都提到，待辦清單是增加效率的秘密武器。然而若只是一股腦地將所有要做的事都寫上，不僅不會加速工作的完成，過長的工作清單更可能令人打退堂鼓，想逃避與拖延。為此，Fast company提出5個擬出高效率工作清單的秘訣，避免工作陷入一團混亂。
1.待辦項目一天最多六件
在執行待辦清單前，首先得先決定值得被寫入的事項。每天要做的事很多，大至準備會議用的資料，小則替公司聚餐預約餐廳，然而在眾多事項中一定要有所取捨，作者建議待辦清單上的事項至多六件。
為什麼一定是六？六並非一個多麼神奇的數字，而是藉由一個較小的數字去迫使人們思考排序事件的優先順序。另一方面，相較於二、三十件待辦事項，控制在六項，壓力才不會太大。
2.依照ABCDE法則分類、排序
待辦清單不可能寫入所有事項，因此需要透過特定的標準排序優先順序，其中一個篩選標準就是事件的緊急程度。《管理你的時間，主導你的生活》一書中的ABCDE法則是這樣的：
．A是緊急且重要，若做不好則會產生嚴重後果的事件
．B、C是應該要做，但不做的後果影響也不太大
．D是可以委託他人的任務
．E是可以刪除、沒必要的事件
這樣的分類模式讓人可以輕易的將不重要的事物排除，並優先專注於重要且不可忽略的事項。
3.把屬性相近的事務排在同時段
有些工作可以一個接著一個完成，有些則需要在完整的思考後才能進行。例如在撰寫企畫書時，手機突然響起，等待回覆完電話後，人們需要花較長的時間才能重新回到狀態中。也正是因為進行不同型態的工作時，人的思考以及行為模式都會略有不同，所以要將同類型的工作排在一起，避免不同模式轉換間造成效率低落。
4.無法切割的任務，給予大時間區塊
有時人們會面臨到一個複雜且需花費長時間才能任務，若硬要將其分割成數個小區塊，並設法塞入待辦清單中並不容易。面對這類型的專案，與其硬要套入待辦清單，倒不如預留一個完整的時段，將心思全部投入於解決同個工作。這樣做的好處是讓人可以更加專心，因為只有為一個目標，所以沒有分心的藉口，也能提升工作效率。
5.清單中須包含自己真正想做的事
最後一點，也是最多人忽略的，那就是待辦清單中仍要包含自己有熱情且能開心完成的事項。心理學家Art Markman認為，若每天只提醒自己在工作中最乏味、最無趣的部分，那麼無形中就是增加工作中的痛苦程度。
在每日行程中，適時加入令人愉悅的事項，例如學習一個有助於職涯發展的新技能，或是主動與同事交流一下。這麼做不僅能讓人在工作之餘能自我充實，且當一個人的心情好，無形中也會增加工作動力以及效率。
延伸閱讀
參考資料
嚴禁抄襲，未經授權不得轉載。歡迎各媒體交換文章。
關注工作、管理、商務情報
親愛的讀者，歡迎加入「SmartM人才培訓網」Facebook粉絲團，每天更多豐富的工作、管理、商務報導等你關注與分享。
加入Line帳號，關注最新的工作、管理、商務情報，學習不間斷，精采文章不漏接。
粉絲團