多數人都有會議中上台報告的經驗。當你為了這次的會議報告準備許久，台下主管或同事卻不認真聽，這實在非常令人心寒。然而，比起灰心喪氣，更重要的是去思考，哪裡出了問題。The muse專欄作家 Jenni Maier提出了三種可能的情況，說明為什麼辛苦準備的報告不受青睞。
缺失1：缺乏架構
許多新創公司崇尚自由的會議方式，有些人更自詡自己的個人魅力是掌控會議的關鍵要素。然而，以上這兩種心態正是造成會議沒有人聽的關鍵問題。當報告沒有預先擬定架構，時常會用開放式的問題開場，這種方式會讓多數與會人摸不著頭緒。
試想，倘若會議開始劈頭便問，「我們今天要來討論銷售策略，有人有任何想法嗎？」現場肯定一片靜默，因為大家都清楚自己臨時想出來的內容肯定不完善，對會議來說更可能是負面影響。除此之外，台灣多數人不習慣搶第一個發言，面面相覷的情況下更是拖低了整體效率。
為解決這類問題，會議主持人應在開會前預先發出會議的流程，讓與會人都清楚會議的主旨與時間分配，讓他們清楚會議的脈絡而提升效率。
缺失2：時間過長、內容太艱澀
掌控報告時間是一門深奧的「技術」。有些人準備了非常豐富的內容，卻沒考慮到與會人的感受，只想著把所有內容傳播出去，卻很可能招致反效果，使台下的人興致缺缺，開始從手邊的工具上找些樂子。
知名策展單位TED在全球籌備過非常多場演講，聞名的演講時間多半不超過18分鐘，原因正是因為人的注意力有限，在有限時間內的無法接收過多資訊。報告時間長短，取決於報告內容多寡，而內容多寡取決於報告者想對與會人說些什麼，因此知道「自己想說什麼」並傳遞給聽眾是非常重要的。
除此之外，為了讓聽眾易於理解內容，應換位思考、從聽眾的角度出發，讓內容深入淺出；避免使用線性的報告方式，重複出現「下一步」、「下一步」這類制式的銜接語，那會讓人對無止境的流程感到疲倦。
報告中多加一點理性驗證或雙方互動的內容，多樣化的視角將讓報告更易吸收。
缺失3：未與聽眾建立連結
最常見也最迫切需要解決的狀況，其實是報告的內容和與會人沒有任何連結，也就是說這件事短期內對聽眾並沒有效益。在這種情況下，許多人將會分散一點心思在手邊的待辦事項中，也就造成了台上口沫橫飛，台下卻一心多用的場景。
解決這樣的問題必須回歸原點，從頭檢視會議的主旨。一個專案的執行需要工程、銷售、行銷團隊共同合作，但許多細項的討論與分配與另一個團隊關聯極低，其他人自然會低頭開始活在自己的世界中。倘若會議規劃完善，從主講者到與會人都清楚自己在這議程中的重要性，自然會更積極投入。
總結以上，若要讓與會人專心參與會議，用心規劃議程與換位思考是非常重要的。在報告與會議前花一些時間擬定與調整，將能讓會議的互動參與大大提升。
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