許多人可能沒有花太多心思在待辦事項的安排上，導致有時待辦事項變成緊急任務、會議的綜合體。缺乏規劃的待辦清單，執行上反而讓人疲累，也會不清楚任務的重點在哪裡，網站develop goodhabits提出幾個擬定待辦事項清單時常見的錯誤及改善方案，讓工作者在處理事務時，能花最少的時間，完成最多的任務。
NG1：待辦事項冗長、沒有重點
制定待辦清單不該只是記錄成堆的工作，而是要考慮任務的重要性，從自己最能掌握的工作內容下手。
由於每項工作的準備過程及重要性不一，因此在列待辦事項清單時，不能只是草草寫上，而是要將工作重要性高的三個任務排在前面。這麼做不僅能夠讓自己快速識別工作的重要性，也能夠幫助提升工作效率。因為每天的上班時間固定，就算其他工作沒做完，至少最重要的幾項任務已經完成。
很多人為了怕忘記做重要的工作，於是將一天要做的事情全部列在待辦清單上，未區分任務的重要性，只會對工作造成困擾，看到堆積如山的工作清單，更會增加壓力。
NG2：待辦事項不具體，無從執行起
待辦事項的規劃沒有具體的時間點及工作內容，容易使執行時不知該從何開始，進而造成工作時間的浪費。例如在工作清單中寫下「思考提案報告的內容」，然而何時開始思考、思考多久、要想多少個提案點子都沒有確切寫出，這樣模糊的工作清單，只會增加執行時的困難。
列待辦事項時，工作內容及工作起始與結束的時間都要明確列出，如「pm 3:00～4:00 思考三個提案報告的點子」，確切追蹤自己大致為完成每項任務的時間，並具體掌握工作的執行內容，讓工作更有方向和目的。
NG3：沒有緩衝時間，節奏容易被打亂
每天的工作情況都不相同，有時待辦事項安排妥當後，又有臨時、急迫性高的工作需要立即處理，這時若是將待辦事項的時間安排得太緊，便容易導致工作節奏被打亂。工作清單原有的結構固然重要，但保持靈活性也是必須的，為了避免失去工作節奏，在待辦事項的安排上可以多檢視清單，確保每天的工作安排至少有一小時可運用在處理突發事務上，增加待辦事項的靈活度，避免緊迫的待辦清單制約，使工作更忙亂。
NG4：與個人成長目標不符，致使動力降低
工作動機往往來自於擁有自我的成長，許多人在某些工作階段，都有對自己的期許以及目標，但很多時候，列在待辦事項裡的工作卻時常與這些目標不符。檢視待辦清單時，不該只是將「該做」的工作列進去，而是去考慮每個工作背後的動機，是不是有助於自己達成自我成長的目標。
有時覺得工作疲累，待辦事項眾多難以達成，原因多半是只將急迫性的工作列進清單，而未考慮自己是否真的想做，導致自己失去工作的熱情。因此，在待辦事項裡，應適時列出利於自己職涯或工作成長的任務，加深成就感，會感覺工作更自在，也更充滿動機與熱情，不再覺得待辦清單是綑綁自己的工具，而是自我成長的利器。
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