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預算是公司做年度計畫的重要工作。公司領導人在策略思考下設定年度目標；各部門依據目標規劃作法，並預估達成目標需動用的人力、設備與費用…等資源。這是一個設定目標、規劃方法與模擬預估資源投入的過程，也是朝向專業經營的方法。

規劃年度預算的過程，從策略目標會產生多少「預估營收」與「預估毛利」、需扣減掉多少「預估費用」、會得出多少「預估獲利」…都是模擬與預估的過程。假若預估得出的結果不理想，則需要重新評估各項做法的效益，與投資之資源與費用的適切性，必要時甚至要修訂營收目標，直到合理、可接受為止。

因為還没發生，一切都是「預估」的情況；而且環境與市場變化非常快速，競爭又非常激烈，三個月内的變化都未必看得準，更何況是一年。更直白的說，預算的不準度是很高的，只能盡可能運用經驗與技巧，提高準度；而「預算」之所以叫預算，便是隱含了預計與不確定因素的意涵。

雖然如此，大家還是要全力來進行「預算編製」的作業，作為下一年度工作的指引方向。否則，若完全無法預估全貌與執行方法，而是像瞎子一樣「盲撞」，錢花了但不知道會不會賺錢，這就不是專業經營的方法。

因為預算編製是在假設與認知「預算有其不準度」的前提下進行，所以，預算執行的過程，便應隨時關注内外環境與市場變化，亦步亦趨的檢討成效、修正與微調。換言之，預算只是年初規劃用的，所有預計投入的人力、設備、費用，在執行過程都應隨著環境變化隨時檢討修正。

當然，因應變化隨時判斷調整，並不是容易的事；所以在執行預算的過程中，仍需要經過主管批核，亦即需要部門主管與上一層主管共同討論出適切的花用決策，重大事項甚至還須上簽到更高層次的主管，以協助共同判斷。這才是「執行預算」的真諦，也就是「依據實況，再判斷、再核決」的精神。

很多人不深度理解預算的真諦，或是官僚心態的人，存著「有預算才可以花用」的心態，編製預算時拼命灌水（美其名叫「爭取資源」），以爭取最大的資源使用空間。使用預算時，不問環境變化與實際執行時的差異，開口閉口就冠冕堂皇抬出「我有預算…」、「都在預算内…」的說法。甚至預算用不完時，還有「消化預算」、「挪用預算」的壞習慣及腐敗觀念。在在都違背了預算的精神，也扭曲了資源運用。

雖然預算動用時需主管核決，不過，有些怠惰的主管為了簡化管理，只要「在預算額度内」，就「授權」下屬自行花用，或是「閉著眼睛」審核。因為在預算額度内主管便不過問，久而久之便誤導部屬形成錯誤的認知，只要是「額度內」的預算便不會審慎花用，而是浪費、挪用，有些甚至還會自肥、作假…，反正只要祭出「預算内」的大旗，就可以搪塞、矇騙過很多人。所以，「在預算額度内」不等同於「授權下屬自動盲目花用」，執行時仍需過審慎的拿捏與審核。

而且，預算編製還有一個很重要的觀念：並非去年有多少人、多少經費，新的年度就依去年預算為基礎，直接往上加碼；而是必須有「零基預算」的觀念，亦即不受過去預算安排與執行狀況的影響，以「一切歸零重新思考」的觀念，編製新年度的預算。因為組織本來就應該不斷進行「加減乘除」的調整，否則，直接扣連去年預算，就很容易忘掉「除舊布新」，而使組織愈來愈臃腫。

因此，大家應該精準理解預算制度的真諦，以及預算執行過程要把握的精神，而能用對的認知、對的方法，不斷的依環境的實況去「練習」如何做資源的最佳配置與使用，使得能養成「用最少的資源，獲得最大效益」的習慣與能力。

對於預算編列的準度與執行預算的判斷拿捏火候，是身為主管者非常重要的能耐，更是評核主管是否勝任中高階主管的重要指標。因為越高層主管掌握資源越大，假如沒有善用資源的意識與能力，那公司怎能將這麼大的資源託付他管理呢？

 

 

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