SmartM 人才培訓網

在 2016 年我撰寫了一篇介紹時間管理方法的文章：「做得到的每日待辦清單：1-3-5 專注法則」，文章中用「 1-3-5 」的規則去規劃每日任務清單。一開始，我也只是想介紹一種方法而已，但實踐過程中，我發現這規則真的對「改善待辦清單」非常有幫助，於是寫完文章後，我繼續利用這樣的規則來規劃每日清單，一轉眼，居然也維持這個習慣有一年半的時間了！

• 1：每天選擇一件最有價值的事情完成。
• 3：每天選擇三件必要的任務執行。
• 5：每天選擇五件緊急的雜事處理。

一開始的時候，我是想要解決「列待辦清單」時很容易遇到的兩個問題。第一個問題是，待辦清單常常變成拖延清單，愈列愈長，結果不僅做不到，還會累積壓力，成為痛苦清單。第二個問題是，待辦清單容易成為雜事清單，做了也沒成就感，重要的事情沒有被推進，只是覺得更混亂，只是覺得在瞎忙。

於是，我警覺到任務不是列到待辦清單上就好，如果可以「更有技巧」的列出任務，或許會比只是列舉任務清單要有效得多。這是我開始練習「 135 行動清單」的緣由。

我當然有很多要做、想做的待辦任務，但比起一份單純列舉的任務清單，其實我更需要的是可以幫助我：

在今天可用時間裡，選擇出能夠真正創造價值的行動清單。

所謂「選擇」，不是在待辦清單裡填入任務就好，而是要在許多自己或別人要我做的任務中，做出我想要優先完成什麼的選擇。

所謂「可用時間」，不是理想化的待辦清單，而應該是考量現實可用時間後，選擇出今天真正可以完成的行動。

所謂「創造價值」，待辦清單不是雜事清單，比起處理事情，更應該優先選擇創造價值、累積價值。

而在這樣的前提下，透過實踐「 135 行動清單」，幫助我更積極去思考上面這三個關鍵字，於是就能達成時間管理所想要的目的：「完成事情，並且完成得有價值。」

無論今天有再多別人賦予我的任務，我也還是要去思考有沒有辦法完成一件對我來說最有價值的任務。

在「 135 行動清單」中會督促我去找出這個 1 ，去選擇出這個 1 ，怎麼選擇呢？我會詢問自己：「有沒有什麼事情是我今天完成後，甚至是今天如果只完成這件事情，我就會覺得自己真的很滿足，真的覺得今天很有成就感的？」

在我的實踐經驗裡，這會帶來許多好處。透過每天都去思考「 135 行動清單」裡的這個「 1 」，就能提醒我每一天都應該要去累積自己的價值，為了未來某個更大的自我價值來推動進度、創造成果。這樣一來，每一天都會是一個更快樂去自我實現的過程，而未來屬於我自己的大目標也不會總是停滯不前。

並且，這個「 1 」提醒我，每天都要為自己保留時間，去創造自己的價值。

另外，如果當我在選擇「 1 」而發現找不到這樣的事情時，更是很好的提醒：我的人生怎麼會缺少讓我興奮感動的目標呢？於是就會督促我去思考、去創造這樣的事情。

但是在工作或生活中，我們一定都要跟別人合作，會有那些對大家有價值，而我有責任的大專案。這些大專案會創造群體的價值，當然也有我的價值，而且這些大專案的任務都有時限。所以我每天都要選擇出這些必要的大任務，給予他們足夠的時間去處理，這些大專案才能在時限前推進進度。

另外，工作與生活中還會有某些一定要被佔用的時間，可能是行程、會議，我可能也要花費幾個小時在這些必要的時間上。

在我的實踐經驗裡，「 135 行動清單」選擇出這個 3 ，數字其實可以多、可以少，關鍵是這讓我清楚確認今天要被佔用多少時間？還剩下多少空檔？因為只有確切的考量可用時間，這樣的任務清單才有被完成的可能。

而透過思考每天的必要任務，可以幫助我優先專注那些有時限的大專案，提前去推動進度，才不會被其他雜事阻礙了專案的時間。

當然，我們還是會有很多小事、瑣事必須處理，但其中有些其實不處理也沒關係，而另外一些則必須保握住。

一種必須把握住的瑣事，是那些專案與目標必須先處理好的小行動，要先處理好這些小行動，後面更大的任務才能推動，例如完成計劃大綱、聯繫某個客戶、準備某份資料。

另一種必須把握住的瑣事，則是有時間限制的小事，例如兩個禮拜後要出去旅行，今天一定要訂好火車票。

這些瑣事、小事也重要，但有個共同特徵，就是做起來相對簡單，而且不用太專注，還能利用零散的時間來做。那麼就可以分配到「 135 行動清單」的 5 ，趁著每天剩餘的彈性時間來做。

在我的實踐經驗裡，「 135 行動清單」去選擇 5 件緊急的瑣事，其實也是在幫我區隔出不一定要做的瑣事、不緊急的瑣事，和緊急的瑣事之間的不同，然後提醒我優先來處理這些不可捨棄的瑣事，因為他們對未來的某個專案有必要性。

而經過一年多的實踐，我目前規劃與實踐每日 135 行動清單的流程是這樣的。

我會先把「 135 」的「 3 」安排好，也就是每天一定要被佔用的時間，或許是某個長時間會議，或許是某個時限專案的必要大任務。這樣一來，我就知道今天有多少時間已經被佔用，而我還有多少可用時間。

接著，我會選擇「 135 」的「 1 」，我剩下的可用時間，可以用來完成哪一件對我有價值的任務呢？如果可用時間多，可以利用今天去處理較複雜的任務。如果可用時間少，可利用今天去推進較簡單的任務。

但是無論可用時間多少，每天都要推進起碼一件對我有價值的任務，完成一個對我有價值的成果，可能是寫一篇文章，可能是看某部很想看的電影。

今天我可以掌控的時間，一定要有一件對自己有價值的事情被執行。

最後，因為我會搭配「 只要週末一小時的計畫，完全改變你的未來一週」的習慣，在禮拜天預排未來一週每天的 135 行動清單。於是當我確認好每天的一件有價值任務、三件必要任務後，我就可以回推前一天、前幾天的「五件瑣事」應該先完成哪些簡單行動，先執行這些小行動，才會對接下來的大任務有幫助。

透過這樣用「 135 行動清單」取代待辦清單，我就建立起一套流程，這個行動流程不是處理很多事情的流程，而是持續推進有價值的目標、專案的流程。

• 如果待辦清單只是列出要做的事情，那麼「 135 行動清單」就是幫我在第一步就開始選擇對我有價值的事情。
• 如果待辦清單只是勾選完成，那麼「 135 行動清單」就是在推動更長遠的目標。
• 如果待辦清單缺乏優先次序，那麼「 135 行動清單」就是給予我一個有輕重緩急的每日計畫。

當然，數字只是一個參考值，有時候可以列得更少（說不定某個任務就需要花很多時間），有時候可以列得更多（只要重要的先完成了）。

但是在這樣的「 135 行動清單」概念的選擇下，我發現自己的待辦清單，可以是一個相對不拖延、相對快樂、相對有成就感，並且相對可以實現更大價值的清單。

如果你對這個方法有興趣，也推薦你延伸閱讀：「如何判斷重要的事？比重要緊急更有效的4步技巧 」、「做計畫反而更拖延？練習「未計畫時間表」，自製範本範例下載 」、「更容易養成新習慣的規則設計表，我的特製範本下載 」。