SmartM 人才培訓網

簡報之前再說一次：永遠不怕把事情說得 「太清楚」，讓聽眾迷失才是最嚴重的錯誤。

前面已經了解，商務簡報與一般簡報有些不同，例如，與會的對象通常是專業人士甚至大老闆、簡報場合不限於會議室，因此，業務經常須依場合、對象，微調說明的方式。其中有一點最重要的是，提供給顧客的資料，應該是講解時的輔助工具，而非講稿。既然是輔助工具，準備的方式自然有些不同。

準備投影片時，我習慣用幾個問題來檢視、思考如何規畫內容。

簡報素材的格式包括：表格、圖片、照片、數據、報告等。使用文字以外的元素，不外乎為增加投影片的豐富度、視覺效果，以及提高內容的吸引力和說服力。在準備簡報的初期，一定要盡量進行 「發散式」的思考，將可能的資料來源都列入考慮，像是簡報提到的公司、專有名詞、組織、人名等，都可以上網多查詢一些相關資訊。

以專業的商務簡報來說，我建議一張投影片大約可以停留三至五分鐘。停留時間太短，聽眾可能來不及聚焦；停留太長，又會讓聽眾彈性疲乏、注意力下降。依此原則，一個半小時的簡報，大約十張投影片就足夠了。有些人習慣多準備一些內容，比較有安全感，可以依個人習慣微調。但是我還是必須提醒，投影片只是輔助工具，千萬別搶了簡報者的風采。

B2B簡報大多在較正式的場合進行，因此字型、顏色、投影片風格的設計，盡量以簡潔、明亮為原則（見圖表1）。商務簡報最重要的目的是清楚傳達訊息，所以我建議不要用太花俏的音效、頁面轉場效果等。當然，如果你的主題是廣告設計、創意發想等，就另當別論。
投影片的風格則要有一致性，才能展現專業感。若是東拼西湊，自己又沒有基本的美工能力，不妨找一位較有經驗的人幫忙微調，免得投影片像 「拼裝車」一樣，顯得雜亂、毫無主題。

回歸到聽眾導向、易位思考，準備簡報內容的時候，要不斷問自己： 「聽眾想要、需要得到的，是什麼樣的資訊和觀點？」即使是自己很有把握的題目，也要重複問自己這個問題。
舉例來說，幾次我在《商業周刊》的 「超業講堂」進行北、中、南的演講，雖然同一年的題目是一樣的，但我仍會依不同場次聽眾的身分、產業背景，易位思考來調整內容。我們想講什麼，永遠比不上 「聽眾想聽什麼」重要，不管從事的是演講或銷售，顧客導向，永遠是金科玉律。

如果說聽眾想要什麼是 「what」的層次，那麼如何讓他們更容易接收訊息，就屬於 「how」的層次。首先是遣詞用字要合聽眾胃口，例如，對工程師簡報，可以多用專有名詞，但對一般人則要用淺顯易懂的語言。
再者，就是回歸到要讓人理解一件事，最簡單、最有效的基本工夫：舉例、舉例和舉例。好比你要說明 「全球消費市場走向需求多樣化，對供應鏈帶來挑戰」，最好的方式就是以鞋子、衣服或飲料等，容易理解的生活產品為例，引領聽眾一起來盤點計算，到底在門市、庫存、運輸、生產等各方面，增加了什麼成本和作業複雜度。

簡報和演講場合，永遠不必怕把事情說得 「太清楚」，讓聽眾迷失才是最嚴重的錯誤。（本文摘錄自《讓90%大客戶都點頭的B2B簡報聖經》第二章，大是文化）