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新書搶先看》5個提問,幫你做出高說服簡報

吳育宏
2018-04-15
新書搶先看》5個提問,幫你做出高說服簡報
簡報之前再說一次:永遠不怕把事情說得 「太清楚」,讓聽眾迷失才是最嚴重的錯誤。
前面已經了解,商務簡報與一般簡報有些不同,例如,與會的對象通常是專業人士甚至大老闆、簡報場合不限於會議室,因此,業務經常須依場合、對象,微調說明的方式。其中有一點最重要的是,提供給顧客的資料,應該是講解時的輔助工具,而非講稿。既然是輔助工具,準備的方式自然有些不同。
準備投影片時,我習慣用幾個問題來檢視、思考如何規畫內容。
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一、我有哪些素材可以運用?

簡報素材的格式包括:表格、圖片、照片、數據、報告等。使用文字以外的元素,不外乎為增加投影片的豐富度、視覺效果,以及提高內容的吸引力和說服力。在準備簡報的初期,一定要盡量進行 「發散式」的思考,將可能的資料來源都列入考慮,像是簡報提到的公司、專有名詞、組織、人名等,都可以上網多查詢一些相關資訊。

二、我有多少時間,需要準備多少張投影片?

以專業的商務簡報來說,我建議一張投影片大約可以停留三至五分鐘。停留時間太短,聽眾可能來不及聚焦;停留太長,又會讓聽眾彈性疲乏、注意力下降。依此原則,一個半小時的簡報,大約十張投影片就足夠了。有些人習慣多準備一些內容,比較有安全感,可以依個人習慣微調。但是我還是必須提醒,投影片只是輔助工具,千萬別搶了簡報者的風采。

三、我要呈現什麼風格?

B2B簡報大多在較正式的場合進行,因此字型、顏色、投影片風格的設計,盡量以簡潔、明亮為原則(見圖表1)。商務簡報最重要的目的是清楚傳達訊息,所以我建議不要用太花俏的音效、頁面轉場效果等。當然,如果你的主題是廣告設計、創意發想等,就另當別論。
投影片的風格則要有一致性,才能展現專業感。若是東拼西湊,自己又沒有基本的美工能力,不妨找一位較有經驗的人幫忙微調,免得投影片像 「拼裝車」一樣,顯得雜亂、毫無主題。
製作投影片以簡潔、明亮為原則,風格要統一

四、聽眾想要、需要什麼?

回歸到聽眾導向、易位思考,準備簡報內容的時候,要不斷問自己: 「聽眾想要、需要得到的,是什麼樣的資訊和觀點?」即使是自己很有把握的題目,也要重複問自己這個問題。
舉例來說,幾次我在《商業周刊》的 「超業講堂」進行北、中、南的演講,雖然同一年的題目是一樣的,但我仍會依不同場次聽眾的身分、產業背景,易位思考來調整內容。我們想講什麼,永遠比不上 「聽眾想聽什麼」重要,不管從事的是演講或銷售,顧客導向,永遠是金科玉律。

五、如何讓聽眾更容易理解?

如果說聽眾想要什麼是 「what」的層次,那麼如何讓他們更容易接收訊息,就屬於 「how」的層次。首先是遣詞用字要合聽眾胃口,例如,對工程師簡報,可以多用專有名詞,但對一般人則要用淺顯易懂的語言。
再者,就是回歸到要讓人理解一件事,最簡單、最有效的基本工夫:舉例、舉例和舉例。好比你要說明 「全球消費市場走向需求多樣化,對供應鏈帶來挑戰」,最好的方式就是以鞋子、衣服或飲料等,容易理解的生活產品為例,引領聽眾一起來盤點計算,到底在門市、庫存、運輸、生產等各方面,增加了什麼成本和作業複雜度。
簡報和演講場合,永遠不必怕把事情說得 「太清楚」,讓聽眾迷失才是最嚴重的錯誤。(本文摘錄自《讓90%大客戶都點頭的B2B簡報聖經》第二章,大是文化)
書籍介紹
作者:吳育宏
出版社:大是文化
出版日期:2018年3月
吳育宏
B2B權威、業務行銷專家,專精於營運管理、行銷策略、業務管理、專業銷售技巧。專欄文章刊登於《經濟日報》、《商業周刊》,著有《90%高級主管出身業務,B2B聖經》等書。國立政治大學國際經營管理碩士,外貿協會國際企業經營班校友及特聘講師。
 
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