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職場上的意見回饋對建議者和接受者來說，都是相當寶貴的經驗。一個能夠鼓勵員工勇於批判、善於回應的職場環境，將有助於提高生產力和快速成長；接受回饋的人能夠因此從中學習，而給予回饋更是一種學問：除了要有批判與獨立思考，能夠提出具體、精準的建議，更要懂得說話的藝術，絕對不是用籠統的「你做得很好！」或「我覺得還有進步空間」就能夠使雙方成長。

本文整理出4個步驟，從觀察、思考、用詞以及回饋的表達，讓職場工作者們能夠對他人表現給出有建設性的正向回饋，優化職場環境，彼此相互成長。

在給予他人評論時，第一個重要觀念就是：一個有建設性的回饋並不是在幾秒鐘的思考就能夠完成的，而是來自在各個小細節、瑣碎卻連續性意見的總結。因此，不管對方的行為表現是正面還是負面，在當下無法立即給予建議時，應該立刻記下來作為正式或非正式檢討時的一個參考。

這樣可以讓提出的建議有具體的行為事件佐證，更避免一般性的籠統評論；這亦提醒我們應時時專注於他人的表現，才能夠培養足夠的觀察力和具說服力的論點。近年來更有許多公司為了鼓勵員工創造友善的職場回應，會祭出獎勵方式，並鼓勵多位員工同時針對一項表現發表回饋，讓彼此交流意見，給出精準且具體的反饋。

在明白自己要說什麼了以後，千萬別不經思考和修飾直接給予回應！給予對方評論的心態應該是出自於關切，「希望他能夠更好」而非「找碴挑錯」；而在讚美之處的心態亦應該是告訴對方「做了什麼值得他人學習」而非跟他說「哪裡有做好」。不同的心態會影響到評論者的用字，亦會給予聽者不同的感受。建議多使用具體的動詞，將他人的成就與能力融入評論。而比起「好」或「優秀」等術語，評論者應該選擇更可以衡量、行為取向的語言例如「掌握…關鍵」、「達到…」、「展現…特質」等具體的動詞。

評論本身也是需要討論的！在做出評論後，應該鼓勵他人發表回饋，查看自己是否有所偏頗。這樣的程序在團體中更能看見效果，員工亦可以共同針對問題激盪出不同的想法、並找出解決方案；但必須注意的是，當討論變得激烈時，應該適時地暫停、冷卻情緒，避免不當的用詞和評論破壞原本友善的職場環境以及氣氛。

不論在什麼樣的情況下，在整個回饋的結尾，盡量都以正向的評論作結，為整個對話討論畫下一個好的句點吧！回饋的立意在於讓員工能夠更進步，因此不論是針對好的評價提供額外的幫助，或是在給予改善建議後提升對方士氣，整體正面總結不但是對他人的尊重，更能夠給予對方信心，並維持良好、友善的職場回饋關係。