你有沒有遇過這樣的情況：開會時，把主管交代的事情都寫到這次會議筆記中，但等真的做任務時又常常漏東漏西？明明我很認真做筆記，是哪個地方搞錯了呢？
我自己也曾經遇過這種情況，開會時，筆記寫了一大串，但真的執行時，不一定有效率，還可能漏掉之前說好要做的事情。因為事實上，我們真的在執行任務時，不一定會記得回頭去參考之前每一次開會寫下的筆記（而如果這樣做，又是很繁瑣的工作）。
於是我開始發現，開會後留下一則一則會議筆記，不一定是好事。
這篇文章，可以看作是之前「高效能會議的七個習慣，不能只是開會前準備資料而已 」所提最後一個步驟：「討論接下來每個人的下一步行動」之後，更關鍵的高效能習慣補充。
怎麼說呢？
情況一，假設現在開一個檢討會議，主管針對我在進行的多個專案、任務，分別給了提點： A 專案請你到時候記得申請某份 A 表單、 B 任務要結案時要給一個結算報告、 C 任務執行過程中要記得做一個 C 步驟。
我於是打開筆記本，在一頁空白頁面寫下今天開會的每一個行動指示。
但問題是，這些行動分別屬於 A、 B、 C 三件事，如果我把它們都寫在今天的會議筆記，這樣不就表示我在做 A 時要看一下今天的會議筆記，做 Ｂ 與做 C 時也都要看一下今天的會議筆記嗎？這樣當然容易漏掉，而且沒有效率。
情況二，假設現在開會討論同一個專案的許多執行細節，合作夥伴彼此之間討論了許多環節下需要的執行步驟：在 A 階段可以試試看下廣告，在 B 階段記得要先完成市場分析，在C階段最後一定記得邀請推薦人。
我於是打開筆記本，在一頁空白頁面寫下今天開會討論到的每個行動步驟。
但問題是，這些行動並非連貫執行的，他們分別是專案在不同階段下的某個步驟，如果我只把他們寫在今天的會議筆記，又怎麼會在真正執行專案時，記得去執行這些開會討論到的步驟呢？
所以問題是什麼？
問題可能是，我們以為開會就在寫一則好的會議筆記後結束了。
然而其實事情還沒結束，當我們在一則好的會議筆記中，總結了這次開會決議的各種行動後，並非把這些行動留在會議筆記，而是要：
讓他們回歸到各自專案、任務的行動清單中。
以前面的情況一來說，就是把主管交代的三件事，分別寫回自己 A 專案、B 任務與 C 任務的行動清單中，排入正確的位置，這樣到時候 B 任務進行到最後，自然會看到最後一個行動是要製作結算報告。
以前面的情況二來說，既然都是同一個專案，就不是每次都新增一則會議筆記，而是直接把討論的行動，插入這個專案原本的流程步驟中。
當然，有時候需要「做出一則會議筆記留存」，那也無妨。
但更重要的是，不要讓自己回頭去看會議記錄來行動，而是把決議的行動，拆解後真正放入他們各自的專案步驟流程當中，納入你真正的待辦清單中，這樣才能真正有效率，並且更輕鬆地去執行他們。
拆掉會議筆記，讓行動回歸到真正專案流程的正確位置上。
你有沒有遇過跟客戶開會，客戶看似在一張紙上拚命做筆記，但結果最後真正在執行時，你還是要每個環節都提醒他之前會議確認的事項？
或許問題就在於，不是他不會做會議筆記，而是他沒有真正把行動放入專案流程中！
延伸閱讀
原文出處
電腦玩物授權轉載
嚴禁抄襲，未經授權不得轉載。歡迎各媒體交換文章。
關注工作、管理、商務情報
親愛的讀者，歡迎加入「SmartM人才培訓網」Facebook粉絲團，每天更多豐富的工作、管理、商務報導等你關注與分享。
加入Line帳號，關注最新的工作、管理、商務情報，學習不間斷，精采文章不漏接。
粉絲團