善用電子郵件有助於團隊間簡潔效率的溝通，但缺乏技巧的商務郵件卻會帶來混亂。Influence & Co.的CEO John Hall分享了商務email的原則，藉由「分類、專長、清單、精簡、集中」這5個原則，讓郵件信箱不再混亂、使每封郵件達到最大溝通效益。
1.避免大海撈針，建立分類標籤
即使這是一件很小的事情，但是John發現仍然有許多許多人沒有做到，許多人至今還是使用關鍵字搜尋電子郵件，不僅容易浪費時間，也會使你的信箱更加混亂。整理舊的電子郵件看似是一件耗時的事情，但以長遠來說，這能節省許多時間，避免緊急需要找郵件時像大海撈針般找不到郵件，也可以避免不小心誤刪重要的郵件。
以Gmail為例，建立標籤很容易，只需按建立新標籤並為標籤命名、為各個標籤放上不同的顏色，最後將各個標籤拉至郵件上即可將郵件清楚分類。
2.避免沒效率，把問題交給最適合的人回
有時候被問到自己不擅長的事情，但還是盡力地想答得很好，卻因此花了過多時間。其實這樣可能是在浪費雙方的時間，對方無法得到最即時的回應，對這個領域陌生的你也需要花費許多時間找到普通的回覆。因此，當收到電子郵件時發現公司內還有其他人可以有更好的答覆時，應該要求助於他人，可以是詢問他人的意見或是將此封電子郵件交給該領域的專家回覆，讓雙方的每封電子郵件都能夠最有效率。
3.避免漏掉要事，寫下待回覆清單
生活中是不是有時會收到這樣開頭的信件：「抱歉我之前漏回了這封email…」John不會讓這類的事情發生。他會在收到時就會把無法立即回覆，或是需要較多時間回的信件寫下來。有這個習慣之後就可以避免重複看郵件，花費雙倍的時間知道自己哪些信還沒回，同時也可以避免自己漏回郵件。現在開始，成立一個回覆電子郵件的清單吧！不論是寫在筆記本上，或是記在手機裡都可以，只要能讓自己清楚知道哪些郵件還未回覆即可。
4.加速判斷時間，遵守5分鐘原則
John過去會覺得看到就要馬上回覆，這樣很容易會影響到其他工作的進度，因此他後來開始遵守了「5分鐘原則」。基本上如果一封電子郵件需要花超過5分鐘處理，他會先暫時不處理。任何花不到5分鐘閱讀、處理的郵件他則會選擇立即回答，這樣可以使他專注於工作，又可以避免累積過多電子郵件。同樣的，當你在撰寫電子郵件時，若是希望能馬上獲回應，請記得保持郵件的簡單明瞭，讓對方在短時間內可以了解你的需求並給予回覆。
5.避免工作分心，信件集中回覆
那麼對於需要5分鐘以上處理的郵件John會如何處理呢？對於無法立刻有解決的或是需要較長時間回覆的郵件John建議將這些郵件「集中回覆」，他會規劃一段完整的時段回覆這些郵件，在這段時間中他會專注於回覆郵件，其他工作為居於次位。
John Hall分享了他處理商務email的5個原則「分類、專長、清單、精簡、集中」，讓自己的信箱有條理不混亂，同時也讓每封郵件都達到最有效的溝通，並且讓團隊間更有效率。
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