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你的簡報令人感到無聊又冗長?這3個簡報要點,你可能已經忽略了

SmartM/蘇彥誠
2018-09-24
你的簡報令人感到無聊又冗長?這3個簡報要點,你可能已經忽略了
圖片來源 : Pixabay

【SmartM解讀】一份好的簡報,必須由「好的內容」與「好的敘述方式」構成。

現代的工作者花費許多時間在會議上,無論是內部會議、銷售提案,或是課程演講。不過,一份北卡羅來納大學的研究顯示,高達 71% 的人們認為,參加會議是一件浪費時間的事情。假如會議的發言者無法掌握簡報要點,聽眾也容易因此感到無聊難耐,轉而將注意力投注在其他有趣的事情,會議的效率因此而低落,而聽眾對簡報內容也無法完整接收。

一份好的簡報,必須由「好的內容」與「好的敘述方式」構成。首先,好的內容指的是,簡報的內容必須是有用的資訊、正確的數據、或者有啟發性的建議等。而好的敘事方式指的是,簡報內容必須以一種邏輯連貫、吸引聽眾注意而有趣的方式被講者呈現。換句話說,如果要將重要的資訊傳遞給聽眾,我們必須學習一些好的簡報技巧。

本文將介紹 3 個簡報要點,能幫助我們讓簡報更有趣、更能引起聽眾的興趣。

1. 簡報一開始,就要激發聽眾好奇心

我們必須在簡報的開頭就抓住聽眾的注意力,並且激發聽眾對於後續內容的興趣與好奇心。聽眾會以前幾分鐘的簡報內容作為評估,預測接下來的內容是否有價值。假如簡報的開頭無法引起聽眾的興趣,他們便可能選擇將注意力放在其他地方,例如:社群媒體、電子郵件、訊息等。

要在簡報開頭就吸引聽眾,首先要避免花費太多時間在自我介紹,而這正是相當常見的錯誤。許多人陷入例行性的簡報流程,在開頭花費太多時間介紹自己、介紹會議的背景資訊。事實上,大部分的會議參與者都早已認識,也相當了解自己為什麼要參與這場會議。太過冗長的介紹容易讓聽眾在開頭就決定將注意力轉向其他事物,失去了引起聽眾好奇心的大好時機。

比較適切的做法有兩種。首先,試著告訴聽眾「他們將獲得什麼好處」。與其告訴讀者接下來要談些什麼,不如先告訴他們這些內容會帶來什麼好處,這能引起聽眾的注意,讓這些明確的好處激發聽眾對簡報內容的興趣。

此外,也能試著以一則有趣的故事開頭。說一則故事能讓聽眾專注,並且讓他們進入一個故事情境,在這個情境中尋找自己與這個主題的之間的關聯。不過,要記得讓這則故事保持在一分鐘之內,並且與簡報的主題有關。過長或者不相關的故事,都可能造成負面效果,讓聽眾失去耐心。

2. 別讓投影片取代你的演講內容

根據心理學家 Robinson 與 Sloutsky 所做的研究,人類大腦難以有意識地同時聆聽與閱讀訊息。當視覺與聽覺同時接收了兩個不同的訊息結構,兩者會互相影響,並且大腦會傾向先解讀聽覺的訊息結構,而減少對於視覺訊息結構的解讀。因此,我們應該避免在投影片中放入太長的文字敘述,減少視覺與聽覺訊息結構的彼此衝突。

投影片的功能應該以「幫助讀者聚焦」為主,用簡要的摘要、圖片幫助聽眾聚焦於一段訊息的重點。假如有一段文字敘述、影片內容必須放在投影片上呈現,請務必留給聽眾夠長的安靜時間進行閱讀或觀看。

3. 設計特別的結尾,讓聽眾有記憶點

最後,我們可以設計一個讓聽眾留下「記憶點」的結尾。首先,如果簡報內容是以資訊傳遞為主,例如公司會議、教育訓練課程等內容,那麼「重點摘要回顧」是很好的結尾方式。我們可以列出整個簡報的內容摘要事項,幫助聽眾回顧內容,讓這些重點在簡報結束後仍然在聽眾腦中留下記憶。

另外,如果簡報是以一則有趣的故事作為開頭,也最好試著在結尾時用一則相呼應的小故事結束,這種方式能幫助聽眾再次回到某個情境,思考從簡報內容中所得到的新資訊。最後,我們也可以試著用一句妙語,濃縮整個簡報的主旨,讓一句妙語在聽眾心中留下記憶點,幫助他們抓住整個簡報內容的核心與精神。

延伸閱讀

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參考資料

Entrepreneur

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