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向上溝通 3 訣竅,與主管相處的教戰手冊!

SmartM/黃怡㛙
2018-09-27
向上溝通 3 訣竅,與主管相處的教戰手冊!
圖片來源 : Pixabay

【SmartM解讀】與主管相處沒想像中困難,與其被動的等待主管找上門,倒不如主動出擊,由自己開始調整相處模式及心態。

向上溝通在職場上很重要,「老闆掌握員工的飯碗,因此員工必須用莊重的態度認真對待老闆。」美國資訊企業AC尼爾森(AC Nielsen)的資深副總湯姆.馬克特(Tom Markert)在其著作《老闆最大》(You Can’t Win A Fight With Your Boss)中,清楚的點出事實。除此之外,將訊息流向高層,才能使得訊息活絡起來,並讓主管有更多參考資訊來判斷決策方向。

這個道理顯而易見,卻讓很多上班族煩惱:到底該怎麼跟老闆相處?應該輕鬆以待?還是戒慎恐懼?其實與主管相處沒想像中困難,與其被動的等待主管找上門,倒不如主動出擊,由自己開始調整相處模式及心態。只要謹守以下三原則,便能有效掌握與主管相處的分寸,增益彼此的關係!

同理心:換位思考問題

幾乎每個人在職場上都會碰到一兩個不喜歡的主管,每當碰上時,多數人的第一直覺是:主管怎麼老是找我麻煩?該怎麼改變他?

但職場工作者都知道,主管並不會主動做出改變。換句話說,最快最有效的方法,便是從自己開始,主動理解主管的工作立場,以及理解他們給予負面回饋時的動機。

有時候,並不是每位主管都自願扮黑臉譴責員工,只是基於他們所在的工作崗位上,他們「必須」去監督、甚至負責整起案子。因此,若是被主管責備而感到滿腹委屈、甚至不滿時,不妨試著從主管給出的負面回饋中,找出主管原先的期望,設身處地的揣摩主管的立場、壓力與期望,藉以切割出主管究竟是「對事不對人」、還是「對人不對事」。

觀察力:讓自己無可取代

在職場上,工作關係優先於私人關係。也就是說,與其期待當主管的朋友,倒不如先把目標設在「當個好員工」上,試著留意職場小細節,在工作及職場應對上做到滴水不漏,自然能得到主管賞識,從而讓自己無可取代。

「觀察」主管,不論是喜好、原則,或是主管的狀態,都是值得留意的細節。畢竟在向上溝通時,接收方的感受影響甚大。例如,向主管匯報進度前,可以先確認主管的工作行程和心情狀態,再看準適當時機向主管報告。而且配合主管狀態用不同的表情和語氣和主管說話。主管嚴肅時便不宜太嬉皮笑臉;主管心情愉快時便不宜潑主管冷水。

除了觀察主管反應外,也別忘了管理自身的表現!切勿表現得毫無耐心、或是毫無反應,耐心聽完主管的話,且在主管交代完時作出回應。明白時就表示明白,不懂時就繼續發問,再和善的主管都不喜歡面對尷尬的冷空氣。

行動力:三思而後行

在心態上能試著從主管的角度出發,在做事時能運用觀察力避開主管的雷區,除此之外,面對問題時能採取具建設性實際的行動,或是在開會時貢獻自己的想法,更能讓主管「主動」看過來!

首先,遇到問題時能迎刃解決最好,作為下屬是要能分擔工作,而非當個問題的「傳聲筒」。若真的無法做出決定時,也要在充分了解狀況後,幫主管歸納可行的方法,交由主管選擇或是另作討論。

其次是展現自我價值,當然要讓主管知道自己對於會議內容或專案也「很有想法」,透過做足功課提供充分的資料與證據,優化自己的表現,能讓主管看見自己工作能力。當然,在主動之餘也為自己留些緩衝區,讓主管能有時間考慮,而不用馬上做決定。例如:「您先想想看,我明天再找您討論。」讓主管有時間考慮提議,即使最後意見不被採用或是有所修改,但在主管眼中,這些行為能為自己的形象大大加分。

延伸閱讀

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參考資料

Forbes 

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