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臨時工作加不停,重要專案都卡關,我能怎麼辦的七個步驟

EsorHuang(異塵行者)
2018-11-29
臨時工作加不停,重要專案都卡關,我能怎麼辦的七個步驟
圖片來源 : pixabay
這是我很常被詢問的問題:「 Esor ,雖然我知道時間管理就是自我管理,就是專注自己的重要事情。但問題我的工作上就是無法專注,因為每天都有老闆、客戶臨時加入的大量工作,而且每件意外工作都說是緊急又重要,導致就算我想專注重要工作,最後重要專案還是都卡關。」

這時候,應該怎麼辦呢?

雖然我目前也依然是上班族,有正職工作,部落格只是副業。我的職場上也會遇到類似上述的情況,我的工作流程也有需要接受他人管理的時刻,也有必須因為意外而改變的時候。頻率雖不低,但我想我的職場,應該沒有像是上面情形所描述的那麼極端與誇張。
所以,雖然我無法以親身經驗,來探索上面最嚴重情況的解答。但從多年來的職場經驗,我也想跟大家分享一下我的做法,也趁此機會,我對自己工作流程做一個反思。
工作流程上,還是要以完成重要有價值的專案為優先。
不過職場上,重要專案不一定是我個人專案,也可能是團隊的目標、重要的產品,是從整個公司角度判斷的重要專案,要以這樣的專案為優先。
這時候,如果面臨有許多臨時工作插入,導致這樣的重要專案卡關,那麼我會嘗試下面七種方法,看看哪種方法可以解決這個問題。

1. 判斷

時間管理不是排程,而是一種選擇(參考:主觀選擇,打破「我需要」的人生工作整理困局),而選擇前需要有所判斷。
我會判斷這件被插入的工作,是不是跟目前專案有關,如果是,應該排在專案的哪個流程做更好。無論對方說得有多麼緊急,我還是必須有自己專案流程的判斷,這樣就算要跟主管討價還價(或是請求給我一點時間時),才有準確的談判選擇。
雖然我也不喜歡工作不照我安排,不喜歡有臨時意外的事情,但我也會判斷這件被插入的工作,會不會真的是目前重要專案中的緊急意外呢?被加入的臨時事件,也可能從整個專案的角度來看很重要,因為專案有可能有意外,不可能完全不變動。
那麼如果判斷後,發現這件臨時工作真的不重要,真的跟目前重要專案無關,真的是瑣事,那要怎麼辦呢?

2. 集中

我其實也很討厭做行政庶務,也討厭跟重要專案無關的雜事,但職場上不得不有些時候要幫忙。
這時候,我會適當的「集中」處理這些次要的雜事。
先判斷對方說的緊急有多緊急,例如是不是今天給他就可以?或是明天給他就可以?如果是,那麼我還是可以先處理重要專案的進度,只要在上班的下午選擇一個時間,集中把早上以來陸陸續續出現的臨時工作,一次處理完成就好。這樣也是今天就給他,事實上,對方還不一定今天就確認。
或是對方真的很緊急,希望愈快給他愈好,那我也可以晚個一兩個小時吧?先把預排好的今日專案進度,用兩個小時全力完成,兩個小時後,把前面出現的一些瑣事集中處理完成,這樣通常也不一定是太大的延誤,甚至不是延誤。
而一旦能「集中」,那麼我就能優先專注在全力衝刺重要專案,先讓真正有價值的進度產出,並且節省下切換的干擾時間。

3. 精熟

如果連集中也沒辦法,對方真的就說:請立刻給我。
那麼我會嘗試用「效率的提升」來解決這種困擾。什麼是效率的提升呢?
例如對方說:立刻給我一個檔案。但我有準備好雲端儲存與搜尋系統,只要一個關鍵字搜尋,不用去翻找資料夾,就能立刻傳送檔案,甚至是紙本檔案也都已經這樣數位化處理,可搜尋、可直接轉傳分享,這樣就節省了好幾分鐘找資料、轉資料的時間。
例如對方說:立刻申請一個行政流程。但我有準備好這個偶爾會做到的工作流程的筆記,筆記中有詳細的步驟清單,每個步驟需要什麼資料與操作,都有經驗筆記,這樣一來,我就能用更快的速度完成這個流程。
利用練習,利用工具,利用方法,讓執行的速度變得更快,這就是精熟。(可參考:開始練習讓一次經驗有10倍效力
而一旦精熟,那麼就算有很多臨時工作,其中可能很多都能順手快速解決,那麼就不至於造成那麼大的干擾與時間浪費了。

4. 預防

除了讓自己面對這些臨時瑣事,可以愈做愈快,我還會思考,有沒有可能預防這些臨時瑣事呢?
雖然看起來臨時工作好像是別人臨時給我的,但我不會只是這樣想,我也會回頭思考,有沒有可能是我的工作流程規劃有問題,導致我做的事情會出現很多意外,於是別人只好一直插入需要快速解決的臨時需求呢?
那麼,有沒有可能我的工作流程可以更謹慎、更少犯錯、更完整,於是減少別人臨時要回應給我的工作呢?
我在這篇文章:「為什麼例行工作還是常犯錯?不是依靠認真、反省、細心就好」,有仔細討論過這個可能性與預防方法。

5. 多工

雖然現在很多研究都說應該要專注,多工是不好的。不過,這也要看我們這裡所說的多工事什麼意思。
如果說,我每天都有重要專案要推進,但每天也會有大量臨時工作加入,這時候,說不定下面的多工流程會是有效的。
例如,可不可以把一件重要的工作拆解成多個行動,原本寫一篇文章要兩個小時,但分解成寫大綱、寫案例、寫方法、寫結論,每個只要三十分鐘。這樣一來,是不是就能在處理臨時工作之間,也能分段完成重要的進度呢?
例如,反過來想,把那些臨時瑣事變成不用動腦的行動清單,只要照著一步一步做就好。這樣我還是可以專注在重要專案的處理上,但是需要喘口氣時,就去做一兩步瑣事的待辦清單,做為緩衝,但不用動腦,也降低干擾。於是重要專案與臨時工作也能同時進行。
不要忽視拆解出行動清單的力量,無論是重要的事,或是瑣事,都能幫助我們大幅度的提升效率:「準備好瑣事清單,幫你不費力進入決定性工作狀態」。

6. 拒絕

有沒有其他足夠重要的事情,可以讓我有足夠的勇氣,在工作上拒絕他人的某些臨時而又不重要的要求呢?
拒絕,當然也會是一個選擇,當然職場上我們也很難拒絕,甚至絕大多數都無法拒絕。
不過,當真的已經來當極端情況時,如果我確認了真正整個團隊最重要的專案,並且我也真的無力負荷,那麼從這樣的角度,提出拒絕,也是一個必須考慮的辦法。

7. 正視

當然,拒絕也不一定有效。
這時候,如果真的瑣事已經嚴重干擾原本計畫工作流程,那麼我會正視這個情況。
正視的意思是,如果瑣事就是每天需要佔用我大量工作時間,那麼在我可以安排的專案進度、工作時間上,就要把這個時間考慮進去,不能理想化的安排專案進度,必須知道我每天只會有兩三個小時(或更少?或許可以精算一下?)能推動專案,那麼我應該如何預估更準確的專案流程與時間呢?

小結:

以上,是我的經驗與方法。
問我類似問題的朋友很多,或許我的經驗還無法完美解答您的問題,但提出我的想法,提供大家一個參考與討論的起點。
 
 
 
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