專案效率化，關鍵在擊潰「瓶頸」
在決定工作的優先順序、尤其是專案等級的工作時，我希望各位能先記住一件事。
那就是思考工作的「瓶頸」（bottleneck）在哪裡。
我想絕大多數的人都知道，瓶頸顧名思義，就是「瓶子的頸部」。
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各位只要想像一下葡萄酒瓶，就很好懂了─瓶子上面的部分比較細，對吧？因此，和水桶腰的牛奶瓶比起來，要從葡萄酒瓶倒出等量的液體，會比較花時間。
同樣的，分割工作後所得到的一道道工序之中，如果有一道工序不動，整體工作就都動彈不得的話，用比較簡單的說法來形容，這道讓整體工作進度變慢的工序，就叫做「瓶頸」。
不管是什麼樣的工作，一定都有其自身的瓶頸。如果能夠最優先解決這道工序，整體工作的效率就會大幅提升。
意思就是說，在為專案等級的工作安排優先順序時，重要的就是找出瓶頸，先布好局，以免被這道工序延遲進度。
本章要告訴各位的，就是找出工作的瓶頸後，該如何處理。
洞察「瓶頸」的火眼金睛
思考工作的瓶頸時，以下兩點很重要。
第一點是掌握與該工作有關的人。
專案級別的工作，無法單靠自己一個人完成。業務、企劃、開發、總務、會計……不管什麼樣的工作，都會牽涉到專案成員、同事、主管、下屬、客戶與顧客等，過程中經常會受到其他人的影響。
另一點則如同我在上一章解說的，要理解工作是「由多項作業組合而成的」，掌握各道工序。
與工作有關的人，以及構成這項工作的作業—掌握這兩點，就會知道「瓶頸」在哪裡。
好比以製作這本書為例，身為作者的我和編輯、負責書籍設計的設計師、印書的印刷公司負責人等等，都是相關人員。
而將「書籍製作」的工作簡單分解之後，就會得到下列的工序：
- 寫稿
- 進行編輯作業
- 決定書名
- 委託設計師設計內頁和裝幀
- 確認將稿子套進實際設計格式的「長條校樣」
- 確認、修正裝幀
- 提交給印刷廠
另外還有非常多細微的工序，不過大致上的流程就是這樣。
這項工作中主要的瓶頸，就在我所負責的工序，亦即「寫稿」一項。
因為如果我沒把稿子寫出來，書籍的製作就不會有任何進度。內容沒確定，就無法決定書名。不決定書名，就沒辦法委託封面設計。就像這樣，乍看之下似乎能分別由每個人同時並行的工作，只要掌握相關人員和工序，就可以輕易發現瓶頸所在。
又比如開會的時候，其瓶頸就在於決定開會日期的工序。決定開會的日期看起來好像很簡單，但萬一相關人員數量眾多，或是與會者都很忙的話，就很難安排日期，在溝通上會花費很多時間。
時程一直定不下來，開會的日程不斷延後，就會導致該在這段期間有進展的作業停滯不前。
公司的重要會議日期通常會是固定的，就是為了讓這部分的溝通能夠效率化。像「每月第三個星期一」這樣定下來，就能省去往來溝通的麻煩了。
當然，我們也常會遇到在會議結束後，不當場決定下次開會的日期，反而說「日後再寫信安排、通知」。像是這樣的行為，也會創造出新的瓶頸。
因為延後「決定日期」的工序，就必須在沒有結果的郵件溝通上浪費時間。先前已經說明過：「延後瓶頸」，會成為整體專案或工作進度大幅延遲的原因。因此在決定工作的優先順序時，先找出瓶頸，從瓶頸下手是很重要的。
抓住「流動」的瓶頸
到目前為止，我已經告訴各位工作中存在著瓶頸了，而在審視瓶頸所在的時候，還有一項重要的事。
那就是要知道「瓶頸會動」。我在前面以製作本書的流程為例時，談到瓶頸在於我的工序，也就是寫稿。那麼，假使我寫好了稿子，「製作本書」這個專案的瓶頸就徹底消除了嗎？答案是「並沒有」。
在我寫好稿子之後，這次的瓶頸可能會變成「編輯作業」。就算編輯作業毫無延誤地結束，「決定書名」的工序也有可能變成瓶頸。畢竟不決定書名，就無法委託裝幀的設計。
截至這本書為止，我已經出版了超過三十本書，也經歷了幾次「書名定不下來，工作沒有進展」的情況。
就像這樣，瓶頸並不是固定的。只要狀況改變，瓶頸就會移動。
雖然先前提過，「瓶頸」一詞，顧名思義就是「瓶子的頸部」；不過實際上，還請各位把它想成「塞在庭院灑水用水管中的石頭」。水管的彎曲和水量等狀況不同，石頭的位置也會有所移動。
尤其是曠日耗時的長期專案，很容易在過程中產生新的瓶頸。因此，我們始終必須在掌握瓶頸位置的同時，安排好事務的優先順序。
當然，這不只限於書籍的製作。
商品的開發、製造、活動企劃、建構網站和戰略立案等所有的專案，也都是如此。
即使消除了一個瓶頸，前進到下一道工序之後，也會再產生新的瓶頸，例如判斷和裁決延誤、零件交期延誤、調整延誤……。
反過來想，每當專案進行到下一道工序，就先找出瓶頸並將之消除—只要重複這樣的作業，自然就能安排出最佳的優先順序。（本文摘錄自《時間經濟學：最佳工作時序白金四原則， 讓時間價值極大化的「鬼速工作術」》方言文化出版）
美崎榮一郎
商品開發顧問、演講家暨創業家。曾任職於日本花王商品開發部門，以專案經理人的身分活躍。初入職場時，每月加班上百小時，後嘗試調整工作方式，彙整出本書精華，再也不必加班，實現「中午12點上班、下午5點下班」的理想生活。有「超級上班族」（Super Salaryman）的美譽。
任職花王期間，曾與Nikon共同開發「多視角圖像解析系統」，並參與研發Attact（一匙靈）、Sofina（蘇菲娜）等系列暢銷產品。獨立創業後開設「工作效率化」、「筆記術」、「數位助理使用法」等主題研討會，曾獲TOYOTA、PANASONIC、SOFTBANK、CANON等知名企業邀約演講。NHK等多家媒體競相報導，雜誌專欄邀約不絕。
著有《成功者的筆記本都記些什麼？》、《為何一流外商企劃都習慣列出早晨清單》、《丟掉50個壞習慣，懶熊也能訂做成功新生活！》等暢銷書。
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