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新書搶先看》想快速上手新工作?先替工作畫個流程圖!

齋藤孝
2018-12-15
新書搶先看》想快速上手新工作?先替工作畫個流程圖!

工作架構圖,流程有問題馬上找出

東京的地下鐵結構非常複雜,如果有一張路線圖在手會方便許多,我都會隨身攜帶車站發送的路線卡。我想應該很多人都有畫過類似的圖卡來使用吧!用久之後繪製方法會變得更加洗練,最後留下來的就是最好用的圖卡。
如果有人畫得出工作架構圖,這對整個職場的同事都是一大福音。架構圖就跟水道管線配置圖一樣,一但工作流程滯礙,馬上就能找出問題所在。當我們發現出問題的地方在哪,就能改變工作的編排方式來改善流程。不光是流程,有時就連空間上的配置也很重要,例如:員工之間的座位太遙遠,溝通起來就有困難。
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假設某單位六人為一組,我們試著把他們的工作化為圖示,結果發現工作程序上有些不順暢的地方,並非每個人都有同樣的線條相連。好比A與B之間缺乏溝通,所以導致工作進展不順,這時只要拉近兩人的座位就好了。
談到座位,容我說個題外話。一般新進員工的座位,通常都離單位長官最遙遠,其實這是錯誤的安排。由於新進人員最需要知道企業的運作方式與工作的明確流程,所以應該讓有能力綜觀全局的人在新進人員旁邊。
當然,新進人員本身也要努力掌握工作的架構。真正有能力的新人,會自己畫出工作架構圖;但一般的基層員工很難綜觀全局,大多很需要主管給予的建議。因此,主管要帶領新進員工畫出工作流程圖,從旁進行糾正和補充說明。
一般來說,菜鳥剛進公司所畫的工作架構圖,通常都缺乏扎實的內容。主管可以問他們每個流程之間有哪些要素?其他同事的工作內容又是什麼?藉此提醒他們該留意的重點。
大約等兩、三個月後再請他們畫一次,會發現原本空洞的圖示變得比較充實。架構圖畫得愈充實的人,在工作時愈懂得顧慮其他同事的狀況。

挑人才,如何看穿對方能力?

前面說過,從一個人的筆記可以看出他的能力如何。筆記能幫我們判斷對方是真材實料或虛有其表,因此在遴選新進人員時,不妨活用筆記。
「人才」是企業不可或缺的一大關鍵,想採用新進人員通常需要很大的勇氣。人才優劣和企業的利害息息相關,必須謹慎挑選才行。
那麼應該如何選擇才好呢?首先透過面試挑選出一批人,然後把他們當成「實習生」放到公司內部幹活。請不要事先告訴這些人之後會考工作流程,否則幾乎每個人都寫得出來。讓他們在不知情的狀況下工作,再臨時要求他們畫出工作流程圖。誰畫得出來誰畫不出來,保證一目了然,只要用這一點去判斷他們的能力就好。
能自行發掘沒有文字可循的訣竅,並且可以用文章和圖示表達出來,這種能力與工作本領是有關係的。讓實習生畫出流程圖,看他們寫的內容怎麼樣,大概就能判斷他們錄取後的工作能力高低了。這會比透過面試判斷一個人的特性和能力來得更加精確。
平日多用「方法筆記」訓練自己,是最有效率的筆記使用方式。

工作交接還必須包含員工領悟的紀錄

在剛到職的時候,如果有拿到工作手冊,做起事來絕對會更容易上手。有問題就參照手冊內容來整理工作方法,逐步處理問題即可。
我認為工作手冊是應該要有的東西,不過很多企業都付之闕如。就連經常有人事異動的企業,對於交接工作也都只是用口頭傳授,這種做法實在令人難以置信。
會認真做交接工作的,多半是容易引發事故的行業,例如:醫療、鐵路相關......由於護理師要輪流照顧病人,萬一輪班者之間認知有差異,將會導致非常嚴重的後果。所以,護理師每天都很認真交接。
我常跟出版編輯一起工作,有些出版社的編輯流動率很高,許多事情換了新編輯就必須再重新說明一次,這實在是很痛苦的過程。有些作家很討厭把同樣的事一提再提,所以乾脆不跟人員流動率高的出版社合作。「經驗共有」這價值極為重要,遺憾的是很多人都不了解這一點。
工作手冊必須包含歸納、統整過的文件,以及前任員工記錄的領悟。除了口頭交接給下一任以外,還要確實把手冊轉交給對方,這才稱得上是真正的交接。下一任在讀完工作手冊後,如果提出任何疑問,前任員工也必須負責回答。

工作是「訣竅」與「問題意識」的累積

沒有確實做好交接的公司與企業,不明白工作其實是「訣竅」與「問題意識」的累積。
就算企業本身有準備工作手冊,若只是直接交給新上任的職員,這也稱不上是有效的交接。手冊上固然有記載一些方法和訣竅,但沒有寫到的部分也相當重要。
「方法是這樣沒錯,但如果有注意這一點,做起來會更順利。」
「失誤的原因主要就是這些,事先確認比較好。」
「在工作現場主動發現問題」是相當有價值的事,這種觀念是否有交接給下一任,對整體工作的影響很大。
我建議現場的負責人最好要養成習慣,在統一的工作手冊中寫下值得留意的問題。
例如:給同一批新進員工一樣的工作手冊,讓他們寫下自己的領悟和注意事項。假如手冊本身已經有詳細的行動指南,那麼他們該記錄的則是「工作上的問題」。如此一來,每一本工作手冊會變成他們獨創的內容,無法被其他人的手冊給取代。
這種製作工作手冊的能力,幾乎包含了職場所需大部分的必備技能。 同樣,三色筆記錄法也能應用在工作手冊上。
  • 非做不可的事情用紅筆記下。
  • 必須執行的程序則用藍筆。
  • 自己發現的問題或工作訣竅,就用綠筆記下。
請各位在處理工作時製作這樣的手冊。大部分的人都不會這樣做,而有做的人通常很快就會鶴立雞群。

 

書籍介紹

作者:齋藤孝
出版社:采實文化出版
出版日期:2018年12月

齋藤孝 

一九六○年生於靜岡縣,明治大學文學部教授。東京大學法學部畢業,東京大學研究所教育學研究科博士學程畢業後,轉任現職。專業領域為教育學、身體論、溝通論。《找回身體感覺》勇奪新潮學藝賞,《發出聲音讀日文》系統創下兩百六十萬部的銷量佳績,引起一股日文風潮。

其他著作還有《寫給日本人的世界宗教入門》、《做事游刃有餘的人所用的複式思考術》、《語彙力才是教養》、《享受年紀變大的教養力》、《了不起的會話力》、《嶄新的學力》等,擔任NHK電視節目《大家一起玩日語》的綜合指導,以及TBS電視《一週資訊新聞主播》等其他節目的評論員。

 

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